Cuidar adequadamente do patrimônio de uma organização não é apenas uma exigência administrativa, mas também uma prática que reforça a transparência e a credibilidade junto a parceiros, doadores e beneficiários. Em uma ONG, onde cada recurso conta e tem impacto direto nas atividades-fim, conhecer, registrar e acompanhar o uso de bens é fundamental para evitar perdas, otimizar investimentos e garantir que cada item cumpra seu papel no apoio às ações da instituição. Essa gestão vai além do simples controle físico: envolve planejamento, atualização constante de informações e alinhamento com a missão organizacional.

Por que manter um controle patrimonial?

Manter um registro patrimonial dos bens móveis e equipamentos – como computadores, impressoras, móveis, entre outros é uma prática fundamental. Além disso, é importante também controlar os itens de pequeno valor, que podem ser definidos pela própria entidade com base em critérios internos (como valor abaixo de um determinado limite monetário, por exemplo R$ 300,00).

Esse controle permite: evitar dispersão e extravio de bens; minimizar o risco de uso indevido; aumentar a vida útil dos ativos; facilitar a prestação de contas com parceiros e órgãos de controle.

Informações importantes para o controle patrimonial

Um bom sistema de controle patrimonial deve conter, no mínimo, os seguintes campos:

• Número de identificação do bem (com etiqueta, código de barras ou QR Code);
• Descrição detalhada do item;
• Número da Nota Fiscal;
• "Part Number" ou "Serial Number" (quando aplicável);
• Data de aquisição;
• Valor de aquisição ou valor estimado;
• Localização física do bem (setor ou unidade);
• Responsável atual pelo bem;
• Situação atual (novo, usado, em manutenção, obsoleto etc.);
• Vida útil estimada;
• Observações complementares (como garantias ou contratos de manutenção).

Elaborar um termo de responsabilidade pela guarda e uso de equipamento, com as informações de qual bem foi entregue, condições de uso, prazo de devolução e providenciar a assinatura do voluntário, colaborador ou prestador de serviços, trará mais responsabilidade para o usuário e uma garantia a organização que o item será devolvido.



Frequência da atualização do controle

A periodicidade da atualização do controle patrimonial deve considerar a realidade e a complexidade das operações da ONG. Em organizações com alta rotatividade de itens, recomenda-se a revisão do inventário mensalmente. Já em contextos com menor movimentação de bens, a atualização pode ocorrer semestralmente ou anualmente.

Em cada revisão, é importante registrar:

• Inclusão de novos itens;
• Baixa ou descarte de bens;
• Transferências internas;
• Ocorrência de danos ou perdas;
• Alterações de local ou de responsável pelo bem.

Com base na ITG 2002 – Entidade sem Finalidade de Lucros e na NBC TG 27 – Ativo Imobilizado, ambas normas contábeis brasileiras, a organização pode definir quais bens serão classificados como ativo imobilizado e quais não se enquadram nessa categoria. Após essa análise, é possível estabelecer formas de controle que atendam aos critérios contábeis, patrimoniais e fiscais, contemplando aspectos como depreciação e outros procedimentos exigidos pela legislação.

A elaboração e a manutenção de um controle patrimonial (inventário) através de planilhas, sistemas de controles patrimoniais auxilia na visualização que traz uma análise sobre a situação real da entidade.