Este conteúdo foi produzido por Sara Dias

Olá, este é o último texto, de uma série de 6, sobre a relação da Gestão de Pessoas e o Bem-estar no Terceiro Setor. Com ele, trago algumas reflexões sobre como o ato de planejar, relatar e registrar as ações desenvolvidas pelas ONGs, podem auxiliar na organização de processos, aumentar a visibilidade e a credibilidade do trabalho da instituição e potencializar o trabalho de sua equipe, possibilitando que todos os envolvidos em seus projetos, possam olhar e atuar na mesma direção.

Sobre esta perspectiva, gosto muito de uma frase da Natália Gonzales, cofundadora da Nuclear.HUB, que diz: “Sem direção, não há evolução”. Essa afirmativa, utilizada em seus conteúdos para os cursos da plataforma Social Lab, aponta para a necessidade de definirmos onde estamos, onde queremos chegar e, a partir disso, desenvolvermos estratégias para alcançar nossos objetivos, e o melhor, sem precisar fazer isso somente na intuição, mas sim, utilizando ferramentas próprias para as fases de planejamento e relatórios que trarão mais clareza para os próximos passos.

MAS POR QUE PLANEJAR?

As atividades realizadas por uma ONG são distribuídas ao longo de um ano, seja diariamente com seu público atendido, ou em eventos que abordam datas e temas específicos. Todas essas mobilizações, que envolvem materiais, espaços, tempo, pessoas, dentre outros recursos, precisam ser planejadas e projetadas para que ocorram com os melhores resultados.

Planejar, neste caso, proporciona organização do processo a ser realizado, transmite clareza nos objetivos a serem alcançados e aponta direções para a preparação, execução e avaliação das atividades.

Existem, no entanto, dois tipos de gestão nestas mesmas ONGs: as que entendem a importância do planejamento e os realizam com frequência e as que optam por realizar suas ações diárias, ou eventuais, no método da "tentativa e erro", ou seja, agindo no improviso.

E qual a diferença entre ambas?

Enquanto o primeiro tipo aproveita a oportunidade de:

• Atingir e mensurar objetivos de forma mais efetiva
• Organizar o tempo e o foco das ações
• Melhorar a realização de algo que tem sido feito
• Reduzir tempo na implementação de ideias
• Eliminar stress desnecessários 
• Reduzir os riscos e desafios inesperados
• Proporcionar confiança e segurança para a equipe.

O segundo, permite que a insegurança e o stress de agir frente ao desconhecido, muitas vezes sem saber o que pode acontecer e como resolver, se multiplique, gerando ansiedade, mal estar e frustrações. 

Luciane Walicheck, em sua dissertação de mestrado, intitulada “A relação das características de uma organização do Terceiro Setor e a Síndrome de Burnout”, enfatiza que a falta de planejamento “impedem o trabalhador de ter controle sobre suas atividades, o que lhe põe em constante tensão e sofrimento”.

Pensando na priorização dos momentos de planejamento, qual é o caminho escolhido por sua organização? O primeiro ou o segundo?

Para você que deseja saber mais sobre como utilizar o planejamento a favor de seu trabalho, inclusive na geração de indicadores de impacto, leia o texto de Catherine Jimenez, publicado aqui no Portal do Impacto.

E OS RELATÓRIOS?

Os relatórios são documentos construídos com a intenção de compartilhar informações com outras pessoas, eles auxiliarão na organização das informações de uma atividade que já foi realizada, comunicando os aspectos mais importantes, seja de algo que acontece diariamente ou dos eventos.

A periodicidade com que são produzidos podem ser: 

• Pontualmente: relatando um evento ou atividade específica
• Mensalmente: agrupando as atividades de um projeto ou oficina
• Semestralmente: ressaltando os melhores resultados na primeira ou segunda metade do ano
• Anualmente: reunindo todas as ações feitas pela ONG durante um ano.

