WhatsApp Business para iniciantes: oportunidades e dicas práticas

26 de setembro de 2024

Aprenda a configurar o WhatsApp Business para sua organização e otimize processos internos de atendimento e fidelização de apoiadores.

Muitos já sabem, o WhatsApp é um aplicativo de troca de mensagens muito utilizado em todo o mundo. Em países como Brasil, Índia e diversas nações da Ásia Oriental, ele é o mais popular. No Brasil, por exemplo, o aplicativo conta com mais de 140 milhões de usuários mensais.


Dada essa popularidade, o WhatsApp se tornou a escolha preferida dos brasileiros para comunicação por mensagens. Isso representou uma excelente oportunidade para que negócios e organizações brasileiras se aproximassem de seus clientes e atendidos. Por ser um aplicativo leve e rápido, ele torna a comunicação mais ágil e melhora a conectividade entre as pessoas. Afinal, é considerado um aplicativo de mensagens instantâneas.


O que é o WhatsApp Business?


Em 2018, devido ao crescimento do WhatsApp, a Meta (anteriormente conhecida como Facebook), empresa que detém o WhatsApp, lançou no mercado o WhatsApp Business, uma versão do aplicativo voltada para empresas.


Com diferentes funcionalidades, a ferramenta se tornou uma ótima aliada para pequenas empresas e organizações. Com ela, é possível separar contatos por identificadores do tipo “etiqueta”, definir horário de funcionamento da sua organização, configurar respostas automáticas de ausência; entre outros recursos. A seguir, entenderemos as principais diferenças entre o WhatsApp Business e o WhatsApp tradicional.


Diferenças entre o WhatsApp Business e o WhatsApp tradicional


A principal diferença entre as duas modalidades do aplicativo reside nas funcionalidades. Abaixo estão listadas as principais funções do WhatsApp Business que não existem no WhatsApp tradicional:


  • Etiquetas: as etiquetas são formas de categorizar seus contatos e conversas. Ou seja, com elas, você pode etiquetar os contatos, o que abre um leque de possibilidades. Você pode, por exemplo, usar etiquetas para localizar doadores, financiadores e beneficiários da sua organização, ou separar contatos por tempo de resposta, como aqueles que precisam ser respondidos hoje e os que podem esperar até amanhã.


  • Mensagens automáticas de ausência: as mensagens automáticas funcionam como robôs que você pode ativar quando estiver ausente. Com elas, você consegue definir períodos de ausência para enviar mensagens automáticas, como: “Olá, ficamos muito felizes com o seu contato, porém estamos ausentes no momento. Um colaborador irá te responder assim que possível. Nosso horário de funcionamento é de segunda a sexta, das 8h às 17h.”


  • Mensagens pré-programadas: essas mensagens permitem organizar informações que são frequentemente solicitadas e buscá-las através de um atalho. Assim, você pode, por exemplo, salvar a resposta para a pergunta “Como funciona a campanha do agasalho?” sem precisar reescrevê-la toda vez. Isso torna o trabalho mais eficiente e as respostas mais precisas e padronizadas.


  • Perfil da sua organização: Com o WhatsApp Business, é possível criar um perfil para a sua organização, onde você pode incluir informações como nome, endereço, horário de funcionamento e até usar a funcionalidade de catálogo para listar produtos, incluindo preço, descrição, tamanho, etc.


Primeiro acesso e aprofundamento nas principais funcionalidades


Para acessar o WhatsApp Business é bem simples, você só precisa de um celular Android ou IOS com acesso a internet e um número de telefone. Um ponto importante é que você não pode ter o mesmo número no WhatsApp tradicional e no Business ao mesmo tempo. Ao criar uma conta no Business, sua conta se torna única. É possível migrar as mensagens do WhatsApp tradicional para o Business, e aqui você pode acessar um guia que mostra essa migração passo a passo.



