Gestão de Pessoas e Bem-estar no Terceiro Setor - Planejamentos, relatórios e ferramentas 6/6

4 de maio de 2023

Este conteúdo foi produzido por Sara Dias


Olá, este é o último texto, de uma série de 6, sobre a relação da Gestão de Pessoas e o Bem-estar no Terceiro Setor. Com ele, trago algumas reflexões sobre como o ato de planejar, relatar e registrar as ações desenvolvidas pelas ONGs, podem auxiliar na organização de processos, aumentar a visibilidade e a credibilidade do trabalho da instituição e potencializar o trabalho de sua equipe, possibilitando que todos os envolvidos em seus projetos, possam olhar e atuar na mesma direção.


Sobre esta perspectiva, gosto muito de uma frase da Natália Gonzales, cofundadora da Nuclear.HUB, que diz: “Sem direção, não há evolução”. Essa afirmativa, utilizada em seus conteúdos para os cursos da plataforma Social Lab, aponta para a necessidade de definirmos onde estamos, onde queremos chegar e, a partir disso, desenvolvermos estratégias para alcançar nossos objetivos, e o melhor, sem precisar fazer isso somente na intuição, mas sim, utilizando ferramentas próprias para as fases de planejamento e relatórios que trarão mais clareza para os próximos passos.


MAS POR QUE PLANEJAR?


As atividades realizadas por uma ONG são distribuídas ao longo de um ano, seja diariamente com seu público atendido, ou em eventos que abordam datas e temas específicos. Todas essas mobilizações, que envolvem materiais, espaços, tempo, pessoas, dentre outros recursos, precisam ser planejadas e projetadas para que ocorram com os melhores resultados.


Planejar, neste caso, proporciona organização do processo a ser realizado, transmite clareza nos objetivos a serem alcançados e aponta direções para a preparação, execução e avaliação das atividades.


Existem, no entanto, dois tipos de gestão nestas mesmas ONGs: as que entendem a importância do planejamento e os realizam com frequência e as que optam por realizar suas ações diárias, ou eventuais, no método da "tentativa e erro", ou seja, agindo no improviso.


E qual a diferença entre ambas?


Enquanto o primeiro tipo aproveita a oportunidade de:


  • Atingir e mensurar objetivos de forma mais efetiva
  • Organizar o tempo e o foco das ações
  • Melhorar a realização de algo que tem sido feito
  • Reduzir tempo na implementação de ideias
  • Eliminar stress desnecessários 
  • Reduzir os riscos e desafios inesperados
  • Proporcionar confiança e segurança para a equipe.


O segundo, permite que a insegurança e o stress de agir frente ao desconhecido, muitas vezes sem saber o que pode acontecer e como resolver, se multiplique, gerando ansiedade, mal estar e frustrações. 


Luciane Walicheck, em sua dissertação de mestrado, intitulada “A relação das características de uma organização do Terceiro Setor e a Síndrome de Burnout”, enfatiza que a falta de planejamento “impedem o trabalhador de ter controle sobre suas atividades, o que lhe põe em constante tensão e sofrimento”.


Pensando na priorização dos momentos de planejamento, qual é o caminho escolhido por sua organização? O primeiro ou o segundo?


Para você que deseja saber mais sobre como utilizar o planejamento a favor de seu trabalho, inclusive na geração de indicadores de impacto, leia o texto de Catherine Jimenez, publicado aqui no Portal do Impacto.

Acesse o aqui

E OS RELATÓRIOS?


Os relatórios são documentos construídos com a intenção de compartilhar informações com outras pessoas, eles auxiliarão na organização das informações de uma atividade que já foi realizada, comunicando os aspectos mais importantes, seja de algo que acontece diariamente ou dos eventos.


A periodicidade com que são produzidos podem ser: 


  • Pontualmente: relatando um evento ou atividade específica
  • Mensalmente: agrupando as atividades de um projeto ou oficina
  • Semestralmente: ressaltando os melhores resultados na primeira ou segunda metade do ano
  • Anualmente: reunindo todas as ações feitas pela ONG durante um ano.


De acordo com Carla Prates, em seu ebook "Como criar um relatório de atividades", escrito para o Portal do Impacto, e que descreve a importância e os passos para criar um relatório anual, existem três partes fundamentais em um relatório:


  • O que foi feito
  • Como foi feito
  • Quais foram os resultados e impactos.


