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Gestão de Pessoas e Bem-estar no Terceiro Setor - Planejamentos, relatórios e ferramentas 6/6

mai. 04, 2023

Este conteúdo foi produzido por Sara Dias


Olá, este é o último texto, de uma série de 6, sobre a relação da Gestão de Pessoas e o Bem-estar no Terceiro Setor. Com ele, trago algumas reflexões sobre como o ato de planejar, relatar e registrar as ações desenvolvidas pelas ONGs, podem auxiliar na organização de processos, aumentar a visibilidade e a credibilidade do trabalho da instituição e potencializar o trabalho de sua equipe, possibilitando que todos os envolvidos em seus projetos, possam olhar e atuar na mesma direção.


Sobre esta perspectiva, gosto muito de uma frase da Natália Gonzales, cofundadora da Nuclear.HUB, que diz: “Sem direção, não há evolução”. Essa afirmativa, utilizada em seus conteúdos para os cursos da plataforma Social Lab, aponta para a necessidade de definirmos onde estamos, onde queremos chegar e, a partir disso, desenvolvermos estratégias para alcançar nossos objetivos, e o melhor, sem precisar fazer isso somente na intuição, mas sim, utilizando ferramentas próprias para as fases de planejamento e relatórios que trarão mais clareza para os próximos passos.


MAS POR QUE PLANEJAR?


As atividades realizadas por uma ONG são distribuídas ao longo de um ano, seja diariamente com seu público atendido, ou em eventos que abordam datas e temas específicos. Todas essas mobilizações, que envolvem materiais, espaços, tempo, pessoas, dentre outros recursos, precisam ser planejadas e projetadas para que ocorram com os melhores resultados.


Planejar, neste caso, proporciona organização do processo a ser realizado, transmite clareza nos objetivos a serem alcançados e aponta direções para a preparação, execução e avaliação das atividades.


Existem, no entanto, dois tipos de gestão nestas mesmas ONGs: as que entendem a importância do planejamento e os realizam com frequência e as que optam por realizar suas ações diárias, ou eventuais, no método da "tentativa e erro", ou seja, agindo no improviso.


E qual a diferença entre ambas?


Enquanto o primeiro tipo aproveita a oportunidade de:


  • Atingir e mensurar objetivos de forma mais efetiva
  • Organizar o tempo e o foco das ações
  • Melhorar a realização de algo que tem sido feito
  • Reduzir tempo na implementação de ideias
  • Eliminar stress desnecessários 
  • Reduzir os riscos e desafios inesperados
  • Proporcionar confiança e segurança para a equipe.


O segundo, permite que a insegurança e o stress de agir frente ao desconhecido, muitas vezes sem saber o que pode acontecer e como resolver, se multiplique, gerando ansiedade, mal estar e frustrações. 


Luciane Walicheck, em sua dissertação de mestrado, intitulada “A relação das características de uma organização do Terceiro Setor e a Síndrome de Burnout”, enfatiza que a falta de planejamento “impedem o trabalhador de ter controle sobre suas atividades, o que lhe põe em constante tensão e sofrimento”.


Pensando na priorização dos momentos de planejamento, qual é o caminho escolhido por sua organização? O primeiro ou o segundo?


Para você que deseja saber mais sobre como utilizar o planejamento a favor de seu trabalho, inclusive na geração de indicadores de impacto, leia o texto de Catherine Jimenez, publicado aqui no Portal do Impacto.

Acesse o aqui

E OS RELATÓRIOS?


Os relatórios são documentos construídos com a intenção de compartilhar informações com outras pessoas, eles auxiliarão na organização das informações de uma atividade que já foi realizada, comunicando os aspectos mais importantes, seja de algo que acontece diariamente ou dos eventos.


A periodicidade com que são produzidos podem ser: 


  • Pontualmente: relatando um evento ou atividade específica
  • Mensalmente: agrupando as atividades de um projeto ou oficina
  • Semestralmente: ressaltando os melhores resultados na primeira ou segunda metade do ano
  • Anualmente: reunindo todas as ações feitas pela ONG durante um ano.


