Como tirar o melhor proveito do Google Calendar para a gestão organizacional

14 de agosto de 2025

O ambiente organizacional é dinâmico e pode exigir soluções práticas para lidar com a rotina e manter a equipe no ritmo certo. Neste artigo, você vai descobrir como usar o Google Calendar de forma estratégica para organizar tarefas, otimizar tempo e melhorar a gestão da sua equipe. 


A gestão do tempo e das atividades pode ser um dos maiores desafios para equipes e líderes. No dia a dia temos tantas demandas, reuniões e prazos para cumprir e ter uma boa ferramenta de organização é essencial para manter as coisas funcionando no tempo que precisam.


Uma das soluções mais acessíveis e eficientes para isso é o Google Calendar, um recurso gratuito do Google, para quem tem conta de e-mail cadastrada, que pode transformar como você e sua equipe se organizam.


A seguir você vai aprender as principais funções do Google Calendar enquanto ferramenta de organização, pois montamos um passo a passo para você poder implementar na sua ONG.


Por que usar o Google Calendar na sua organização?



Ter uma forma de dar visibilidade às demandas da sua OSC, pode ser decisivo para o dia a dia, simplificar a comunicação interna e garantir que equipes e líderes estejam alinhados com prazos e atividades que precisam ser entregues. 

Antes de explorar as funcionalidades práticas, vamos compreender por que vale a pena adotar essa ferramenta na rotina da sua equipe, confira:


Centralização de compromissos: todas as agendas em um só calendário, acessíveis de qualquer dispositivo (celular ou computador). Dessa forma, é fácil visualizar a disponibilidade das pessoas da equipe. Assim, você evita conflitos de horário, desencontros e imprevistos, garantindo uma organização mais clara e eficiente da rotina.

  • Compartilhamento fácil: você pode compartilhar sua agenda com colegas e visualizar a deles.


Para compartilhar sua agenda com seus colegas, basta acessar o calendário, clicar nos três pontinhos ao lado do nome da agenda desejada e selecionar "Configurações e compartilhamento". Em seguida, role até a seção "Compartilhar com pessoas específicas", clique em "Adicionar pessoas", insira o e-mail dos colegas, escolha o nível de permissão (ver detalhes ou editar) e confirme clicando em "Enviar". Eles receberão uma notificação por e-mail e já poderão acessar sua agenda diretamente pelo calendário deles.


Agora, para visualizar agendas compartilhadas por outros membros no Google Calendar, acesse o calendário e clique no sinal de "+" ao lado de "Outras agendas" (barra lateral esquerda). Escolha a opção "Inscrever-se na agenda" e digite o e-mail do colega cuja agenda você quer visualizar. Se a agenda já estiver compartilhada com você, ela aparecerá automaticamente na sua lista de agendas disponíveis, permitindo acompanhar facilmente os compromissos dos membros da sua equipe.


  • Lembretes automáticos: evita esquecimentos com notificações personalizáveis, aparece direto no seu celular.

  • Integração com outras ferramentas: como Google Meet, Drive, e até aplicativos de terceiros.

  • Gratuito e intuitivo: ideal para organizações de qualquer porte.

  • Agendamento de horários: você pode criar um link que compartilha várias possibilidades de horários para as pessoas poderem selecionar um horário disponível. 

Para isso, abra seu calendário e clique no botão "+ Criar", escolhendo a opção "Horários com hora marcada". Configure os horários em que você estará disponível, definindo duração, dias e períodos específicos. O Google gera automaticamente um link único que você pode compartilhar com colegas ou clientes. Ao acessar esse link, cada pessoa pode selecionar facilmente um horário que esteja disponível na sua agenda, e a reunião será marcada automaticamente para ambos, evitando conflitos e simplificando o agendamento.


Funções essenciais do Google Calendar para sua equipe


1. Criação de eventos

É a função básica! Clique no horário desejado e adicione um evento com título, data, horário de início e término.


Dica: adicione uma descrição com a pauta da reunião ou links úteis para facilitar o acesso.


2. Convite para participantes

Ao criar um evento, você pode adicionar os e-mails dos participantes. Eles receberão um convite e poderão confirmar presença.


3. Salas e recursos

Se sua organização utiliza o Google Workspace, você pode reservar salas de reunião ou equipamentos diretamente pelo evento.


4. Repetição de eventos

Para reuniões recorrentes, configure a periodicidade (diária, semanal, mensal, etc.) ao criar o evento.