Confira abaixo um vídeo mostrando o primeiro acesso no WhatsApp e algumas de suas funcionalidades:

Para mais informações acesse este artigo do Portal do Impacto que aborda em detalhes como realizar o primeiro acesso no WhatsApp Business e explora as funcionalidades mencionadas aqui, entre outras.


API do WhatsApp Business e ChatBots


Um grande desafio do WhatsApp Business para pequenas organizações é a impossibilidade de conectar mais de um dispositivo a uma mesma conta. Dessa forma, uma solução simples é conectar o WhatsApp Business ao WhatsApp Web, versão online do WhatsApp para computadores, que permite conectar até 4 dispositivos ao seu WhatsApp tradicional ou Business.


No entanto, se você precisa de mais acessos ou se sua organização atua remotamente, conectar o WhatsApp Business aos computadores dos colaboradores pode ser um desafio, ainda mais se eles estiverem longe do aparelho celular para realizar a conexão via QR Code. Neste sentido, para contornar essa situação, existe a API do WhatsApp Business, também conhecida como Plataforma do WhatsApp Business, que permite a conexão de diferentes dispositivos ao mesmo perfil.


Com a API do WhatsApp Business, você tem uma alta gama de funcionalidades novas pode-se citar como as principais diferenças a possibilidade de conectar diversos números ao mesmo perfil e a possibilidade de fazer um atendimento automatizado através de ChatBots, que são como robôs que respondem às mensagens dos seus clientes de forma automática.


Um exemplo de utilização desses ChatBots é para o atendimento e suporte aos beneficiários. Com ele, você pode ter um atendimento automatizado, tornando o atendimento mais rápido e aumentando a eficiência da equipe. Existem muitas empresas que oferecem esse serviço de bots automatizados no WhatsApp, por isso os preços variam bastante. Esse artigo aqui reúne algumas empresas que oferecem esse serviço e ainda explica sobre a implementação das possibilidades de um ChatBot.


É importante frisar que a API do WhatsApp Business não é um aplicativo e sim um serviço. Para entender mais sobre APIs em geral acesse este artigo do Portal do Impacto que explora mais a fundo esse tema.


Ideias de utilização na sua organização


Aqui estão algumas ideias de como as funcionalidades do WhatsApp Business podem ajudar sua organização em diferentes aspectos:


  • Captação de Recursos: com o WhatsApp Business, a captação de recursos fica mais fácil. Combinando as funcionalidades de listas de transmissão e mensagens automáticas, você pode agendar avisos para seus contatos recorrentes, aproximando-se de empresas e possíveis patrocinadores. A simplicidade das conversas via WhatsApp permite uma maior proximidade com quem quer que seja.


  • Gestão de Voluntários: se sua organização conta com voluntários, o WhatsApp Business pode ser uma grande ajuda. Com as tags, você pode identificar seus voluntários e enviar listas de transmissão para todos eles, avisando sobre assuntos importantes ou orientações específicas para o dia de uma ação, por exemplo.


  • Divulgação e Educação: outra estratégia é usar o WhatsApp para disseminar informações e fortalecer a imagem da sua organização. Por exemplo, se todas as terças-feiras vocês decidirem postar uma “pílula do conhecimento” sobre cuidados que tutores de cães e gatos devem ter com os pets, você pode compartilhar essas informações via listas de transmissão para contatos marcados como “tutores”, que são aqueles contatos que já adotaram pets na sua organização. Essa é uma forma de fortalecer sua base de contatos com conhecimento, uma estratégia de marketing chamada de “nutrição de leads”. Mesmo que esses contatos não adotem mais pets, isso reforça a imagem positiva da organização, destacando-a como autoridade no assunto.


Conclusão


Foi visto aqui que o WhatsApp Business é uma ferramenta estratégica essencial para organizações que buscam aprimorar a comunicação e a eficiência. Com funcionalidades como etiquetas, mensagens automáticas e perfis organizacionais, ele oferece muito mais que a simples troca de mensagens, permitindo a otimização de processos como a gestão de voluntários e a captação de recursos.