De acordo com Carla Prates, em seu ebook "Como criar um relatório de atividades", escrito para o Portal do Impacto, e que descreve a importância e os passos para criar um relatório anual, existem três partes fundamentais em um relatório:


  • O que foi feito
  • Como foi feito
  • Quais foram os resultados e impactos.


Link para o ebook:


Acesse o aqui


Essas questões, quando organizadas e apresentadas em relatórios bem elaborados, podem transmitir uma imagem de transparência, confiança e competência, sendo utilizados na divulgação do trabalho, na prestação de contas e na captação de recursos, ressalta Carla. 


Vale lembrar que planejamentos bem feitos, facilitam, e muito, a elaboração de relatórios consistentes e, também, podem oferecer uma função valiosa para o aspecto do bem-estar dos colaboradores envolvidos nos projetos. Eles possibilitam a visibilidade e a valorização, em várias escalas, das conquistas e descobertas desenvolvidas durante um período pela equipe, proporcionando motivação e incentivo para o desenvolvimento contínuo.


Para isso, é importante que sejam compartilhados e revisitados e não apenas arquivados após sua realização.



FERRAMENTAS


Como dito no início deste texto, as etapas de planejamento e de relatório não devem ser feitas somente na intuição. Existem ferramentas e metodologias que potencializam a produtividade e aumentam a probabilidade de acerto em suas realizações.


O Portal do Impacto oferece uma seção específicas sobre elas, que você pode conferir neste link:

Acesse o aqui

Aqui vão algumas sugestões:


  • CANVAS: Descrito pelo Sebrae como "uma ferramenta de planejamento estratégico, que permite desenvolver e esboçar modelos de negócios novos ou existentes", a ferramenta Canvas é muito eficiente em proporcionar "uma visualização ampla do seu projeto, facilitando o gerenciamento do mesmo", como relatado por Daiany França, para o Portal do Impacto. Nela, você pode descrever atributos importantes como: problema, objetivo, resultados, metas, indicadores e mudança desejada.


  • PLANO DE AÇÃO: Como citado por Gabriel Pires, existem várias metodologias para se elaborar um plano de ação e colocar em prática projetos que não saem da fase do planejamento. Dentre elas, está a 5W2H, que consiste em responder 7 perguntas com informações fundamentais para a execução de um plano. São elas:


  • O quê?
  • Por quê?
  • Quem?
  • Quanto?
  • Como?
  • Quando?
  • Onde?


  • MATRIZ DE PRIORIZAÇÃO: Esta ferramenta permite que as tarefas a serem realizadas sejam classificadas de acordo com sua urgência e importância, possibilitando ao gestor e sua equipe, decidir o que fazer primeiro. Em seu passo-a-passo, Gabriel Pires explica que, após listar as atividades dos próximos 15 dias, uma tabela de prioridade será preenchida e algumas orientações para as próximas ações serão sugeridas, como:


  • Faça imediatamente;
  • Delegue para alguém da sua equipe;
  • Planeje a ação;
  • Não gaste seu tempo nesta atividade.



CONCLUSÃO


Quando falamos em planejamentos e relatórios estamos falando de aspectos primordiais para uma boa gestão e execução das atividades em uma ONG. Por meio deles, melhoramos a comunicação interna e externa e geramos a sensação de organização, credibilidade e confiança, que impactará diretamente no bem-estar de todos os envolvidos no projeto.


O mundo tecnológico está gerando atualização e inovação cada vez mais rápido, e não é prudente, nem aconselhável, que gestões sejam pautadas apenas no amor à causa. Isso pode colocar sua equipe e parceiros em risco. Seja intencional e busque informação. 


Agora, para você que chegou até o final desta série, muito obrigada pela companhia e não deixe de acompanhar os próximos textos da seção “Bem-Estar no Terceiro Setor”, que são publicados quinzenalmente, aqui no Portal do Impacto.


