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Pare de apagar incêndios na sua ONG

mar. 03, 2022

Este conteúdo foi produzido por Felipe Feitosa

“Sou gestor de projetos, mas a sensação que tenho é que sou um ‘bombeiro’, pois me sinto, em muitas ocasiões, ‘apagando incêndios’ na ONG”. Foi o que eu disse ao diretor da organização da sociedade civil na qual trabalho.


Ele me ouviu e me autorizou a fazer o que precisasse ser feito para garantir que isso deixasse de acontecer.


Quando fui ter essa conversa com ele, sabia que seria demitido ou que alguma mudança profunda – e necessária – aconteceria. Ainda bem que tive coragem, porque o que veio depois me transformou em um verdadeiro gestor e, por consequência, mudou toda a organização.


Comecei a criar coragem para ter essa conversa com meu chefe quando passei a observar a quantidade de decisões que eu precisava tomar todos os dias, desde escolhas comuns até aquelas que poderiam afetar a organização como um todo, sua reputação, sobrevivência, expansão ou estagnação. Em muitos momentos, dada a quantidade de coisas que eu tinha para fazer, acabava tomando decisões precipitadas, que eu sabia que não eram as melhores.


É fato que não existe uma “decisão perfeita”, mas cabe a nós a busca pela melhor alternativa, uma que pavimente nosso caminho rumo à conquista dos objetivos. Esse processo de escolha, que podemos chamar de tomada de decisão ou processo decisório, estava prejudicando a minha função como gestor de projetos.


Por um tempo, eu só pensava em uma coisa: “como reverter essa situação?”.


Então fui estudar. O primeiro passo foi entender o que é e o que requer o processo decisório, porque se eu fui contratado para tomar decisões, aparentemente não era o que eu estava habituado a fazer.


Processo decisório significa identificar soluções, avaliar tomadas de ação e implementar o plano mais adequado, com o objetivo de resolver determinado problema ou “escolher um caminho que leve” as ONGs do “ponto A” ao “ponto B”.


– Processo decisório –

Ponto A —--------------------------------------------------------------------------------→ Ponto B


 Entendi que não existe um padrão para esse processo, mas a travessia entre esses dois pontos, quase sempre, requer cinco ações. São as seguintes:


  1. Identificar a situação (tenha consciência sobre todo o contexto);
  2. Obter as informações (quais são as causas? Busque informações de qualidade a respeito do problema. É importante que isso seja feito em equipe);
  3. Listar as alternativas (quais ações podem ser implementadas a respeito desse contexto? Não esqueça de consultar o time!);
  4. Tomar decisões e implementá-las (com a lista de ações em mãos, opte pelas melhores alternativas em relação ao contexto e dê ouvidos ao resto do time, sempre que possível); e
  5. Avaliar resultados.


 Compreendi ainda que o universo do processo decisório compreende alguns tipos de decisão que podemos tomar – as quais, segundo Peter Drucker¹, o “pai da Administração”, podem ser classificadas como táticas ou estratégicas.


As táticas requerem um nível médio de responsabilidade do decisor, tendo em vista que se tratam de decisões setoriais com visão de médio prazo. Já as estratégicas são mais complexas e de alta responsabilidade, pois são decisões que afetam a organização como um todo e que visam ao longo prazo. 


Além destas, Moritz e Pereira² abordam as decisões operacionais, que ocorrem “na ponta” da organização e se referem às atividades básicas de operações diárias ou semanais que impactam a organização no curto prazo.


 O que esses e outros autores me disseram foi: para otimizar as chances de sucesso, diagnosticar o problema é fundamental. 


 Foi aí que me reconheci como “bombeiro organizacional”, apagando pequenos incêndios em vez de lidar com o foco causador do problema. Não que eu não precisasse apagar o incêndio, mas, como gestor, eu deveria agir no foco.


