Como tirar o melhor proveito do Google Calendar para a gestão organizacional

14 de agosto de 2025

O ambiente organizacional é dinâmico e pode exigir soluções práticas para lidar com a rotina e manter a equipe no ritmo certo. Neste artigo, você vai descobrir como usar o Google Calendar de forma estratégica para organizar tarefas, otimizar tempo e melhorar a gestão da sua equipe. 


A gestão do tempo e das atividades pode ser um dos maiores desafios para equipes e líderes. No dia a dia temos tantas demandas, reuniões e prazos para cumprir e ter uma boa ferramenta de organização é essencial para manter as coisas funcionando no tempo que precisam.


Uma das soluções mais acessíveis e eficientes para isso é o Google Calendar, um recurso gratuito do Google, para quem tem conta de e-mail cadastrada, que pode transformar como você e sua equipe se organizam.


A seguir você vai aprender as principais funções do Google Calendar enquanto ferramenta de organização, pois montamos um passo a passo para você poder implementar na sua ONG.


Por que usar o Google Calendar na sua organização?



Ter uma forma de dar visibilidade às demandas da sua OSC, pode ser decisivo para o dia a dia, simplificar a comunicação interna e garantir que equipes e líderes estejam alinhados com prazos e atividades que precisam ser entregues. 

Antes de explorar as funcionalidades práticas, vamos compreender por que vale a pena adotar essa ferramenta na rotina da sua equipe, confira:


Centralização de compromissos: todas as agendas em um só calendário, acessíveis de qualquer dispositivo (celular ou computador). Dessa forma, é fácil visualizar a disponibilidade das pessoas da equipe. Assim, você evita conflitos de horário, desencontros e imprevistos, garantindo uma organização mais clara e eficiente da rotina.

  • Compartilhamento fácil: você pode compartilhar sua agenda com colegas e visualizar a deles.


Para compartilhar sua agenda com seus colegas, basta acessar o calendário, clicar nos três pontinhos ao lado do nome da agenda desejada e selecionar "Configurações e compartilhamento". Em seguida, role até a seção "Compartilhar com pessoas específicas", clique em "Adicionar pessoas", insira o e-mail dos colegas, escolha o nível de permissão (ver detalhes ou editar) e confirme clicando em "Enviar". Eles receberão uma notificação por e-mail e já poderão acessar sua agenda diretamente pelo calendário deles.


Agora, para visualizar agendas compartilhadas por outros membros no Google Calendar, acesse o calendário e clique no sinal de "+" ao lado de "Outras agendas" (barra lateral esquerda). Escolha a opção "Inscrever-se na agenda" e digite o e-mail do colega cuja agenda você quer visualizar. Se a agenda já estiver compartilhada com você, ela aparecerá automaticamente na sua lista de agendas disponíveis, permitindo acompanhar facilmente os compromissos dos membros da sua equipe.


  • Lembretes automáticos: evita esquecimentos com notificações personalizáveis, aparece direto no seu celular.

  • Integração com outras ferramentas: como Google Meet, Drive, e até aplicativos de terceiros.

  • Gratuito e intuitivo: ideal para organizações de qualquer porte.

  • Agendamento de horários: você pode criar um link que compartilha várias possibilidades de horários para as pessoas poderem selecionar um horário disponível. 

Para isso, abra seu calendário e clique no botão "+ Criar", escolhendo a opção "Horários com hora marcada". Configure os horários em que você estará disponível, definindo duração, dias e períodos específicos. O Google gera automaticamente um link único que você pode compartilhar com colegas ou clientes. Ao acessar esse link, cada pessoa pode selecionar facilmente um horário que esteja disponível na sua agenda, e a reunião será marcada automaticamente para ambos, evitando conflitos e simplificando o agendamento.


Funções essenciais do Google Calendar para sua equipe


1. Criação de eventos

É a função básica! Clique no horário desejado e adicione um evento com título, data, horário de início e término.


Dica: adicione uma descrição com a pauta da reunião ou links úteis para facilitar o acesso.


2. Convite para participantes

Ao criar um evento, você pode adicionar os e-mails dos participantes. Eles receberão um convite e poderão confirmar presença.


3. Salas e recursos

Se sua organização utiliza o Google Workspace, você pode reservar salas de reunião ou equipamentos diretamente pelo evento.


4. Repetição de eventos

Para reuniões recorrentes, configure a periodicidade (diária, semanal, mensal, etc.) ao criar o evento.


5. Diferenciação por cores

Use cores diferentes para tipos de compromissos (reuniões internas, prazos, eventos externos), facilitando a visualização da semana.