Texto 1/6 Gestão de Pessoas e Bem-estar no Terceiro Setor

Acesse o aqui

Texto 2/6 - Diversidade, Inclusão e Atração

Acesse o aqui

Texto 3/6 - Diversidade, Inclusão e Atração

Acesse o aqui

Texto 4/6 - Salários e benefício

Acesse o aqui

Texto 5/6 - Salários e benefício

Acesse o aqui


Sara Dias é Prof.ª Mestra em Artes da Cena pela UNICAMP e Instrutora de Yoga, atua como educadora social desde 2006 e atualmente desenvolve projetos relacionados ao bem-estar no terceiro setor. 



Contato: saradias.ds@gmail.com


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Praticar atividades físicas, investir em hobbies, conversar com amigos ou buscar ajuda terapêutica. Esses são apenas alguns dos exemplos que se enquadram no que podemos chamar de “estratégias para se atravessar um período de estresse ou momento difícil”, mais conhecido como Coping . O termo inglês Coping , traduzido para o português como Estratégias de Enfrentamento em saúde mental, é uma teoria que estuda o estresse psicológico e as diversas formas com que uma pessoa pode avaliar e agir frente a uma situação estressora, a fim de minimizar, controlar ou tolerar seus efeitos a curto e médio prazo. Criado e desenvolvido pelos psicólogos americanos Richard Lazarus e Suzan Folkman, na década de 1980, o coping tem como características a tomada de decisão consciente e intencional, orientada para o futuro, que leva em consideração aspectos individuais como traços de personalidade, e aspectos temporais como seus objetivos, resultados almejados, e preocupações, durante o período estressante. De acordo com o pesquisador brasileiro Ewerton Naves Dias, Ph.D em Psicologia pela Universidade do Porto, no Coping , consideramos o estresse como algo contextual, “o que significa que se trata de um processo de relação entre a pessoa e o ambiente e que se transforma ao longo do tempo. Desse modo, ele é definido como uma situação avaliada pelo indivíduo como significativa e com demandas que excedem seus recursos para lidar com o respectivo evento”. Diferente dos mecanismos de defesa, que acontecem de forma inconsciente, as estratégias de enfrentamento utilizam-se da percepção da pessoa frente ao evento estressor, desencadeando pensamentos avaliativos sobre suas ferramentas internas e externas e o controle ou não da situação, a fim de escolher sua forma de lidar com a situação. Categorias ou possibilidades de enfrentamento Apesar de Lazarus e Folkman definirem as duas principais categorias de enfrentamento, podemos encontrar na literatura algumas variações dessas estratégias, sendo as mais comuns: 1) Enfrentamento com foco no problema: Quando acredita-se que é possível alterar aspectos do ambiente, diminuindo ou eliminando os fatores de estresse e atuando de forma ativa. Alguns exemplos de ações, baseadas no contexto organizacional do Terceiro Setor, são: Análise crítica e detalhada do problema gerador de estresse Conversas individuais com pessoas que estão diretamente envolvidas na situação Conversas em grupo ou equipe, caso seja uma questão que influencie o bem-estar de várias pessoas Planejamento e criação de resoluções coletivas de enfrentamento ao problema Busca de apoio externo de especialistas 2) Enfrentamento com foco na emoção: Baseado na crença de que o ambiente é pouco alterável ou imutável, o indivíduo busca recursos para lidar com os sentimentos derivados do estresse, de forma a prolongar sua permanência na situação até que as circunstâncias mudem. Este é um tipo de enfrentamento moderado e pode ser realizado com: Fortalecimento de técnicas de autocontrole emocional Busca de apoio social (inclusive de colegas de equipe) ou psicológico para a descoberta de novas possibilidades de enfrentamento Investimento em hobbies ou atividades de lazer que minimizem os sentimentos negativos e promovam distração Desenvolvimento de práticas espirituais ou religiosas 3) Enfrentamento evitativo: Esta estratégia considerada passiva, também fundamentada na crença de que não há controle sobre as circunstâncias, engloba o