Além disso, usando a API do WhatsApp Business seus serviços podem ser automatizados e cada vez mais escaláveis, tornando o atendimento mais rápido e eficaz. Essas funcionalidades permitem que as organizações fortaleçam o relacionamento com seus públicos, criando vínculos mais próximos e personalizando a comunicação.


Em um cenário digital, onde agilidade e personalização são diferenciais competitivos, o WhatsApp Business se destaca como uma solução acessível e poderosa. Integrar essa ferramenta nas práticas diárias é um passo estratégico para ampliar o impacto e a presença das organizações.


FAQs do WhatsApp


Para mais informações, acesse os FAQs do WhatsApp que contém as principais dúvidas e orientações para deixar a sua utilização mais fluida.


Joana Martins é uma estudante de graduação em Bacharel em Ciência e Tecnologia pela Universidade Federal do ABC, atualmente também bolsista no curso de Engenharia de Software na UNINTER. Sua paixão pela tecnologia e pelos dados a impulsiona constantemente em busca de sua verdadeira motivação no campo. Joana é uma entusiasta que acredita no poder da inovação e da colaboração em equipe para encontrar melhores soluções.


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A boa gestão age diretamente sobre cada uma delas para transformar desafios em oportunidades: Na conversa do tipo “O que aconteceu?”, os participantes focam em quem está certo ou errado, partindo de suposições que levam ao ciclo de acusações e impedem a solução. Conforme o autor: “quando algo desagradável acontece, o foco da conversa gira em torno de quem está certo, quem está errado, quem disse o quê, quem deve assumir a responsabilidade e assim por diante. Passamos a discutir quase todos os detalhes.”. Exemplo de conflito – Projeto atrasado e disputa de culpa: ao desenhar a festa junina da organização, ficou faltando definir quem compraria e arrecadaria as prendas das barracas, gerando muito estresse no dia da festa. Logo, membros começaram a atribuir culpa uns aos outros: “Foi o time das coordenadoras”; “Não, foram vocês que não passaram direitos”; “Não me envolvam, eu fiz minha parte”. 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Inicialmente, vamos entender melhor o que são métricas? Métricas são números e dados que as redes sociais fornecem para mostrar o desempenho das publicações feitas por você ou pela sua ONG. Quando você publica algo no Facebook ou Instagram, essas redes sociais mostram quantas pessoas visualizaram, curtiram, comentaram ou compartilharam seu conteúdo. Saber interpretar essas informações é muito importante porque ajuda a sua OSC a entender o que está dando certo e o que pode melhorar na comunicação com o público. Ao entender melhor essas informações, você pode criar conteúdos que alcançam mais pessoas e ajudam sua organização a ter um impacto maior. Quais são as métricas mais importantes? Entender as principais métricas pode parecer difícil no começo, mas conhecendo cada uma delas fica muito mais fácil saber se sua comunicação está indo bem. Cada uma dessas métricas traz informações cruciais que ajudam a entender o comportamento do seu público e como melhorar as publicações da sua organização. Desvendando as siglas e abreviações das métricas CTR (Click Through Rate): porcentagem de pessoas que clicaram em um link após visualizá-lo. CPM (Custo por Mil Impressões): quanto custa mostrar seu conteúdo para mil pessoas. CPC (Custo por Clique): quanto você paga por cada clique no seu conteúdo. CPA (Custo por Aquisição): custo médio para que uma pessoa realize uma ação específica, como fazer uma doação. ROI (Return on Investment): retorno financeiro obtido em relação ao dinheiro investido em publicidade ou campanhas. KPI (Indicador-Chave de Desempenho): métricas específicas escolhidas para medir o sucesso das suas ações. Alcance e Impressões O alcance é o número de pessoas diferentes que viram sua publicação pelo menos uma vez. Quanto maior o alcance, mais pessoas diferentes foram alcançadas pelo seu