6. Lembretes e notificações

Programe lembretes por e-mail ou notificação no celular para não perder o horário.


7. Agendas compartilhadas

Crie agendas específicas para equipes, projetos ou setores, e compartilhe com os integrantes.


Passo a passo para começar a usar o Google Calendar


Passo 1: Acesse o Google Calendar

Entre em calendar.google.com com sua conta do Google. Caso não tenha, crie uma gratuitamente.


Passo 2: Configure sua agenda

No menu à esquerda, você verá a sua agenda principal e poderá criar novas agendas conforme a necessidade.


Passo 3: Crie seu primeiro evento

Clique no horário desejado no calendário ou no botão “Criar”, adicione os detalhes e salve.


Passo 4: Compartilhe com a equipe

Para compartilhar uma agenda inteira, clique nos três pontinhos ao lado da agenda e escolha “Configurações e compartilhamento”, adicionando os e-mails dos colegas.


Passo 5: Personalize

Escolha as cores, configure as notificações conforme sua rotina e explore as configurações avançadas, como fusos horários e permissões de visualização.

Dicas extras para potencializar seu uso do Google Calendar


  • Sincronize o calendário com o celular para ter acesso em qualquer lugar. Para isso, baixe o aplicativo Google Agenda no seu celular e faça o login no seu e-mail. Automaticamente vai aparecer a mesma agenda em seu celular e em seu computador..

  • Use a integração com o Google Meet para gerar automaticamente links para videoconferências. Quando cria-se um evento você pode clicar na opção “Adicionar videoconferência do Google meet”, e ao clicar, gera um evento com sala para a videoconferência e o link fica disponível de forma automatizada para os convidados.

  • Revise sua agenda diariamente ou semanalmente para ter clareza sobre suas prioridades.

  • Crie eventos não apenas para reuniões, mas também para blocos de foco, prazos de tarefas e pausas.

  • Crie atividades recorrentes para sempre organizar tal hora para tal atividade. Exemplo: toda 1º segunda feira do mês faremos uma reunião estratégica do projeto. Quinzenalmente reunião de alinhamento de voluntários. E por aí vai…


Conclusão


O Google Calendar é uma ferramenta simples e se bem usada e alimentada é poderosa! Você pode trazer mais organização na rotina, produtividade e clareza para a rotina da sua equipe.

Implementar boas práticas no uso do calendário ajuda a evitar conflitos de agenda, otimizar reuniões e garantir que todos estejam alinhados(as).

Experimente as dicas deste artigo e perceba a diferença na gestão do tempo da sua organização!


Recomendamos que caso tenha interesse em aprimorar o uso da ferramenta Google Agenda, você veja a playlist completa para aprender o passo a passo.



Assista aqui!

Obrigada pela atenção e até a próxima :)


Daniela Han - gestora de projetos do Instituto Phomenta. Tenho experiência como gestora de projetos sociais com projetos que envolviam cadeia produtiva de agricultores familiares e empreendedorismo feminino. Formada em Eng. Agronômica e atualmente mestranda em Máquinas Agrícolas, com ênfase para tecnologias pensadas para agricultores familiares que manejam Sistemas Agroflorestais (SAFs)