afastamento, fuga, esquiva ou desligamento mental do problema. Aqui a pessoa escolhe evitar o conflito, lidar com os sintomas do estresse e economizar energia emocional. Qual estratégia usar? Os estudos que avaliam a predominância e a eficácia da utilização de cada tipo de coping divergem de acordo com o público pesquisado, considerando, no entanto, a variabilidade dos diferentes tipos de personalidade. Por exemplo: Uma análise feita com trabalhadores de CAPS (Centro de Atenção Psicossocial) em Campinas (ZANATTA, 2019), verificou que a estratégia mais utilizada pelos profissionais destes espaços foi a de resolução de problemas, onde há a elaboração de planos de ação e alternativas com o objetivo de resolução da situação. Pesquisas realizadas com profissionais da saúde que trabalham em hospitais e analisadas pela Profª Drª Liliana Antoniolli (2022), afirmam que o coping mais utilizado pelas entrevistadas eram os baseados no enfrentamento com foco na emoção, onde empregavam um esforço cognitivo para ressignificar as experiências laborais “controlando emoções, como tristeza, medo e estresse, que emergem devido a situação conflitante”. Observa-se que a tendência de utilização de cada estratégia está positivamente ligada à experiência e idade dos profissionais, sendo que, quanto maiores mais o profissional tenderia a utilizar o enfrentamento com o foco no problema, enquanto os mais jovens tendem a escolher com mais frequência o afastamento (ou evitação) do estressor, por meio de um isolamento autoimposto. Outra proposta de estratégias de coping defendida pelo pesquisador Caryl Rubust (1988), da Vrije Universiteit em Amsterdã , Holanda , destacou outras quatro alternativas de enfrentamento, relacionadas ao ambiente de trabalho, que ele chamou de EVLN (Exit/Voice/Loyalty/Neglect), traduzido para o português como: saída, voz, lealdade e negligência. Nelas, o indivíduo escolheria: Saída: Sair do trabalho e encontrar um emprego melhor Voz: Tentar melhorar a situação conflitante com a sua voz Lealdade: Ser motivadas a apoiar ativamente a organização, ignorando seus incômodos Negligência: Concentrar-se em seus interesses não relacionados ao trabalho e "negligenciar" sua situação de trabalho insatisfatória De acordo com Lazarus e Folkman, as Estratégias de Enfrentamento ainda podem ser Adaptativas ou Desadaptativas, ou seja, quando as estratégias utilizadas são saudáveis e conseguem minimizar os sentimentos desagradáveis e desmotivadores são consideradas positivas/adaptativas. Em contraponto, quando não são saudáveis (recorrer a um vício como o cigarro, drogas ou bebidas alcoólicas, por exemplo) a estratégia é considerada negativa/desadaptativa. Como o Terceiro Setor tem lidado com os sintomas de estresse? Na “Pesquisa - A Saúde Mental e o Bem-Estar dos profissionais do Terceiro Setor ”, publicada pela Phomenta, em 2023, foram utilizados alguns questionamentos quanto às estratégias que as pessoas entrevistadas usavam para lidar com os sintomas de estresse oriundos do trabalho nas organizações sociais brasileiras, e encontramos nos resultados que: 69% relataram realizar atividades físicas 66% procuraram ajuda profissional de psicólogos, psiquiatras ou outros tipos de terapias alternativas 20% fazem uso regular de medicamentos calmantes e/ou ansiolíticos Percebemos com esses dados, que a maior parte das estratégias utilizadas pelos respondentes da pesquisa são do enfrentamento com foco na emoção, o que pode amenizar temporariamente a angústia e a desmotivação de quem passa por estresse de forma recorrente, mas que a médio prazo acaba gerando a saída deste colaborador, o que podemos observar nas altas taxas de rotatividade do setor. As Profª Drª Mary Sandra Carlotto e Sheila Gonçalves Câmara da Universidade Luterana do Brasil - ULBRA/Canoas, em suas pesquisas na área da educação, concordam com a constatação de que as estratégias de coping focadas no problema são estratégias adaptativas (positivas) que auxiliam os profissionais a enfrentar os problemas que surgem em seu ambiente organizacional. Elas