 Depois do aval do meu chefe, sempre que alguém da minha equipe chega com um “problema”, algo que me demanda acionar meu “modo bombeiro”, eu recorro à técnica dos “5 Porquês. Parei de sair resolvendo tudo “desesperadamente”; me dou tempo para analisar as situações e delego o que é necessário.


Não conhece a técnica dos 5 porquês? Veja aqui.


 A depender do problema e da quantidade de problemas com os quais estou lidando ao mesmo tempo, sigo para uma etapa avaliativa: qual problema atacar primeiro? Isso requer priorização.


 Nestes momentos, utilizo a Matriz G.U.T ou Matriz de Priorização. Conjugando elementos como a gravidade ou impacto de um problema, a urgência de sua resolução e sua tendência comportamental, é possível ser mais assertivo no que deve ser priorizado.


Para auxiliar nessa classificação, uso o quadro a seguir:


Nota Gravidade Urgência Tendência
5 Extremante Grave Extremamente Urgente Pode piorar rapidamente
4 Muito Grave Muito Urgente Pode piorar a curto prazo
3 Grave Urgente, merece atenção a curto prazo Pode piorar a médio prazo
2 Pouco Grave Pouco Urgente Pode piorar a longo prazo
1 Sem Gravidade Pode Esperar Não mudará


Multiplico os valores de cada coluna e chego ao resultado da priorização:


Exemplo:



Problemas Gravidade Urgência Tendência Priorização
Problema 1 5 3 2 30
Problema 2 4 4 4 64

Dessa maneira, consigo orientar melhor minhas decisões e esforços. A partir disso, avanço para a criação de alternativas, às vezes em conjunto com o time. Utilizo a técnica da “tempestade de ideias” para levantar o maior número de alternativas possíveis. Uma vez definidas estas alternativas, resta a matriz de priorização:



Nota Impacto Esforço
5 Altíssimo impacto Esforço excessivo
4 Grande impacto Muito esforço
3 Médio impacto Esforço moderado
2 Baixo impacto Pouco esforço
1 Baixíssimo impacto Pouquíssimo esforço

Agora, a matemática para chegar à solução que deve ser priorizada é: Impacto - Esforço = Priorização.


Exemplo:



Soluções Impacto Esforço Priorização
1 5 1 4
2 4 3 1

Antes da tomada de decisão propriamente dita, ainda posso ponderar:


  • Quais as consequências positivas da solução 1 x quais as consequências negativas da solução 1?
  • Quais as consequências positivas da solução 2 x quais as consequências negativas da solução 2?


A depender das respostas, e comparando o número de consequências positivas em cada solução proposta, priorizo aquela que apresentar maior número de consequências positivas.


Definidas as melhores opções, o trabalho seguinte é o de criar um plano de ação/execução. Esse plano pode ser obtido a partir dos seguintes questionamentos: 


  • O que espero resolver? 
  • Quem o fará? 
  • Como fará? 
  • Quando? 
  • Por quê?


Independentemente do contexto no qual ocorrem, as decisões buscarão, normalmente, a minimização de perdas, a maximização de ganhos e a criação de uma nova situação que seja comparativamente mais bem sucedida do que aquela proporcionada pela decisão anterior. 


Com um tempo, colocando essas técnicas em prática, fui me tornando menos “bombeiro” e mais gestor de projetos. Minha autoconfiança se transformou e eu vi a minha ONG amadurecer no que diz respeito à gestão. Claro que não é fácil no início, pois requer mudança de postura e novas atitudes – não só da minha parte, mas também de todos da organização. À medida em que as melhorias vão se materializando, tudo se transforma. É incrível!


Atenção: as ferramentas pouco importam nesse processo de transição: utilizo as metodologias aqui apresentadas por uma questão de preferência. O importante é a determinação pela mudança. Se você se sente um(a) bombeiro(a) na sua ONG, é preciso refletir sobre o que você deve fazer para deixar de ser. E mãos à obra!




Leia também: Inovação Social - como a Árvore de Problemas pode ajudar as ONGs em seus projetos?