Inscreva-se na nossa Newsletter

Últimas publicações

Por Rodrigo Cavalcante 11 de agosto de 2025
Criação de reserva de emergência: descubra por que essa prática é essencial para a sustentabilidade financeira da sua ONG.
Por Mariana Moraes 1 de agosto de 2025
O envelhecimento da população desafia o Terceiro Setor no Brasil. Entenda os impactos e como inovar diante da virada demográfica que já começou.
Por Movimento Bem Maior 29 de julho de 2025
O Movimento Bem Maior (MBM) acaba de disponibilizar o Case Institucional do Futuro Bem Maior, publicação que reúne dados, aprendizados e histórias de impacto das três primeiras edições do programa, realizado desde 2019 em parceria com o Instituto Phi e o Instituto Phomenta. Criado para fortalecer iniciativas sociais em territórios com alto índice de vulnerabilidade social, o Futuro Bem Maior já apoiou 166 organizações de 72 municípios com recursos flexíveis, capacitação e acompanhamento técnico. O case traz uma análise dos efeitos do programa em três níveis: nas organizações apoiadas, público atendido e comunidades. Entre os principais achados, destaca-se que 77% das organizações relataram fortalecimento da autoestima institucional; 73,8% aprimoraram suas capacidades técnicas; 76,1% melhoraram o atendimento ao público; 83,5% conseguiram dar continuidade aos projetos após o ciclo de apoio; 80% ganharam visibilidade em suas comunidades. “Confiar em quem vive os desafios de perto muda tudo. Nosso compromisso é impulsionar quem já transforma a realidade nas pontas. Este case mostra que a confiança, aliada a investimento estratégico, gera resultados reais e duradouros”, afirma Carola Matarazzo, diretora executiva do MBM. A publicação reforça a abordagem do MBM ao apostar em uma filantropia baseada em confiança, que descentraliza recursos e fortalece organizações sociais como motor de transformação social. O documento está disponível gratuitamente. Clique no botão abaixo para ter acesso! 
Por Maria Cecília Prates 14 de julho de 2025
Em projetos sociais os resultados estão quase sempre associados a resultados intangíveis, subjetivos e abstratos, como por exemplo: crianças saudáveis, adolescentes com autoconfiança, autoestima de idosos, jovens capacitados para o mercado de trabalho, comunidade engajada, famílias ajustadas, empreendedores bem-sucedidos, e por aí vai… Alcançar esses resultados intermediários são etapas necessárias e imprescindíveis que vão contribuir para o alcance do impacto final pretendido de transformação na vida das pessoas atendidas. O problema é que até hoje no Brasil ainda não se tem clareza metodológica sobre como medir esses conceitos tão amplamente adotados na área social, que seja confiável e capaz de captar (ser sensível a) os avanços conseguidos . Então, se não há essa clareza – e aqui me refiro sobretudo à grande maioria das organizações do terceiro setor – como conseguir PLANEJAR bem os projetos sociais? Ou seja, como explicitar O QUE queremos mudar? E como saber depois se o que fizemos conseguiu, de fato, chegar AONDE queríamos, ou seja, AVALIAR se as iniciativas conduzidas foram válidas, eficazes e eficientes? Medição compartilhada: uma prática que deveria ganhar força no Brasil No Reino Unido e EUA desde 2003 – No Reino Unido vêm sendo envidados esforços por organizações think-tanks (como a New Philanthropy Capital – NPC , ou a Triangle /Outcomes Star ) e nos Estados Unidos ( FSG) para construírem sistemas de indicadores “de prateleira” (do inglês, off-the-shelf tools ) que possam ser compartilhados por organizações do terceiro setor ( charities or NGOs – Non-Governmaental Organisations ). No Reino Unido, organizações sociais trabalhando em uma mesma área-fim (por exemplo, educação de adolescentes em situação de vulnerabilidade) foram se unindo, capitaneadas por alguma organização think-tank como a NPC, para desenvolverem um sistema comum de avaliação de resultados. Nesse sentido, os conceitos abstratos relacionados a objetivos de resultados (por exemplo: autoestima), adotados por organizações trabalhando com públicos semelhantes, foram sendo operacionalizados nos mesmos indicadores ou escalas. Feita a operacionalização dos conceitos, as demais ferramentas para medição também começaram a ser desenvolvidas em comum, através do apoio de uma equipe especializada, tais como a construção dos questionários, a estratégia para a sua aplicação, o sistema de base de dados (que pode ser online ) e o referencial para análise dos dados coletados. No Brasil, no período em que atuei (2011 – 2016) no Programa da POS (Parceria com Organizações Sociais) da Fundação Dom Cabral – FDC (hoje denominado Pilaris ), quis começar a difundir essa ideia das ferramentas de prateleira ( Avaliação de projetos sociais no terceiro setor: uma agenda em construção , seção IV), mas percebi que o terreno precisava antes ser melhor trabalhado. Por isso, no Manual que desenvolvi para apoiar o trabalho com as organizações participantes do Programa (Manual de Planejamento e Avaliação de Projetos Sociais para Organizações Sociais) , comecei