Link para o ebook:


Acesse o aqui


Essas questões, quando organizadas e apresentadas em relatórios bem elaborados, podem transmitir uma imagem de transparência, confiança e competência, sendo utilizados na divulgação do trabalho, na prestação de contas e na captação de recursos, ressalta Carla. 


Vale lembrar que planejamentos bem feitos, facilitam, e muito, a elaboração de relatórios consistentes e, também, podem oferecer uma função valiosa para o aspecto do bem-estar dos colaboradores envolvidos nos projetos. Eles possibilitam a visibilidade e a valorização, em várias escalas, das conquistas e descobertas desenvolvidas durante um período pela equipe, proporcionando motivação e incentivo para o desenvolvimento contínuo.


Para isso, é importante que sejam compartilhados e revisitados e não apenas arquivados após sua realização.



FERRAMENTAS


Como dito no início deste texto, as etapas de planejamento e de relatório não devem ser feitas somente na intuição. Existem ferramentas e metodologias que potencializam a produtividade e aumentam a probabilidade de acerto em suas realizações.


O Portal do Impacto oferece uma seção específicas sobre elas, que você pode conferir neste link:

Acesse o aqui

Aqui vão algumas sugestões:


  • CANVAS: Descrito pelo Sebrae como "uma ferramenta de planejamento estratégico, que permite desenvolver e esboçar modelos de negócios novos ou existentes", a ferramenta Canvas é muito eficiente em proporcionar "uma visualização ampla do seu projeto, facilitando o gerenciamento do mesmo", como relatado por Daiany França, para o Portal do Impacto. Nela, você pode descrever atributos importantes como: problema, objetivo, resultados, metas, indicadores e mudança desejada.


  • PLANO DE AÇÃO: Como citado por Gabriel Pires, existem várias metodologias para se elaborar um plano de ação e colocar em prática projetos que não saem da fase do planejamento. Dentre elas, está a 5W2H, que consiste em responder 7 perguntas com informações fundamentais para a execução de um plano. São elas:


  • O quê?
  • Por quê?
  • Quem?
  • Quanto?
  • Como?
  • Quando?
  • Onde?


  • MATRIZ DE PRIORIZAÇÃO: Esta ferramenta permite que as tarefas a serem realizadas sejam classificadas de acordo com sua urgência e importância, possibilitando ao gestor e sua equipe, decidir o que fazer primeiro. Em seu passo-a-passo, Gabriel Pires explica que, após listar as atividades dos próximos 15 dias, uma tabela de prioridade será preenchida e algumas orientações para as próximas ações serão sugeridas, como:


  • Faça imediatamente;
  • Delegue para alguém da sua equipe;
  • Planeje a ação;
  • Não gaste seu tempo nesta atividade.



CONCLUSÃO


Quando falamos em planejamentos e relatórios estamos falando de aspectos primordiais para uma boa gestão e execução das atividades em uma ONG. Por meio deles, melhoramos a comunicação interna e externa e geramos a sensação de organização, credibilidade e confiança, que impactará diretamente no bem-estar de todos os envolvidos no projeto.


O mundo tecnológico está gerando atualização e inovação cada vez mais rápido, e não é prudente, nem aconselhável, que gestões sejam pautadas apenas no amor à causa. Isso pode colocar sua equipe e parceiros em risco. Seja intencional e busque informação. 


Agora, para você que chegou até o final desta série, muito obrigada pela companhia e não deixe de acompanhar os próximos textos da seção “Bem-Estar no Terceiro Setor”, que são publicados quinzenalmente, aqui no Portal do Impacto.


Texto 1/6 Gestão de Pessoas e Bem-estar no Terceiro Setor

Acesse o aqui

Texto 2/6 - Diversidade, Inclusão e Atração

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Texto 3/6 - Diversidade, Inclusão e Atração

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Texto 4/6 - Salários e benefício

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Texto 5/6 - Salários e benefício

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Sara Dias é Prof.ª Mestra em Artes da Cena pela UNICAMP e Instrutora de Yoga, atua como educadora social desde 2006 e atualmente desenvolve projetos relacionados ao bem-estar no terceiro setor. 