Oportunidade! Inscreva sua ONG no Reforça 2.0, programa de aceleração e transformação social para organizações que querem mais e podem mais.


Felipe Feitosa


Felipe Feitosa é cearense, pai de dois, do Lorenzo e da Eloah, casado com a Janaína, apaixonado por bichos, formado em gestão desportiva e de lazer pelo Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Ceará, voluntário do Instituto Esporte Mais e tem o sonho de transformar o Brasil por meio de projetos sociais.


Revisão: Daiany França e Flávia D'Angelo (Phomenta).


¹DRUCKER, Peter. Administração Lucrativa. 2. ed. Rio de Janeiro: Zahar, 1972.

²MORITZ, Gilberto de Oliveira; PEREIRA, Mauricio Fernandes. Processo decisório. Florianópolis: SEAD/UFSC, 2006.


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De acordo com o pesquisador brasileiro Ewerton Naves Dias, Ph.D em Psicologia pela Universidade do Porto, no Coping , consideramos o estresse como algo contextual, “o que significa que se trata de um processo de relação entre a pessoa e o ambiente e que se transforma ao longo do tempo. Desse modo, ele é definido como uma situação avaliada pelo indivíduo como significativa e com demandas que excedem seus recursos para lidar com o respectivo evento”. Diferente dos mecanismos de defesa, que acontecem de forma inconsciente, as estratégias de enfrentamento utilizam-se da percepção da pessoa frente ao evento estressor, desencadeando pensamentos avaliativos sobre suas ferramentas internas e externas e o controle ou não da situação, a fim de escolher sua forma de lidar com a situação. Categorias ou possibilidades de enfrentamento Apesar de Lazarus e Folkman definirem as duas principais categorias de enfrentamento, podemos encontrar na literatura algumas variações dessas estratégias, sendo as mais comuns: 1) Enfrentamento com foco no problema: Quando acredita-se que é possível alterar aspectos do ambiente, diminuindo ou eliminando os fatores de estresse e atuando de forma ativa. Alguns exemplos de ações, baseadas no contexto organizacional do Terceiro Setor, são: Análise crítica e detalhada do problema gerador de estresse Conversas individuais com pessoas que estão diretamente envolvidas na situação Conversas em grupo ou equipe, caso seja uma questão que influencie o bem-estar de várias pessoas Planejamento e criação de resoluções coletivas de enfrentamento ao problema Busca de apoio externo de especialistas 2) Enfrentamento com foco na emoção: Baseado na crença de que o ambiente é pouco alterável ou imutável, o indivíduo busca recursos para lidar com os sentimentos derivados do estresse, de forma a prolongar sua permanência na situação até que as circunstâncias mudem. Este é um tipo de enfrentamento moderado e pode ser realizado com: Fortalecimento de técnicas de autocontrole emocional Busca de apoio social (inclusive de colegas de equipe) ou psicológico para a descoberta de novas possibilidades de enfrentamento Investimento em hobbies ou atividades de lazer que minimizem os sentimentos negativos e promovam distração Desenvolvimento de práticas espirituais ou religiosas 3) Enfrentamento evitativo: Esta estratégia considerada passiva, também fundamentada na crença de que não há controle sobre as circunstâncias, engloba o afastamento, fuga, esquiva ou desligamento mental do problema. Aqui a pessoa escolhe evitar o conflito, lidar com os sintomas do estresse e economizar energia emocional. Qual estratégia usar? Os estudos que avaliam a predominância e a eficácia da utilização de cada tipo de coping divergem de acordo com o público pesquisado, considerando, no entanto, a variabilidade dos diferentes tipos de personalidade. Por exemplo: Uma análise feita com trabalhadores de CAPS (Centro de Atenção Psicossocial) em Campinas (ZANATTA, 2019), verificou que a estratégia mais utilizada pelos profissionais