Coordenadora de Projetos Sociais, formada em Gestão Ambiental pela USP, MBA em Comunicação e Marketing pela USP, Certificada em Project Dpro e Gestora e Mentora na GPS Social.
Contato: catherinejimenez.jz@gmail.com
Série Indicadores - Planejamento e Construção
4 de novembro de 2022
Este conteúdo foi produzido por Catherine Jimenez
Vamos relembrar?
No último artigo, destaquei a ferramenta comum entre as atuais metodologias para a mensuração de resultados: os indicadores.
Além disso, compreendemos que o uso de indicadores - em projetos sociais - não só apresentam números, como também, representam as transformações locais conquistadas.
Inclusive, este tipo de visão tem sido debatido em muitos eventos do terceiro setor. Algumas semanas atrás, participei do FiiS - Festival Internacional de Inovação Social, em São Paulo, onde especialistas trouxeram a necessidade das empresas financiadoras entenderem que seres humanos precisam ser vistos como seres humanos e não somente como números e metas. Levantando assim, a necessidade do nosso setor de apresentar metodologias específicas que representem todo o nosso trabalho e seu resultado.
E por falar em metodologias, no texto Série "Indicadores - Do Caos à Mensuração" - Apresentação, prometi que nesta série ensinaria um formato de desenvolvimento e controle de indicadores a partir de um fluxo que denominei como PCA (Planejamento, Construção e Acompanhamento), o qual é baseado no PDCA (Plan, Do, Check, Action), um método de gestão que contribui para o controle e melhoria contínua dos projetos de forma cíclica.
Hoje, focaremos nas etapas de: Planejamento e Construção.
Reflexão inicial
Antes de aprofundarmos, vamos conversar sobre implementação de metodologias?
Tenho recebido dores de algumas organizações que alegam que a utilização de metodologias e padronizações não estão sendo efetivas. Em meio aos desabafos, percebo um padrão nas queixas, que incluem frases como: “a implementação nem sempre é bem aceita”, “não consigo ensinar a minha equipe”, “a metodologia não é 100% adaptável ao nosso cenário”, etc.
Meus amigos, uma novidade! Isso acontece com todos nós!
E é por este motivo que gosto do conceito de “mosaico da gestão”.
O mosaico de gestão nada mais é do que você absorver o melhor de cada metodologia, escolher as ferramentas mais assertivas, adaptar para o seu contexto e, consequentemente, obter melhores resultados!
Este movimento acontece até mesmo no setor comercial. Acreditem, as empresas não conseguem implementar 100% do PMBok (guia Project Management Body of Knowledge é um conjunto de práticas na gestão de projetos organizado pelo Project Management Institute (PMI), sendo considerado a base do conhecimento sobre gestão de projetos por profissionais da área).
Neste artigo, apresentarei a vocês um mosaico, onde peguei o melhor do PDCA e do Project DPRO, Guia de Gerenciamento de Projetos para Profissionais de Desenvolvimento (saiba mais), para conseguirmos trabalhar com indicadores no dia a dia.
Não sofra, adapte e continue em constante desenvolvimento!
Introdução
Vamos lá! Abaixo apresento as duas primeiras etapas do PCA: planejamento e construção dos indicadores.
Lembrando que este é um passo a passo para coordenadores e gestores que estão iniciando neste processo de desenvolvimento de um plano de monitoramento e avaliação (espero que seja um conteúdo que contribua com o sumiço do “monstro do monitoramento” da vida de vocês).
O Planejamento
Na etapa de planejamento, realizaremos uma análise do escopo do projeto. Para isso, recomendo que abram a teoria da mudança (TM). Caso vocês ainda não tenham, recomendo que verifiquem o artigo da Luiza Campos aqui do Portal.
Ler agora: Por dentro da Teoria da Mudança
Na TM, você encontrará 4 níveis, sendo eles: Atividade, Resultado, Objetivo e Impacto. Os níveis de ATIVIDADE e RESULTADO fazem parte do MONITORAMENTO, enquanto o OBJETIVO e IMPACTO serão a AVALIAÇÃO:
Considerando estas informações, leia a teoria da mudança e siga as etapas abaixo para realizar o PLANEJAMENTO da construção dos indicadores:
- Olhando para a sua teoria da mudança, quais seriam as ações do projeto? (oficinas, distribuição de materiais, aulas teóricas, etc.).
- Escreva estas ações determinando as informações que você necessita em relação a elas.
Exemplo:
Na teoria da mudança podemos ter: “Realização de encontros com as famílias sobre a temática de sustentabilidade e realização de oficinas, na mesma temática, com jovens do ensino médio”
Como iremos escrever:
- Quantidade de oficinas aplicadas;
- Quantidade de materiais distribuídos aos estudantes;
- Quantidade de jovens cadastrados nas oficinas;
- Quantidade de encontros com os familiares.