conteúdo. Já as impressões mostram quantas vezes sua publicação apareceu nas telas das pessoas, contando inclusive aquelas que viram mais de uma vez (FERREIRA; OLIVEIRA, 2015). Engajamento Engajamento é uma das métricas mais importantes porque mostra como as pessoas estão interagindo com seu conteúdo. Essas interações incluem curtidas, comentários, compartilhamentos e salvamentos. Um alto engajamento significa que as pessoas realmente gostaram do seu conteúdo e tiveram vontade de interagir com ele. Quanto mais engajamento, melhor você está se comunicando com o seu público (FERREIRA; OLIVEIRA, 2015). Cliques Cliques mostram quantas pessoas clicaram no seu conteúdo ou nos links que você compartilhou. Essa métrica é especialmente importante quando você quer direcionar as pessoas para seu site ou para alguma ação específica, como um evento ou uma campanha de doação (COSTA, 2020). Crescimento de seguidores Essa métrica mostra quantas pessoas novas começaram a seguir sua ONG depois de ver suas publicações. Um crescimento constante de seguidores significa que você está conseguindo chamar a atenção e conquistar novas pessoas para sua causa (COSTA, 2020). Mas afinal, como essas métricas se relacionam? É muito importante não olhar apenas para uma métrica isoladamente. Por exemplo, se muitas pessoas veem sua publicação (alto alcance), mas poucas interagem com ela (baixo engajamento), pode ser que o conteúdo não esteja interessante o suficiente. Para entender se sua estratégia está funcionando, você precisa analisar diferentes métricas juntas, como alcance, engajamento e cliques. Isso ajuda a ter uma visão mais completa do desempenho das publicações (GOMES, 2018). Tipos de análises que você pode fazer Para usar bem as métricas, você pode fazer vários tipos diferentes de análises. Cada tipo serve para algo específico e ajuda você a entender melhor o desempenho das suas redes sociais, mostrando caminhos para melhorar sua comunicação. Análise simples A análise simples é a mais básica e mostra diretamente quantas pessoas viram ou interagiram com seu conteúdo (RECUERO, 2014). Comparação A análise comparativa é quando você compara resultados de diferentes publicações ou períodos. Por exemplo, você pode comparar o desempenho das publicações deste mês com as do mês passado para entender o que funcionou melhor e planejar conteúdos futuros (RECUERO, 2014). Previsão A análise preditiva usa dados antigos para tentar prever resultados futuros (RECUERO, 2014). Um exemplo é que se sabemos que entre novembro e dezembro há um aumento nas curtidas em posts relacionados a doações, construir conteúdo que fale sobre isso antecipadamente é uma forma de “prever” a procura e antecipar-se ao aumento de demanda. Redes sociais Analisar as redes sociais significa entender como as pessoas interagem umas com as outras no seu perfil ou página. Você pode descobrir quem são os principais seguidores, quais conteúdos são mais compartilhados e como essas conexões ajudam a espalhar sua mensagem para mais pessoas (GOMES, 2018). O que ter cuidado ao analisar os números? Ao analisar as métricas, você precisa levar em conta fatores externos que podem influenciar os resultados. Datas especiais, feriados ou eventos importantes podem aumentar ou diminuir a interação com suas publicações (as chamadas datas sazonais). Por isso, sempre olhe com cuidado e verifique se os dados são realmente representativos do desempenho geral (KAHNEMAN, 2012), todo o contexto deve ser levado em conta. Cuidado com erros ao analisar Existem alguns erros comuns ao analisar as métricas. Um deles é o viés de confirmação, que acontece quando você só presta atenção nos números que reforçam o que você já acredita. Outro erro é o viés de recência, que acontece quando você só leva em conta os resultados mais recentes, esquecendo resultados passados (KAHNEMAN, 2012). Como já dito. Recomendações O conteúdo do artigo foi baseado no conhecimento da autora e com referências de base científica. Caso você deseje ampliar o conhecimento acerca da temática, recomenda-se a leitura das fontes a seguir: COSTA, Felipe. Aplicação estratégica de métricas digitais. Panorama, Goiânia, v. 9, n. 2, p. 45-60, 2020. FERREIRA, Mariana; OLIVEIRA, Ana. Produção textual e interações sociais em plataformas digitais. Revista Comunicando, Lisboa, v. 5, n. 1, p. 10-23, 2015. GOMES, André. Dinâmicas de interações nas redes sociais digitais. Salvador: UFBA, 2018. KAHNEMAN, Daniel. Rápido e devagar: duas formas de pensar. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012. RECUERO, Raquel. Redes sociais na internet. Porto Alegre: Sulina, 2014. 
Por Maria Cecília Prates 4 de abril de 2025
Uma boa pergunta é sempre um motivo para reflexão. Como a pergunta que me foi feita uma certa vez pela diretora de uma ONG: “ na sua opinião, o que caracteriza um bom processo de Monitoramento & Avaliação (M&A) de projetos sociais? ” Ela me pediu para responder em poucas palavras.  Tomando por base o referencial da Teoria da Mudança ou do Marco Lógico , somos tentados a dar a resposta tradicional: um bom M & A é aquele que nos permite verificar se o que foi planejado, tanto em termos de processo e resultado, está ocorrendo e/ou ocorreu de fato. E, com isto, nos permite fazer as correções de rota necessárias, tanto “durante” quanto “depois” da iniciativa social. Mas, um bom M & A deve ir além, de modo a evitar o sério risco de cair na armadilha do planejamento . A ´ armadilha do planejamento ` é quando o plano inicial é visto como a situação ideal a ser atingida. Decorrem, daí, as definições para sucesso e fracasso. Sucesso é quando são alcançadas boa parte das metas previamente traçadas; já o fracasso é quando boa parte delas não são alcançadas. E se o plano inicial não se mostrar correto, mesmo tendo sido construído de forma participativa, com objetivos claros, bons indicadores e análise consistente do contexto social? Ou ainda, se com o desenrolar da intervenção, aquele plano for se tornando inadequado frente às novas circunstâncias que forem surgindo? Aliás, situação bem plausível, tendo em vista a realidade tão dinâmica em que vivemos atualmente. O plano não pode acabar funcionando como uma camisa de força para o projeto. Me fez lembrar a frase dita pelo ex-presidente americano Dwight Eisenhower, quando comandou o ´Dia D` da Segunda Guerra Mundial, “ Antes da batalha, o planejamento é tudo. Assim que começa o tiroteio, planos são inúteis ”. O ponto central é que planejar é fundamental, mas não podemos ficar prisioneiros do plano. Então, voltando aqui à pergunta inicial: O que caracteriza um bom processo de Monitoramento & Avaliação? Em poucas palavras: Um bom processo de M&A é aquele que serve como uma bússola para guiar os gestores do projeto. Sem dúvida, o pressuposto é o de que o planejamento tenha sido bem-feito, e há clareza de onde se quer chegar. E por que a comparação com a bússola? O processo de monitoramento e avaliação deve funcionar como uma bússola (para guiar o avião) no sentido de ser útil para orientar os gestores de uma dada intervenção se eles estão indo na direção correta. Então, o M & A vai indicar se estamos fazendo / fizemos a coisa certa, da maneira certa, de modo a potencializar os resultados pretendidos, tendo em vista os recursos disponíveis (financeiros, humanos, experiências, aprendizados e parcerias). O interessante da bússola é justamente a sua capacidade em ir se adaptando ao percurso, até chegarmos ao destino final. Tal como a bússola, também um bom Monitoramento & Avaliação deve ser percebido como um processo dinâmico, e não como um sistema estático de indicadores, não raras vezes com a exigência de métodos complexos para a sua estimativa.