a incluir alguns instrumentos que pudessem funcionar como “ferramentas de prateleira”. Esses instrumentos vinham de três fontes: conceitos abstratos que já tinham sido traduzidos para a prática e validados; experiências de monitoramento com algumas dessas organizações; ou ainda, foram criados durante as avaliações de projetos sociais que conduzi. Para ilustrar melhor a ideia, aqui estão alguns exemplos de instrumentos incluídos no Manual: Conceito: autoestima (escala de Rosenberg), pág. 40-42 do Manual Conceito: impulsividade de adolescentes (escala de Barrat), p.66 Conceito: ser cuidadoso com o meio-ambiente / Avaliação de projeto de apicultura (pág. 67-68) Conceito: bem-estar de crianças e adolescentes, entre 11-16 anos (NPC), Pág. 197-205 Marco lógico: projeto de qualificação digital, Instituto Ramacrisna (pág. 207-210) Questionário: Preparação de jovens (16-18 anos) para inserção no mercado de trabalho, Associação Projeto Providência (pág. 226 – 230) A intenção de compartilhar esses instrumentos no Manual foi oferecer inspiração e facilitar o trabalho de planejamento e avaliação em organizações que atuam com projetos sociais semelhantes, ajudando, assim, a “queimar etapas” e avançar com mais agilidade nesse processo. Medição compartilhada: o caso da ferramenta Outcomes Star Como surgiu? Outcomes Star (traduzido ao pé da letra: Estrela de Resultados) é uma ferramenta para medir e apoiar as mudanças / resultados, que foi criada e desenvolvida pela Triangle Consulting Social Enterprise do Reino Unido . A Triangle, fundada em 2003, se define como “ uma empresa inovadora, guiada por uma missão social que é a de apoiar os provedores de serviços sociais a transformarem vidas de pessoas vivendo em situação de vulnerabilidade social, traumas, deficiências ou doenças, por meio da criação e o uso correto de ferramentas que engajem e promovam abordagem facilitadoras ”. A primeira versão do Outcomes Star começou como uma demanda (em 2003) da St Mungo`s, uma organização social voltada para o atendimento de moradores de rua, que queria avaliar os resultados do seu trabalho. A ferramenta acabou ganhando tração a partir da constatação de sua aplicabilidade também junto a outras organizações do Reino Unido que atendiam moradores de rua. Foi quando a Triangle , então, avançou naquele protótipo inicial, por meio do desenvolvimento da chamada “jornada da mudança” (do inglês, the Journey of change ), das escalas de medição adequadas tanto para os usuários dos serviços (ou clientes) como para os provedores do serviço (ou colaboradores dessas organizações executoras), e do Guia com as orientações para a implementação do instrumento. Assim, em dezembro de 2016 surgia a primeira versão da Outcomes Star , com o foco em moradores de rua. O que é a ferramenta? Conforme explicado no site , cada versão da Outcomes Star compreende um conjunto de escalas apresentadas de modo amigável e acessível em formato de uma estrela (figura), em que cada escala (ou cada ponta da estrela) representa uma dimensão relevante do resultado pretendido. Cada escala é explicitada em estágios (que podem ser 5 ou 10), sendo cada estágio cuidadosamente definido, de modo a caracterizar cada uma das etapas necessárias para promover a mudança sustentável na vida das pessoas atendidas. A ideia é que a ferramenta seja aplicada pela equipe da organização com cada usuário do serviço, desse modo permitindo visualizar e analisar com clareza a “ jornada da mudança ”: onde se está no percurso, os resultados alcançados (e os não alcançados), e as evidências do que precisa ser trabalhado.
Por Mariana Mangieri e Beatriz Camelo 13 de junho de 2025
Uma boa gestão de conflitos transforma positivamente o ambiente organizacional ao aplicar princípios de comunicação eficaz. Neste artigo, abordaremos o livro “Conversas Difíceis: Como Discutir o Que Mais Importa”, resultado de 15 anos de pesquisa do Projeto de Negociação de Harvard, que oferece ferramentas para gerenciar relacionamentos e solucionar conflitos em diversas situações. Queremos te ajudar a organizar seus pensamentos antes de começar uma conversa difícil assim como o livro sugere. O primeiro passo é entender os três tipos de conversa. Ao final, sugerimos práticas a serem seguidas. Boa leitura! As Três Conversas Centrais e a Ação da Boa Gestão O livro revela que toda conversa difícil é composta por três "conversas" subjacentes: a Conversa "O que aconteceu?", a Conversa das Emoções e a Conversa da Identidade. A boa gestão age diretamente sobre cada uma delas para transformar desafios em oportunidades: Na conversa do tipo “O que aconteceu?”, os participantes focam em quem está certo ou errado, partindo de suposições que levam ao ciclo de acusações e impedem a solução. Conforme o autor: “quando algo desagradável acontece, o foco da conversa gira em torno de quem está certo, quem está errado, quem disse o quê, quem deve assumir a responsabilidade e assim por diante. Passamos a discutir quase todos os detalhes.”