Contato: saradias.ds@gmail.com


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Inicialmente, vamos entender melhor o que são métricas? Métricas são números e dados que as redes sociais fornecem para mostrar o desempenho das publicações feitas por você ou pela sua ONG. Quando você publica algo no Facebook ou Instagram, essas redes sociais mostram quantas pessoas visualizaram, curtiram, comentaram ou compartilharam seu conteúdo. Saber interpretar essas informações é muito importante porque ajuda a sua OSC a entender o que está dando certo e o que pode melhorar na comunicação com o público. Ao entender melhor essas informações, você pode criar conteúdos que alcançam mais pessoas e ajudam sua organização a ter um impacto maior. Quais são as métricas mais importantes? Entender as principais métricas pode parecer difícil no começo, mas conhecendo cada uma delas fica muito mais fácil saber se sua comunicação está indo bem. Cada uma dessas métricas traz informações cruciais que ajudam a entender o comportamento do seu público e como melhorar as publicações da sua organização. Desvendando as siglas e abreviações das métricas CTR (Click Through Rate): porcentagem de pessoas que clicaram em um link após visualizá-lo. CPM (Custo por Mil Impressões): quanto custa mostrar seu conteúdo para mil pessoas. CPC (Custo por Clique): quanto você paga por cada clique no seu conteúdo. CPA (Custo por Aquisição): custo médio para que uma pessoa realize uma ação específica, como fazer uma doação. ROI (Return on Investment): retorno financeiro obtido em relação ao dinheiro investido em publicidade ou campanhas. KPI (Indicador-Chave de Desempenho): métricas específicas escolhidas para medir o sucesso das suas ações. Alcance e Impressões O alcance é o número de pessoas diferentes que viram sua publicação pelo menos uma vez. Quanto maior o alcance, mais pessoas diferentes foram alcançadas pelo seu conteúdo. Já as impressões mostram quantas vezes sua publicação apareceu nas telas das pessoas, contando inclusive aquelas que viram mais de uma vez (FERREIRA; OLIVEIRA, 2015). Engajamento Engajamento é uma das métricas mais importantes porque mostra como as pessoas estão interagindo com seu conteúdo. Essas interações incluem curtidas, comentários, compartilhamentos e salvamentos. Um alto engajamento significa que as pessoas realmente gostaram do seu conteúdo e tiveram vontade de interagir com ele. Quanto mais engajamento, melhor você está se comunicando com o seu público (FERREIRA; OLIVEIRA, 2015). Cliques Cliques mostram quantas pessoas clicaram no seu conteúdo ou nos links que você compartilhou. Essa métrica é especialmente importante quando você quer direcionar as pessoas para seu site ou para alguma ação específica, como um evento ou uma campanha de doação (COSTA, 2020). Crescimento de seguidores Essa métrica mostra quantas pessoas novas começaram a seguir sua ONG depois de ver suas publicações. Um crescimento constante de seguidores significa que você está conseguindo chamar a atenção e conquistar novas pessoas para sua causa (COSTA, 2020). Mas afinal, como essas métricas se relacionam? É muito importante não olhar apenas para uma métrica isoladamente. Por exemplo, se muitas pessoas veem sua publicação (alto alcance), mas poucas interagem com ela (baixo engajamento), pode ser que o conteúdo não esteja interessante o suficiente. Para entender se sua estratégia está funcionando, você precisa analisar diferentes métricas juntas, como alcance, engajamento e cliques. Isso ajuda a ter uma visão mais completa do desempenho das publicações (GOMES, 2018). Tipos de análises que você pode fazer Para usar bem as métricas, você pode fazer vários tipos diferentes de análises. Cada tipo serve para algo específico e ajuda você a entender melhor o desempenho das suas redes sociais, mostrando caminhos para melhorar sua comunicação. Análise simples A análise simples é a mais básica e mostra diretamente quantas pessoas viram ou interagiram com seu conteúdo (RECUERO, 2014). Comparação A análise comparativa é quando você compara resultados de diferentes publicações ou períodos. Por exemplo, você pode comparar o desempenho das publicações deste mês com as do mês passado para entender o que funcionou melhor e planejar conteúdos futuros (RECUERO, 2014). Previsão A análise preditiva usa dados antigos para tentar prever resultados futuros (RECUERO, 2014). Um exemplo é que se sabemos que entre novembro e dezembro há um aumento nas curtidas em posts relacionados a doações, construir conteúdo que fale sobre isso antecipadamente é uma forma de “prever” a procura e antecipar-se ao aumento de demanda. Redes sociais