destes espaços foi a de resolução de problemas, onde há a elaboração de planos de ação e alternativas com o objetivo de resolução da situação. Pesquisas realizadas com profissionais da saúde que trabalham em hospitais e analisadas pela Profª Drª Liliana Antoniolli (2022), afirmam que o coping mais utilizado pelas entrevistadas eram os baseados no enfrentamento com foco na emoção, onde empregavam um esforço cognitivo para ressignificar as experiências laborais “controlando emoções, como tristeza, medo e estresse, que emergem devido a situação conflitante”. Observa-se que a tendência de utilização de cada estratégia está positivamente ligada à experiência e idade dos profissionais, sendo que, quanto maiores mais o profissional tenderia a utilizar o enfrentamento com o foco no problema, enquanto os mais jovens tendem a escolher com mais frequência o afastamento (ou evitação) do estressor, por meio de um isolamento autoimposto. Outra proposta de estratégias de coping defendida pelo pesquisador Caryl Rubust (1988), da Vrije Universiteit em Amsterdã , Holanda , destacou outras quatro alternativas de enfrentamento, relacionadas ao ambiente de trabalho, que ele chamou de EVLN (Exit/Voice/Loyalty/Neglect), traduzido para o português como: saída, voz, lealdade e negligência. Nelas, o indivíduo escolheria: Saída: Sair do trabalho e encontrar um emprego melhor Voz: Tentar melhorar a situação conflitante com a sua voz Lealdade: Ser motivadas a apoiar ativamente a organização, ignorando seus incômodos Negligência: Concentrar-se em seus interesses não relacionados ao trabalho e "negligenciar" sua situação de trabalho insatisfatória De acordo com Lazarus e Folkman, as Estratégias de Enfrentamento ainda podem ser Adaptativas ou Desadaptativas, ou seja, quando as estratégias utilizadas são saudáveis e conseguem minimizar os sentimentos desagradáveis e desmotivadores são consideradas positivas/adaptativas. Em contraponto, quando não são saudáveis (recorrer a um vício como o cigarro, drogas ou bebidas alcoólicas, por exemplo) a estratégia é considerada negativa/desadaptativa. Como o Terceiro Setor tem lidado com os sintomas de estresse? Na “Pesquisa - A Saúde Mental e o Bem-Estar dos profissionais do Terceiro Setor ”, publicada pela Phomenta, em 2023, foram utilizados alguns questionamentos quanto às estratégias que as pessoas entrevistadas usavam para lidar com os sintomas de estresse oriundos do trabalho nas organizações sociais brasileiras, e encontramos nos resultados que: 69% relataram realizar atividades físicas 66% procuraram ajuda profissional de psicólogos, psiquiatras ou outros tipos de terapias alternativas 20% fazem uso regular de medicamentos calmantes e/ou ansiolíticos Percebemos com esses dados, que a maior parte das estratégias utilizadas pelos respondentes da pesquisa são do enfrentamento com foco na emoção, o que pode amenizar temporariamente a angústia e a desmotivação de quem passa por estresse de forma recorrente, mas que a médio prazo acaba gerando a saída deste colaborador, o que podemos observar nas altas taxas de rotatividade do setor. As Profª Drª Mary Sandra Carlotto e Sheila Gonçalves Câmara da Universidade Luterana do Brasil - ULBRA/Canoas, em suas pesquisas na área da educação, concordam com a constatação de que as estratégias de coping focadas no problema são estratégias adaptativas (positivas) que auxiliam os profissionais a enfrentar os problemas que surgem em seu ambiente organizacional. Elas também acrescentam que esse estilo de enfrentamento pode levar a um aumento dos níveis de realização profissional. Apesar de várias organizações sociais no Brasil relatarem, na Pesquisa da Phomenta (2023), que já estão implementando ações para amenizar os sintomas de estresse de seus colaboradores, como apoio psicológico, momentos de confraternização