5. Diferenciação por cores

Use cores diferentes para tipos de compromissos (reuniões internas, prazos, eventos externos), facilitando a visualização da semana.


6. Lembretes e notificações

Programe lembretes por e-mail ou notificação no celular para não perder o horário.


7. Agendas compartilhadas

Crie agendas específicas para equipes, projetos ou setores, e compartilhe com os integrantes.


Passo a passo para começar a usar o Google Calendar


Passo 1: Acesse o Google Calendar

Entre em calendar.google.com com sua conta do Google. Caso não tenha, crie uma gratuitamente.


Passo 2: Configure sua agenda

No menu à esquerda, você verá a sua agenda principal e poderá criar novas agendas conforme a necessidade.


Passo 3: Crie seu primeiro evento

Clique no horário desejado no calendário ou no botão “Criar”, adicione os detalhes e salve.


Passo 4: Compartilhe com a equipe

Para compartilhar uma agenda inteira, clique nos três pontinhos ao lado da agenda e escolha “Configurações e compartilhamento”, adicionando os e-mails dos colegas.


Passo 5: Personalize

Escolha as cores, configure as notificações conforme sua rotina e explore as configurações avançadas, como fusos horários e permissões de visualização.

Dicas extras para potencializar seu uso do Google Calendar


  • Sincronize o calendário com o celular para ter acesso em qualquer lugar. Para isso, baixe o aplicativo Google Agenda no seu celular e faça o login no seu e-mail. Automaticamente vai aparecer a mesma agenda em seu celular e em seu computador..

  • Use a integração com o Google Meet para gerar automaticamente links para videoconferências. Quando cria-se um evento você pode clicar na opção “Adicionar videoconferência do Google meet”, e ao clicar, gera um evento com sala para a videoconferência e o link fica disponível de forma automatizada para os convidados.

  • Revise sua agenda diariamente ou semanalmente para ter clareza sobre suas prioridades.

  • Crie eventos não apenas para reuniões, mas também para blocos de foco, prazos de tarefas e pausas.

  • Crie atividades recorrentes para sempre organizar tal hora para tal atividade. Exemplo: toda 1º segunda feira do mês faremos uma reunião estratégica do projeto. Quinzenalmente reunião de alinhamento de voluntários. E por aí vai…


Conclusão


O Google Calendar é uma ferramenta simples e se bem usada e alimentada é poderosa! Você pode trazer mais organização na rotina, produtividade e clareza para a rotina da sua equipe.

Implementar boas práticas no uso do calendário ajuda a evitar conflitos de agenda, otimizar reuniões e garantir que todos estejam alinhados(as).

Experimente as dicas deste artigo e perceba a diferença na gestão do tempo da sua organização!


Recomendamos que caso tenha interesse em aprimorar o uso da ferramenta Google Agenda, você veja a playlist completa para aprender o passo a passo.



Assista aqui!

Obrigada pela atenção e até a próxima :)


Daniela Han - gestora de projetos do Instituto Phomenta. Tenho experiência como gestora de projetos sociais com projetos que envolviam cadeia produtiva de agricultores familiares e empreendedorismo feminino. Formada em Eng. Agronômica e atualmente mestranda em Máquinas Agrícolas, com ênfase para tecnologias pensadas para agricultores familiares que manejam Sistemas Agroflorestais (SAFs)