Analisar as redes sociais significa entender como as pessoas interagem umas com as outras no seu perfil ou página. Você pode descobrir quem são os principais seguidores, quais conteúdos são mais compartilhados e como essas conexões ajudam a espalhar sua mensagem para mais pessoas (GOMES, 2018). O que ter cuidado ao analisar os números? Ao analisar as métricas, você precisa levar em conta fatores externos que podem influenciar os resultados. Datas especiais, feriados ou eventos importantes podem aumentar ou diminuir a interação com suas publicações (as chamadas datas sazonais). Por isso, sempre olhe com cuidado e verifique se os dados são realmente representativos do desempenho geral (KAHNEMAN, 2012), todo o contexto deve ser levado em conta. Cuidado com erros ao analisar Existem alguns erros comuns ao analisar as métricas. Um deles é o viés de confirmação, que acontece quando você só presta atenção nos números que reforçam o que você já acredita. Outro erro é o viés de recência, que acontece quando você só leva em conta os resultados mais recentes, esquecendo resultados passados (KAHNEMAN, 2012). Como já dito. Recomendações O conteúdo do artigo foi baseado no conhecimento da autora e com referências de base científica. Caso você deseje ampliar o conhecimento acerca da temática, recomenda-se a leitura das fontes a seguir: COSTA, Felipe. Aplicação estratégica de métricas digitais. Panorama, Goiânia, v. 9, n. 2, p. 45-60, 2020. FERREIRA, Mariana; OLIVEIRA, Ana. Produção textual e interações sociais em plataformas digitais. Revista Comunicando, Lisboa, v. 5, n. 1, p. 10-23, 2015. GOMES, André. Dinâmicas de interações nas redes sociais digitais. Salvador: UFBA, 2018. KAHNEMAN, Daniel. Rápido e devagar: duas formas de pensar. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012. RECUERO, Raquel. Redes sociais na internet. Porto Alegre: Sulina, 2014. 
Por Maria Cecília Prates 4 de abril de 2025
Uma boa pergunta é sempre um motivo para reflexão. Como a pergunta que me foi feita uma certa vez pela diretora de uma ONG: “ na sua opinião, o que caracteriza um bom processo de Monitoramento & Avaliação (M&A) de projetos sociais? ” Ela me pediu para responder em poucas palavras.  Tomando por base o referencial da Teoria da Mudança ou do Marco Lógico , somos tentados a dar a resposta tradicional: um bom M & A é aquele que nos permite verificar se o que foi planejado, tanto em termos de processo e resultado, está ocorrendo e/ou ocorreu de fato. E, com isto, nos permite fazer as correções de rota necessárias, tanto “durante” quanto “depois” da iniciativa social. Mas, um bom M & A deve ir além, de modo a evitar o sério risco de cair na armadilha do planejamento . A ´ armadilha do planejamento ` é quando o plano inicial é visto como a situação ideal a ser atingida. Decorrem, daí, as definições para sucesso e fracasso. Sucesso é quando são alcançadas boa parte das metas previamente traçadas; já o fracasso é quando boa parte delas não são alcançadas. E se o plano inicial não se mostrar correto, mesmo tendo sido construído de forma participativa, com objetivos claros, bons indicadores e análise consistente do contexto social? Ou ainda, se com o desenrolar da intervenção, aquele plano for se tornando inadequado frente às novas circunstâncias que forem surgindo? Aliás, situação bem plausível, tendo em vista a realidade tão dinâmica em que vivemos atualmente. O plano não pode acabar funcionando como uma camisa de força para o projeto. Me fez lembrar a frase dita pelo ex-presidente americano Dwight Eisenhower, quando comandou o ´Dia D` da Segunda Guerra Mundial, “ Antes da batalha, o planejamento é tudo. Assim que começa o tiroteio, planos são inúteis ”. O ponto central é que planejar é fundamental, mas não podemos ficar prisioneiros do plano. Então, voltando aqui à pergunta inicial: O que caracteriza um bom processo de Monitoramento & Avaliação? Em poucas palavras: Um bom processo de M&A é aquele que serve como uma bússola para guiar os gestores do projeto. Sem dúvida, o pressuposto é o de que o planejamento tenha sido bem-feito, e há clareza de onde se quer chegar. E por que a comparação com a bússola? O processo de monitoramento e avaliação deve funcionar como uma bússola (para guiar o avião) no sentido de ser útil para orientar os gestores de uma dada intervenção se eles estão indo na direção correta. Então, o M & A vai indicar se estamos fazendo / fizemos a coisa certa, da maneira certa, de modo a potencializar os resultados pretendidos, tendo em vista os recursos disponíveis (financeiros, humanos, experiências, aprendizados e parcerias). O interessante da bússola é justamente a sua capacidade em ir se adaptando ao percurso, até chegarmos ao destino final. Tal como a bússola, também um bom Monitoramento & Avaliação deve ser percebido como um processo dinâmico, e não como um sistema estático de indicadores, não raras vezes com a exigência de métodos complexos para a sua estimativa.