e lazer, formações e palestras, dentre outras, e estarem discutindo temáticas relacionadas à saúde mental e ao bem-estar, as mesmas ações precisam de coerência prática para realmente efetivar uma melhora da saúde coletiva. A publicação ressalta: “[...] é crucial que a organização não apenas introduza tais medidas, mas também promova mudanças que abordem os causadores de estresse, como o excesso de demanda e prazos apertados. A saúde mental não é apenas sobre discutir ou promover a conscientização, é também sobre criar um ambiente de trabalho sustentável onde os trabalhadores se sintam apoiados em suas rotinas diárias. Quando a liderança trabalha horas excessivas e perpetua um senso de urgência, por exemplo, isso pode enviar uma mensagem contraditória à equipe, sugerindo que, apesar das iniciativas de bem-estar, a cultura de trabalho exaustivo ainda prevalece”. Autoavaliação Como enfatizado no início do texto, o coping tem como característica principal a escolha consciente de sua reação frente ao estresse, o que nos leva a crer que para ser feita da forma mais eficaz, deve ser percebida, avaliada e monitorada com o passar do tempo. Dessa forma, faça agora uma autoavaliação de quais têm sido suas escolhas frente aos desafios do dia-a-dia, principalmente relacionados ao trabalho no Terceiro Setor. Avalie também quais têm sido as formas de enfrentamento utilizadas pelas pessoas em sua equipe ou em sua organização, para que se certifiquem de que por meio do apoio mútuo possam criar formas de lidar com o estresse enfrentando o problema. Referências Antoniolli, Liliana; Vega, Edwing Alberto Urrea Vega; Haack, Pâmela; Duarte, Andrey Godoy; Macedo, Andréia Barcellos Teixeira; Souza, Sônia Beatriz Cócaro de; Coping dos profissionais da enfermagem: revisão integrativa de literatura. Open Science Research - ISBN 978-65-5360-055-3 - Editora Científica Digital - www.editoracientifica.org - Vol. 1 - Ano 2022 CARLOTTO, Mary Sandra; CÂMARA, Sheila Gonçalves. Síndrome de Burnout e estratégias de enfrentamento em professores de escolas públicas e privadas. Psicologia da Educação, vol. 26, n. 1, p. 29-46, 2008. Disponível em: http://pepsic.bvsalud.org/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1414-69752008000100003 . Acesso em: 08 mar. 2023. DIAS, Ewerton Naves; PAIS-RIBEIRO, José Luís. O modelo de coping de Folkman e Lazarus: aspectos históricos e conceituais. Rev. Psicol. Saúde, Campo Grande , v. 11, n. 2, p. 55-66, ago. 2019 . Disponível em < http://pepsic.bvsalud.org/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2177-093X2019000200005&lng=pt&nrm=iso >. acessos em 10 mar. 2024. http://dx.doi.org/10.20435/pssa.v11i2.642. Lazarus, R., & Folkman, S. (1984). Stress appraisal and coping. New York: Springer. PHOMENTA. Pesquisa: A saúde mental e o bem-estar dos trabalhadores do terceiro setor. Campinas: SP. 2023. Disponível em: https://www.phomenta.com.br/pesquisa-saude-mental-e-bem-estar RUSBULT, C. E.; FARREL, D.; ROGERS, G. e MAINOUS III, A. G. (1988), «Impact of exchange variables on exit, voice, loyalty and neglect: an integrative model of responses to declining satisfaction». Academy of Management Journal, vol. 31(3), pp. 599-627. Zanatta AB, Lucca SR, Sobral RC, Stephan C, Bandini M. Estresse e coping entre trabalhadores de centros de atenção psicossocial do interior do estado de São Paulo. Rev Bras Med Trab.2019;17(1) DOI:10.5327/Z1679443520190300:83-89 Coping: estratégias para enfrentar períodos estressantes ou Coping: mais saúde mental em períodos estressantes ou Coping, estratégias de saúde mental em períodos estressantes
Por Maria Cecília Prates   14 mar., 2024
Avaliação de impacto serve para todos os casos? Confira as situações onde a avaliação não se aplica e como resolver essa questão.
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