Inscreva-se na nossa Newsletter

Últimas publicações

Por Maria Cecília Prates 10 de fevereiro de 2026
Quer doar, mas não sabe se o dinheiro vai chegar onde precisa? No Brasil, a desconfiança ainda trava doações. Veja como doar de forma efetiva e gerar impacto social real.
Por Instituto Phomenta 15 de janeiro de 2026
O adoecimento mental da população brasileira tem se intensificado nos últimos anos e já se reflete de forma direta no mundo do trabalho. O aumento de afastamentos por transtornos mentais, a ampliação de quadros de ansiedade e a exaustão profissional passaram a ocupar o centro dos debates sobre produtividade, gestão de pessoas e sustentabilidade organizacional. No Terceiro Setor, esse cenário não é diferente — e apresenta contornos ainda mais críticos. Dados da Pesquisa Saúde Mental e Bem-Estar no Terceiro Setor (2023), realizada pelo Instituto Phomenta, revelam que 55% dos profissionais do setor expressam algum nível de preocupação com sua saúde mental e bem-estar. Esse contexto foi debatido no Webinar Tendências para o Terceiro Setor 2026, promovido pelo Instituto Phomenta, que apontou a saúde mental como uma das principais tendências e desafios estruturais para as organizações sociais nos próximos anos. A pesquisa ouviu 842 profissionais, de 214 cidades, em todos os estados brasileiros e no Distrito Federal. Os dados mostram que o alto comprometimento com a causa convive com estresse constante, sensação de urgência permanente e dificuldade de estabelecer limites entre vida pessoal e trabalho, um paradoxo cada vez mais presente no cotidiano das organizações da sociedade civil. Cuidar de quem cuida Durante muito tempo, o trabalho no Terceiro Setor esteve associado à ideia de propósito como fator de proteção emocional. Os dados da pesquisa indicam que essa narrativa já não se sustenta. Entre os respondentes, 38% classificam sua saúde mental como regular e 17% como ruim, evidenciando um cenário de alerta que afeta tanto profissionais quanto lideranças. O recorte de gênero revela desigualdades importantes. As mulheres, que representam 65% da força de trabalho no Terceiro Setor, são as que expressam maiores níveis de preocupação: 60% relatam algum grau de insatisfação com sua saúde mental e bem-estar, frente a 45% dos homens. Entre os jovens, os índices são ainda mais elevados. Profissionais de 18 a 24 anos e de 25 a 34 anos apresentam os piores indicadores, com 69% e 70%, respectivamente, avaliando sua saúde mental como regular ou ruim. Esses dados foram destacados no Webinar Tendências para o Terceiro Setor 2026 como um sinal de que o setor precisa repensar suas práticas internas se quiser manter equipes engajadas e sustentáveis. A NR-1 e o impacto direto na gestão das organizações Outro ponto central do debate foi a atualização da Norma Regulamentadora nº 1 (NR-1). A partir de maio de 2025, organizações com pessoas contratadas sob regime CLT passam a ter a responsabilidade de identificar, prevenir e gerenciar riscos psicossociais no ambiente de trabalho. Entre os fatores de risco mais recorrentes, a pesquisa da Phomenta aponta: excesso de demandas e tarefas, indicado por 64% dos respondentes como principal fator de estresse; jornadas prolongadas e dificuldade de equilíbrio entre vida pessoal e trabalho; ausência de reconhecimento e suporte institucional; conflitos interpessoais e condições precárias de trabalho. Os efeitos desse modelo aparecem nos sintomas relatados: 77% dos profissionais mencionam ansiedade como um dos principais impactos, e 64% relatam exaustão física. Durante o webinar, foi reforçado que o cumprimento da NR-1, embora necessário, não é suficiente para enfrentar um problema estrutural. O desafio está na revisão das práticas de gestão de pessoas, incluindo distribuição de tarefas, modelos de liderança, processos decisórios e a forma como o cuidado é incorporado, ou negligenciado, na cultura organizacional. Saúde mental como estratégia de sustentabilidade A pesquisa também evidencia que mais de 70% dos respondentes não percebem ações intencionais de suas organizações voltadas à promoção do bem-estar. Esse dado foi amplamente debatido no Webinar Tendências para o Terceiro Setor 2026, que destacou a urgência de transformar o cuidado em estratégia institucional. Entre as organizações que adotam ações voltadas à saúde mental, os profissionais citam iniciativas como atendimento psicológico, espaços de diálogo, formações, flexibilidade no trabalho e momentos de convivência. Ainda assim, esses esforços seguem sendo exceção, e não regra. No Terceiro Setor, cuidar da saúde mental das equipes deixou de ser um tema secundário. Trata-se de uma condição para a permanência das pessoas, para a qualidade do trabalho realizado e para a coerência entre missão institucional e práticas internas. A crise de saúde mental convida o setor a um exercício de autocrítica. Não é possível enfrentar desigualdades externas se, internamente, as relações de trabalho reproduzem exaustão, urgência permanente e invisibilização do cuidado. Em 2026, organizações que colocarem as pessoas no centro da gestão estarão mais preparadas para sustentar seu impacto social no longo prazo. Assista completo:
Por Instituto Phomenta 12 de janeiro de 2026
As transformações no cenário internacional de financiamento foram um dos alertas mais sensíveis apresentados no Webinar: Tendências de 2026 para o Terceiro Setor, realizado pelo Instituto Phomenta. Em um contexto de instabilidade política, mudanças de prioridades globais e retração de recursos externos, organizações brasileiras já sentem os impactos de uma filantropia internacional mais seletiva, menos previsível e cada vez mais estratégica. Em 2026, essa tendência se consolida e exige das organizações sociais um reposicionamento em relação à forma como acessam, gerenciam e diversificam suas fontes de recursos. A retração do financiamento internacional Durante o webinar, foram destacados movimentos recentes que ajudam a explicar o cenário atual, como a redução de repasses de países da OCDE (Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico), o enfraquecimento de programas tradicionais de cooperação internacional e o encerramento ou redirecionamento de iniciativas históricas, como a USAID (Agência dos Estados Unidos para o Desenvolvimento Internacional). Essas mudanças não acontecem de forma isolada. Elas refletem disputas geopolíticas, reorientação de agendas nacionais e uma priorização maior de crises internas por parte de países doadores. Para muitas organizações do Sul Global, isso representa a perda de fontes que, por décadas, sustentaram projetos e estruturas institucionais. Menos recursos, mais exigências Além da diminuição do volume de recursos, o webinar destacou um aumento significativo no nível de exigência dos financiadores internacionais que permanecem ativos. Entre os critérios mais observados estão: capacidade de gestão financeira e institucional; governança estruturada; indicadores consistentes de resultados; alinhamento com agendas globais específicas; histórico de parcerias e execução. Em 2026, organizações com baixa maturidade institucional tendem a enfrentar ainda mais barreiras para acessar recursos internacionais, mesmo quando atuam em causas prioritárias. O papel do financiamento público no Brasil Em contraste com a retração internacional, observamos o crescimento dos repasses federais no Brasil nos últimos anos. Esse movimento abre oportunidades, mas também traz desafios próprios. Acesso a recursos públicos exige preparo técnico, capacidade de prestação de contas, adequação jurídica e fôlego financeiro para lidar com prazos e burocracias. Para muitas organizações, isso demanda investimentos prévios em estrutura e equipe, o que nem sempre é possível sem apoio externo. Ainda assim, o aumento do financiamento público reforça a importância de olhar para o território nacional como parte estratégica da sustentabilidade financeira. Diversificação como estratégia de sobrevivência Uma das principais reflexões trazidas é que depender de uma única fonte de recursos se torna cada vez mais arriscado. Em 2026, a diversificação deixa de ser recomendação e passa a ser condição de sobrevivência. Isso envolve combinar diferentes fontes, como: filantropia nacional; parcerias com empresas; recursos públicos; doações individuais; prestação de serviços alinhados à missão. O impacto das mudanças na autonomia das organizações As transformações na filantropia internacional também afetam a autonomia das organizações sociais. Com menos recursos disponíveis e maior competição, cresce o risco de adaptação excessiva a agendas externas, em detrimento das demandas reais dos territórios. Por isso a importância de manter o foco na missão e no impacto social, mesmo diante de pressões financeiras. Organizações mais preparadas institucionalmente tendem a negociar melhor, fazer escolhas mais estratégicas e preservar sua coerência. O que essa tendência exige das organizações Em 2026, o cenário de financiamento será mais restrito, mais técnico e mais competitivo. Organizações que investem em desenvolvimento institucional, planejamento financeiro e fortalecimento da gestão terão mais condições de atravessar esse contexto com menos rupturas. Como discutido no webinar, adaptar-se às mudanças da filantropia internacional não significa abandonar princípios, mas sim construir bases mais sólidas para seguir atuando com impacto, autonomia e sustentabilidade no longo prazo. Confira o Conteúdo:
Por Instituto Phomenta 5 de janeiro de 2026
A confiança no Terceiro Setor está em alerta. Entenda por que transparência, governança e coerência se tornaram decisivas para as organizações em 2026.
Por Instituto Phomenta 29 de dezembro de 2025
Agentes de IA ganham espaço no Terceiro Setor em 2026, apoiando captação, operação e gestão. Entenda a tendência, seus usos e os cuidados para organizações sociais.
Por Mariana Moraes 11 de dezembro de 2025
Antes de definir metas ou pensar nos posts do ano, olhe para dentro da sua organização. Saiba aqui o que se perguntar antes de montar seu planejamento estratégico.
mostrar mais

Participe do nosso grupo no WhatsApp para receber nossos conteúdos em primeira mão

Entrar para o grupo