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Recentemente, montei uma estrutura para conduzir um processo seletivo de voluntárias aqui na Phomenta. Algumas pessoas me perguntaram por que eu estava desenvolvendo etapas que deixariam o processo mais complexo e se eu não tinha receio de que as pessoas desistissem devido à complexidade. Vou compartilhar o que respondi, explicar a importância dessa estrutura e como conseguimos atrair e manter perto de nós as pessoas que realmente querem contribuir. Por que desenhar um processo seletivo estruturado para voluntárias? Desenhar um processo seletivo com etapas claras e bem definidas é essencial para assegurar que as candidatas se comprometam verdadeiramente com cada fase e reflitam se o voluntariado faz sentido para elas. Esse tipo de processo não é apenas uma forma de selecionar os melhores talentos, mas também de verificar se aquelas que se juntam a nós compartilham dos nossos valores e estão alinhadas com o nosso propósito. Um processo seletivo mais detalhado permite identificar quem está realmente disposta a se envolver e quem está apenas explorando uma oportunidade. Divulgação da vaga Para começar, definimos claramente os papéis e responsabilidades, além do tempo de dedicação esperado para as voluntárias. Tudo isso foi explicitado na divulgação da vaga, para que, desde o início, as expectativas estivessem claras para as interessadas. Primeira etapa - triagem de candidatas Após receber as inscrições, realizamos uma triagem criteriosa, avaliando as competências e habilidades das candidatas. Selecionamos aquelas que mais se alinhavam com o perfil que buscávamos e enviamos um e-mail informando sobre as próximas etapas do processo. Segunda etapa - entrega e dinâmica de grupo Nesta etapa, solicitamos uma tarefa prática e informamos que haveria uma dinâmica em grupo. Esse momento foi crucial para observar o comprometimento das candidatas e, como esperado, algumas pessoas desistiram. Isso, no entanto, deixou apenas aquelas que estavam realmente interessadas em seguir adiante e que tinham um verdadeiro desejo de contribuir. Terceira etapa - Seleção final Com base nas etapas anteriores, escolhemos as candidatas que melhor atenderam aos critérios e que demonstraram maior afinidade com a cultura da Phomenta. Em seguida, comunicamos as selecionadas e agendamos da integração para integrar aquelas que iriam começar conosco. Integração A integração na Phomenta é muito mais do que uma simples introdução. É o momento propositivo para apresentarmos o propósito da nossa organização e garantir que todas estejam na mesma sintonia, super motivadas a alcançar os nossos objetivos. Quando nossas voluntárias entendem o impacto social que o seu trabalho pode gerar, o engajamento cresce e o compromisso fica mais forte. Assim como toda nova integrante de um time, as voluntárias precisam mergulhar na nossa cultura organizacional. A integração é uma oportunidade para elas se familiarizarem com características fundamentais da nossa cultura dentro da Phomenta: como nos comunicamos, como trabalhamos, e quais comportamentos valorizamos. Isso facilita a adaptação e ajuda as voluntárias a se sentirem parte do nosso grupo desde o primeiro dia! Durante a integração, é essencial esclarecer o que esperamos de cada uma, desde funções e responsabilidades específicas até o impacto que seu trabalho terá. Essa clareza evita confusões e permite que as voluntárias saibam exatamente como podem brilhar e fazer a diferença. Uma integração bem-planejada faz toda a diferença! Ela aumenta o comprometimento das voluntárias e ajuda a reduzir a rotatividade. Quando elas se sentem acolhidas, bem-informadas e preparadas, é muito provável que continuem engajadas e contribuam com a gente por um bom tempo. Além disso, a integração é a chance perfeita para construir conexões genuínas entre voluntárias e phomenters. Ela cria aquele sentimento gostoso de comunidade e pertencimento, que é essencial para manter a motivação em alta. E tem mais: durante a integração, incentivamos as voluntárias a darem seu feedback sobre a experiência. Isso nos ajuda a fazer ajustes e melhorias, garantindo que todas se sintam apoiadas e que nossa abordagem esteja sempre alinhada com as expectativas. A seguir alguns comentários sobre o processo:
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