. Exemplo de conflito – Projeto atrasado e disputa de culpa: ao desenhar a festa junina da organização, ficou faltando definir quem compraria e arrecadaria as prendas das barracas, gerando muito estresse no dia da festa. Logo, membros começaram a atribuir culpa uns aos outros: “Foi o time das coordenadoras”; “Não, foram vocês que não passaram direitos”; “Não me envolvam, eu fiz minha parte”. Esse cenário ilustra como a suposição de que “a culpa é sempre do outro” gera impasse, pois cada parte adota a mentalidade “eu estou certo, você está errado”. Já quando falamos no tipo das Conversa das Emoções : as emoções negativas, se não forem gerenciadas, podem transformar uma conversa em confronto, pois a adrenalina liberada pode "deixar o cérebro em branco". Uma boa gestão ajuda a conhecer e expressar sentimentos adequadamente, e a mudar a percepção para alterar a maneira como os sentimentos são experimentados. Isso alivia a ansiedade e permite foco na resolução do problema. Exemplo de conflito – Projeto atrasado e disputa de culpa: imagine que um gestor solicite a um colaborador que faça ajustes em um relatório até o final do dia. O funcionário pode entender esse pedido como “falta de confiança na minha competência” e reagir com irritação ou resistência, mesmo que a intenção do gestor não seja punir, mas sim assegurar a qualidade. Essa interpretação precipitada de “más intenções” gera tensão e impede que ambos discutam a real necessidade de melhoria de conteúdo. Por fim, quando falamos da Conversa da Identidade: é quando uma conversa difícil ameaça a auto-identidade de alguém (questões como "sou competente?", "sou uma boa pessoa?"), e as pessoas podem reagir defensivamente. A boa gestão auxilia a fundamentar a identidade dos colaboradores, focando no valor próprio e na capacidade de examinar-se objetivamente e admitir falhas sem medo. Além disso, a gestão eficaz desiste de tentar controlar as reações dos outros, focando em influenciar e adaptar a própria autopercepção. Exemplo de conflito – Avaliação de desempenho e abalo de autoestima: durante uma avaliação de desempenho, é comum um superior dizer: “seu desempenho no trabalho é tão ruim; você acha que pode competir pela promoção?”. Ao ouvir isso, o colaborador sente sua autoestima ameaçada e parte para uma reação defensiva (“Vou provar que sou competente”), gerando um impasse. Ao invés de entrar nesse ciclo, o texto sugere que o profissional reflita sobre a crítica, aceite falhas e mantenha a “identidade fundamentada” para permitir um diálogo construtivo. Passos Práticos para uma Gestão de Conversas Eficaz Além de abordar as três conversas, o livro oferece passos práticos que uma boa gestão pode seguir para lidar com conversas difíceis de forma mais eficaz: Esclarecer o propósito da conversa: antes de iniciar, o gestor deve ter clareza sobre o objetivo. Para isso, pergunte-se "o que eu preciso?" e "qual é meu objetivo?", assim é mais fácil manter a conversa no rumo certo e evitar desvios. Começar com uma abertura neutra: abordar a questão imparcialmente, como um observador ajuda a reduzir a defensividade e abrir caminho para um diálogo mais construtivo. Ouvir com atenção e expressar pensamentos claramente: estabelecer uma comunicação de mão dupla, onde o gestor pratica a escuta ativa para entender a perspectiva do outro e expressa suas próprias ideias de forma concisa e compreensível. Reformular a conversa quando ela chega a um impasse: ter a habilidade de trazer a discussão de volta ao foco quando ela se desvia ou estagna, garantindo que o problema seja resolvido. Isso exige a capacidade de "romper padrões de pensamento enraizados", ou seja, conseguir mediar e interferir nas falas para voltar ao objetivo inicial da conversa O Impacto Positivo Geral da Boa Gestão Ao aplicar esses princípios, uma boa gestão de conflitos transforma o ambiente organizacional. A capacidade de gerenciar bem os relacionamentos em diferentes situações, seja pessoal, profissional ou em negociações, é ampliada. Ao promover a compreensão mútua, o compartilhamento de responsabilidades e a resolução construtiva de conflitos, a gestão não apenas soluciona problemas de forma mais eficaz, mas também fortalece mais as equipes, aumenta a produtividade e cultiva uma cultura de confiança e resiliência. Dessa forma, as conversas difíceis se tornam oportunidades para aprendizado e crescimento, em vez de fontes de conflito e estagnação. Gostou do conteúdo? A Phomenta está realizando um mapeamento e quer saber como o terceiro setor está gerindo pessoas e conflitos em suas organizações. Compartilhe sua experiência e contribua com este estudo acessando: [link] Artigo realizado com apoio da ferramenta de IA Notebooklm e do livro Conversas difíceis - Douglas Stone, Bruce Patton e Sheila Heen 
Por Pâmela Lima 2 de junho de 2025
Guia prático que ensina como estruturar uma página de captação de doações para ONGs: mensagem clara, métricas de impacto, transparência financeira e CTA que converte. Saiba mais!
mostrar mais

Participe do nosso grupo no WhatsApp para receber nossos conteúdos em primeira mão

Entrar para o grupo