também acrescentam que esse estilo de enfrentamento pode levar a um aumento dos níveis de realização profissional. Apesar de várias organizações sociais no Brasil relatarem, na Pesquisa da Phomenta (2023), que já estão implementando ações para amenizar os sintomas de estresse de seus colaboradores, como apoio psicológico, momentos de confraternização e lazer, formações e palestras, dentre outras, e estarem discutindo temáticas relacionadas à saúde mental e ao bem-estar, as mesmas ações precisam de coerência prática para realmente efetivar uma melhora da saúde coletiva. A publicação ressalta: “[...] é crucial que a organização não apenas introduza tais medidas, mas também promova mudanças que abordem os causadores de estresse, como o excesso de demanda e prazos apertados. A saúde mental não é apenas sobre discutir ou promover a conscientização, é também sobre criar um ambiente de trabalho sustentável onde os trabalhadores se sintam apoiados em suas rotinas diárias. Quando a liderança trabalha horas excessivas e perpetua um senso de urgência, por exemplo, isso pode enviar uma mensagem contraditória à equipe, sugerindo que, apesar das iniciativas de bem-estar, a cultura de trabalho exaustivo ainda prevalece”. Autoavaliação Como enfatizado no início do texto, o coping tem como característica principal a escolha consciente de sua reação frente ao estresse, o que nos leva a crer que para ser feita da forma mais eficaz, deve ser percebida, avaliada e monitorada com o passar do tempo. Dessa forma, faça agora uma autoavaliação de quais têm sido suas escolhas frente aos desafios do dia-a-dia, principalmente relacionados ao trabalho no Terceiro Setor. Avalie também quais têm sido as formas de enfrentamento utilizadas pelas pessoas em sua equipe ou em sua organização, para que se certifiquem de que por meio do apoio mútuo possam criar formas de lidar com o estresse enfrentando o problema. Referências Antoniolli, Liliana; Vega, Edwing Alberto Urrea Vega; Haack, Pâmela; Duarte, Andrey Godoy; Macedo, Andréia Barcellos Teixeira; Souza, Sônia Beatriz Cócaro de; Coping dos profissionais da enfermagem: revisão integrativa de literatura. Open Science Research - ISBN 978-65-5360-055-3 - Editora Científica Digital - www.editoracientifica.org - Vol. 1 - Ano 2022 CARLOTTO, Mary Sandra; CÂMARA, Sheila Gonçalves. Síndrome de Burnout e estratégias de enfrentamento em professores de escolas públicas e privadas. Psicologia da Educação, vol. 26, n. 1, p. 29-46, 2008. Disponível em: http://pepsic.bvsalud.org/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1414-69752008000100003 . Acesso em: 08 mar. 2023. DIAS, Ewerton Naves; PAIS-RIBEIRO, José Luís. O modelo de coping de Folkman e Lazarus: aspectos históricos e conceituais. Rev. Psicol. Saúde, Campo Grande , v. 11, n. 2, p. 55-66, ago. 2019 . Disponível em < http://pepsic.bvsalud.org/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2177-093X2019000200005&lng=pt&nrm=iso >. acessos em 10 mar. 2024. http://dx.doi.org/10.20435/pssa.v11i2.642. Lazarus, R., & Folkman, S. (1984). Stress appraisal and coping. New York: Springer. PHOMENTA. Pesquisa: A saúde mental e o bem-estar dos trabalhadores do terceiro setor. Campinas: SP. 2023. Disponível em: https://www.phomenta.com.br/pesquisa-saude-mental-e-bem-estar RUSBULT, C. E.; FARREL, D.; ROGERS, G. e MAINOUS III, A. G. (1988), «Impact of exchange variables on exit, voice, loyalty and neglect: an integrative model of responses to declining satisfaction». Academy of Management Journal, vol. 31(3), pp. 599-627. Zanatta AB, Lucca SR, Sobral RC, Stephan C, Bandini M. Estresse e coping entre trabalhadores de centros de atenção psicossocial do interior do estado de São Paulo. Rev Bras Med Trab.2019;17(1) DOI:10.5327/Z1679443520190300:83-89 Coping: estratégias para enfrentar períodos estressantes ou Coping: mais saúde mental em períodos estressantes ou Coping, estratégias de saúde mental em períodos estressantes
Por Maria Cecília Prates   14 mar., 2024
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