Por Pollyana Bonvecchi 27 de março de 2025
Recentemente, montei uma estrutura para conduzir um processo seletivo de voluntárias aqui na Phomenta. Algumas pessoas me perguntaram por que eu estava desenvolvendo etapas que deixariam o processo mais complexo e se eu não tinha receio de que as pessoas desistissem devido à complexidade. Vou compartilhar o que respondi, explicar a importância dessa estrutura e como conseguimos atrair e manter perto de nós as pessoas que realmente querem contribuir. Por que desenhar um processo seletivo estruturado para voluntárias? Desenhar um processo seletivo com etapas claras e bem definidas é essencial para assegurar que as candidatas se comprometam verdadeiramente com cada fase e reflitam se o voluntariado faz sentido para elas. Esse tipo de processo não é apenas uma forma de selecionar os melhores talentos, mas também de verificar se aquelas que se juntam a nós compartilham dos nossos valores e estão alinhadas com o nosso propósito. Um processo seletivo mais detalhado permite identificar quem está realmente disposta a se envolver e quem está apenas explorando uma oportunidade. Divulgação da vaga Para começar, definimos claramente os papéis e responsabilidades, além do tempo de dedicação esperado para as voluntárias. Tudo isso foi explicitado na divulgação da vaga, para que, desde o início, as expectativas estivessem claras para as interessadas. Primeira etapa - triagem de candidatas Após receber as inscrições, realizamos uma triagem criteriosa, avaliando as competências e habilidades das candidatas. Selecionamos aquelas que mais se alinhavam com o perfil que buscávamos e enviamos um e-mail informando sobre as próximas etapas do processo. Segunda etapa - entrega e dinâmica de grupo Nesta etapa, solicitamos uma tarefa prática e informamos que haveria uma dinâmica em grupo. Esse momento foi crucial para observar o comprometimento das candidatas e, como esperado, algumas pessoas desistiram. Isso, no entanto, deixou apenas aquelas que estavam realmente interessadas em seguir adiante e que tinham um verdadeiro desejo de contribuir. Terceira etapa - Seleção final Com base nas etapas anteriores, escolhemos as candidatas que melhor atenderam aos critérios e que demonstraram maior afinidade com a cultura da Phomenta. Em seguida, comunicamos as selecionadas e agendamos da integração para integrar aquelas que iriam começar conosco. Integração A integração na Phomenta é muito mais do que uma simples introdução. É o momento propositivo para apresentarmos o propósito da nossa organização e garantir que todas estejam na mesma sintonia, super motivadas a alcançar os nossos objetivos. Quando nossas voluntárias entendem o impacto social que o seu trabalho pode gerar, o engajamento cresce e o compromisso fica mais forte. Assim como toda nova integrante de um time, as voluntárias precisam mergulhar na nossa cultura organizacional. A integração é uma oportunidade para elas se familiarizarem com características fundamentais da nossa cultura dentro da Phomenta: como nos comunicamos, como trabalhamos, e quais comportamentos valorizamos. Isso facilita a adaptação e ajuda as voluntárias a se sentirem parte do nosso grupo desde o primeiro dia! Durante a integração, é essencial esclarecer o que esperamos de cada uma, desde funções e responsabilidades específicas até o impacto que seu trabalho terá. Essa clareza evita confusões e permite que as voluntárias saibam exatamente como podem brilhar e fazer a diferença. Uma integração bem-planejada faz toda a diferença! Ela aumenta o comprometimento das voluntárias e ajuda a reduzir a rotatividade. Quando elas se sentem acolhidas, bem-informadas e preparadas, é muito provável que continuem engajadas e contribuam com a gente por um bom tempo. Além disso, a integração é a chance perfeita para construir conexões genuínas entre voluntárias e phomenters. Ela cria aquele sentimento gostoso de comunidade e pertencimento, que é essencial para manter a motivação em alta. E tem mais: durante a integração, incentivamos as voluntárias a darem seu feedback sobre a experiência. Isso nos ajuda a fazer ajustes e melhorias, garantindo que todas se sintam apoiadas e que nossa abordagem esteja sempre alinhada com as expectativas. A seguir alguns comentários sobre o processo:
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