3. Subindo para o nível de resultados, iremos compreender quais informações devemos obter para comprovar que as ações foram efetivas:
Exemplo:
- Quantos certificados foram emitidos
- Nível de satisfação dos estudantes perante cada oficina e materiais
- Nível de satisfação dos familiares em relação à rodas e materiais
- % de pessoas presentes em relação às cadastradas
A partir daqui, entramos para o grupo de AVALIAÇÃO e seguiremos na mesma linha, contudo, precisaremos realizar uma análise um pouco mais profunda. Por exemplo:
Caso o seu objetivo, com base em nosso case, seja “Aumentar o número de famílias que passaram a praticar a reciclagem na comunidade X na Zona Leste de SP e se tornaram multiplicadoras do tema sustentabilidade”, você precisará escrever, quais informações você considera como essenciais para a comprovação deste objetivo. Exemplo:
a. Quantidade de famílias que passaram a realizar reciclagem em suas casas.
b. Quantidade de jovens que hoje participam do grupo de multiplicadores do conhecimento verde pelo projeto.
c. % de pais que hoje apoiam os filhos em ações de reciclagem.
d. % de família que passaram a ganhar um dinheiro extra realizando reciclagem.
Já ao nível de IMPACTO, precisamos, primeiramente, lembrar que é algo MUITO maior, algo que sozinho a organização não conquistará. Desta forma,
olhando para o impacto planejado em sua teoria da mudança, quais informações precisamos ter para comprovar que contribuímos com o impacto?
Continuando o nosso case, considere que o nosso impacto seja “Contribuir com o aumento da conscientização ambiental na zona leste de SP”
Para realizar esta comprovação, você poderia obter informações como:
a. % de família que passaram a realizar não só a reciclagem como outras ações dentro de casa que contribuem com a temática ambiental. Exemplo: economia de água, de luz, etc.
b. % de jovens que seguem sendo multiplicadores verdes no projeto e construíram hábitos em suas comunidades.
c. % de lixo gerado em relação ao ano de implementação do projeto x atualmente (que será alguns anos após).
d. Número de novas ações que a comunidade tem realizado para além do que foi proposto no projeto.
Ao fechar esta etapa, você saberá, de forma clara, quais informações você precisará obter e estará apto para a construção dos indicadores.
A Construção
Agora que você já identificou quais serão os pontos dos projetos que serão monitorados e avaliados, precisamos aprender a CONSTRUIR um indicador, e muito provavelmente você já ouviu falar dos indicadores SMART.
O indicador SMART é COMPLETO, ele apresentará todas as informações necessárias para uma futura pesquisa. Gosto de pensar que o acrônimo SMART é um check list para nunca esquecermos o que precisa ter no indicador. Veja a imagem da MEREO que explica o que é cada área:
Note que podemos dividir o SMART em 2 categorias: Temático x Numérico.
No temático, temos que o indicador precisa ser: específico (falar sobre algo específico) e relevante (é algo de fato relevante para a minha pesquisa?)
No numérico falamos sobre ser: mensurável (apresenta algum número ou % sobre o que você está avaliando?), alcançável (a meta colocada faz sentido com o cenário atual para ser batida?) e temporal (quando ela deverá ser alcançada?).
Geralmente, quando vemos as metodologias atuais de construção de indicador, nós construímos a teoria da mudança e logo já passamos para o desenvolvimento dos indicadores. Desta forma, o que apresento na etapa de PLANEJAMENTO do PCA, geralmente, é algo que os coordenadores e gerentes fazem mentalmente, contudo, quem está começando acaba se perdendo, sendo assim, o nosso planejamento vem como um NORTE para quem está iniciando nesta vida de uso do plano de monitoramento e avaliação.
Com isso, como uniremos o planejamento e a construção?
1. Resgate as informações que você anotou de cada nível. Exemplo: Ao nível de atividades nós tínhamos:
a. Quantidade de oficinas aplicadas.
b. Quantidade de materiais distribuídos aos estudantes.
c. Quantidade de jovens cadastrados nas oficinas.
d. Quantidade de encontros com os familiares.
Você irá olhar para esta anotação, realizará um check list do SMART e incluirá as informações que faltam. Veja:
a. Número de oficinas de sustentabilidade aplicados aos jovens de ensino médio até o final dos 8 meses de projeto.
b. Número de kits de estudo entregues aos estudantes do ensino médio até maio de 2022.
c. Número de estudantes cadastrados e aptos para participarem do projeto até o fim do ciclo de inscrições.
d. Número de rodas de conversa realizados com os familiares até o final dos 8 meses de projeto.
Note que nós já sabíamos o que precisamos obter, contudo, era necessário completar estas informações para que ele ficasse mais claro, tornando-se um INDICADOR SMART.
Este movimento deverá ser realizado com todos os níveis seguintes: Resultado, Objetivo e Impacto. Abaixo deixo 1 exemplo de cada nível:
Resultado:
a. Quantos certificados foram emitidos
- Número de certificados emitidos para os estudantes de ensino médio até o final dos 8 meses de projeto.
Objetivo:
b. Quantidade de jovens que hoje participam do grupo de multiplicadores do conhecimento verde pelo projeto
- Número de jovens que fazem parte do grupo de multiplicadores verdes construído pelo projeto e que seguem disseminando o conhecimento após 1 ano de projeto implementado.
Impacto:
c. Número de novas ações que a comunidade tem realizado para além do que foi proposto no projeto.
- Número de novas ações de sustentabilidade identificadas na comunidade x da Zona Leste consideradas frutos do projeto e lideradas por ex-participantes após 2 anos de projeto implementado.
Para facilitar este processo, deixarei para download um canvas para realizarem a construção dos indicadores e um check list das características de um indicador SMART!
No próximo artigo, retomaremos este tema e iremos para a última etapa: ACOMPANHAMENTO!
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