De acordo com Carla Prates, em seu ebook "Como criar um relatório de atividades", escrito para o Portal do Impacto, e que descreve a importância e os passos para criar um relatório anual, existem três partes fundamentais em um relatório:

• O que foi feito
• Como foi feito
• Quais foram os resultados e impactos.

Link para o ebook:

Essas questões, quando organizadas e apresentadas em relatórios bem elaborados, podem transmitir uma imagem de transparência, confiança e competência, sendo utilizados na divulgação do trabalho, na prestação de contas e na captação de recursos, ressalta Carla. 

Vale lembrar que planejamentos bem feitos, facilitam, e muito, a elaboração de relatórios consistentes e, também, podem oferecer uma função valiosa para o aspecto do bem-estar dos colaboradores envolvidos nos projetos. Eles possibilitam a visibilidade e a valorização, em várias escalas, das conquistas e descobertas desenvolvidas durante um período pela equipe, proporcionando motivação e incentivo para o desenvolvimento contínuo.

Para isso, é importante que sejam compartilhados e revisitados e não apenas arquivados após sua realização.



FERRAMENTAS

Como dito no início deste texto, as etapas de planejamento e de relatório não devem ser feitas somente na intuição. Existem ferramentas e metodologias que potencializam a produtividade e aumentam a probabilidade de acerto em suas realizações.

O Portal do Impacto oferece uma seção específicas sobre elas, que você pode conferir neste link:

Aqui vão algumas sugestões:

• CANVAS: Descrito pelo Sebrae como "uma ferramenta de planejamento estratégico, que permite desenvolver e esboçar modelos de negócios novos ou existentes", a ferramenta Canvas é muito eficiente em proporcionar "uma visualização ampla do seu projeto, facilitando o gerenciamento do mesmo", como relatado por Daiany França, para o Portal do Impacto. Nela, você pode descrever atributos importantes como: problema, objetivo, resultados, metas, indicadores e mudança desejada.

• PLANO DE AÇÃO: Como citado por Gabriel Pires, existem várias metodologias para se elaborar um plano de ação e colocar em prática projetos que não saem da fase do planejamento. Dentre elas, está a 5W2H, que consiste em responder 7 perguntas com informações fundamentais para a execução de um plano. São elas:

• O quê?
• Por quê?
• Quem?
• Quanto?
• Como?
• Quando?
• Onde?

• MATRIZ DE PRIORIZAÇÃO: Esta ferramenta permite que as tarefas a serem realizadas sejam classificadas de acordo com sua urgência e importância, possibilitando ao gestor e sua equipe, decidir o que fazer primeiro. Em seu passo-a-passo, Gabriel Pires explica que, após listar as atividades dos próximos 15 dias, uma tabela de prioridade será preenchida e algumas orientações para as próximas ações serão sugeridas, como:

• Faça imediatamente;
• Delegue para alguém da sua equipe;
• Planeje a ação;
• Não gaste seu tempo nesta atividade.



CONCLUSÃO

Quando falamos em planejamentos e relatórios estamos falando de aspectos primordiais para uma boa gestão e execução das atividades em uma ONG. Por meio deles, melhoramos a comunicação interna e externa e geramos a sensação de organização, credibilidade e confiança, que impactará diretamente no bem-estar de todos os envolvidos no projeto.

O mundo tecnológico está gerando atualização e inovação cada vez mais rápido, e não é prudente, nem aconselhável, que gestões sejam pautadas apenas no amor à causa. Isso pode colocar sua equipe e parceiros em risco. Seja intencional e busque informação. 

Agora, para você que chegou até o final desta série, muito obrigada pela companhia e não deixe de acompanhar os próximos textos da seção “Bem-Estar no Terceiro Setor”, que são publicados quinzenalmente, aqui no Portal do Impacto.

Texto 1/6 Gestão de Pessoas e Bem-estar no Terceiro Setor

Texto 2/6 - Diversidade, Inclusão e Atração

Texto 3/6 - Diversidade, Inclusão e Atração

Texto 4/6 - Salários e benefício

Texto 5/6 - Salários e benefício