Sistema de gestão para OSCs pequenas: o que é melhor?

18 de maio de 2023

Este conteúdo foi produzido por Maria Cecília Prates

Recentemente, assisti novamente ao webinar da Vera Solutions sobre gestão de impacto social em organizações do terceiro setor, no qual foi apresentado o software 'Amp Impact' (Amplify Impact). Esse software é uma ferramenta especializada para a gestão de portfólio de programas e projetos sociais, desenvolvida na reconhecida plataforma de computação em nuvem Salesforce para CRM (Customer Relationship Management).

Amp Impact: uma ferramenta de gestão aplicável a todas as OSCs no Brasil?

Durante o webinar, foi mencionado que desde 2010 a Vera Solutions já personalizou o uso da plataforma Salesforce para mais de 300 organizações sem fins lucrativos (OSFLs) em 50 países, com o objetivo de fortalecer seus sistemas de informação e capacidade de coletar, gerenciar, analisar e utilizar dados, seja para medição de impacto, gestão de projetos e doações, ou gerenciamento da cadeia de suprimentos. No Brasil, a Vera Solutions chegou recentemente...

Ao assistir à apresentação da ferramenta 'Amp Impact' pelos representantes da Vera Solutions, Alan Guedes e Gustavo Valentim, tem-se a impressão de que, com esse software, as questões de gestão e medição de resultados do terceiro setor serão resolvidas daqui para frente, tanto para as organizações executoras (OSC) quanto para as financiadoras, que geralmente são institutos e fundações. Será mesmo?

E quanto às outras ferramentas que também estão sendo disponibilizadas?

Considerando o contexto brasileiro, não tenho dúvidas de que o uso do Amp Impact pode contribuir significativamente para a gestão do terceiro setor. No entanto, reconheço que, por enquanto, apenas um grupo restrito de organizações, principalmente as financiadoras, possui as pré-condições para adotar essa ferramenta de forma efetiva. E essa advertência não se aplica apenas ao Amp Impact, mas também a outros recursos e softwares tecnológicos que estão começando a ser disponibilizados no país, para citar alguns exemplos:

Power BI (Business Intelligence) da Microsoft é uma ferramenta recomendada para aqueles que desejam conhecê-la. Ela possui uma versão gratuita até certo ponto de uso. Recomendo o livro "Dominando o Power BI" de Karine Lago e Laender Alves, assim como o canal do YouTube de Karine Lago, que oferece explicações didáticas. Embora o foco dessa ferramenta seja em organizações lucrativas (empresas), ela também tem sido aplicada em OSFLs, como afirmado pela equipe da consultoria Herkenhoff & Prates em um webinar do GIFE em 09/09/2020.
Smartsheet – é uma plataforma empresarial projetada para agilizar a execução dos negócios e auxiliar na coordenação de trabalhos colaborativos. O Smartsheet é integrável com outros aplicativos, como os da Microsoft, Salesforce e Google.
Bússola Social – é uma ferramenta web específica para a gestão de projetos sociais realizados por organizações públicas ou privadas, com ou sem fins lucrativos. O Bússola Social pode ser usado tanto para apoiar as OSCs executoras, no controle de atendimentos, análise de planejamento versus realização e emissão de relatórios gerenciais, quanto para as organizações investidoras, em sua maioria institutos e fundações, na seleção de propostas e projetos, acompanhamento de parcerias e elaboração de relatórios de impacto.

Por que essas ferramentas de gestão ainda têm aplicação restrita para o setor social no Brasil?

Antes de decidir adquirir ou comprar externamente um sistema de gestão informatizado para a organização, é fundamental preparar a organização para lidar de forma competente com a demanda por informações. Isso é especialmente relevante para as organizações executoras, que geralmente são pequenas, possuem recursos limitados e uma gestão ainda precária. Caso contrário, estaríamos colocando "o carro na frente dos bois", ou seja, invertendo a ordem adequada das coisas, o que poderia prejudicar a organização em vez de ajudá-la.

As etapas preparatórias necessárias

Etapa 1 – Conceptualizar as questões relevantes para a organização.

Com base na minha experiência com organizações do terceiro setor no país, posso afirmar com segurança que o maior desafio em termos de gestão e avaliação de projetos é a conceptualização e identificação do que é relevante para acompanhar na organização. Isso significa ter clareza sobre a missão, visão e teoria da mudança que devem orientar todo o trabalho da organização. Além disso, é necessário definir programas e projetos, compreender os contextos de atuação, estabelecer objetivos claros de resultados e processos, juntamente com suas respectivas metas. Também é importante construir indicadores, estabelecer parcerias claras, elaborar cronogramas e orçamentos, definir responsabilidades para a equipe de colaboradores, entre outras ações.

Enquanto esses aspectos conceituais não forem amadurecidos, a organização não estará preparada para aproveitar os benefícios de um sistema de gestão informatizado mais sofisticado, que vai além das planilhas em Excel. Pior ainda, a organização pode acabar implantando um sistema informatizado sofisticado sem antes cuidar do conteúdo a ser incluído nele.

Etapa 2 – Definir quais são as informações necessárias

Outra etapa fundamental é conscientizar a grande maioria das OSCs sobre a necessidade de organizar suas informações para benefício próprio. Isso permitirá que prestem um serviço de melhor qualidade, ampliem seu alcance e atraiam e retenham parcerias e colaboradores comprometidos com sua missão. A organização deve se esforçar para ir além de gerar informações com foco exclusivo em terceiros, como ocorre frequentemente devido à expansão dos editais e às demandas dos financiadores.

Diante dessa necessidade, que deve surgir de dentro das próprias organizações e não ser imposta externamente, o desafio é identificar quais informações são indispensáveis para orientar o trabalho da organização. Inicialmente, essas informações devem ser poucas e relevantes. Por quê? Porque logo se perceberá que será um "enorme" esforço para coletar regularmente esses dados e tratá-los, tanto em termos de recursos humanos quanto financeiros.

Etapa 3 – Tabular e analisar os dados coletados. Desenvolver senso crítico

Tabular os dados coletados significa organizá-los sob a forma de tabelas e gráficos, para se poder conseguir interpretar (ou inferir) as informações importantes que esses dados estão trazendo para os gestores – seja nas áreas-fim da organização (da prestação dos serviços, do relacionamento com os atendidos e o público-alvo), ou em áreas-meio (entradas e saídas dos recursos financeiros, realização de obras, aquisições, contratações etc).

Nesse primeiro momento, sugiro que essas tabulações e análises sejam feitas usando-se

as planilhas do Excel. E por uma razão simples e forte: as equipes das OSCs já contam, em sua quase totalidade, com o Excel instalado em seus computadores, e estão familiarizadas com o seu uso. No caso de a OSC possuir mais de uma unidade executora, ou houver a necessidade de pessoas da equipe em locais diferentes trabalharem na mesma planilha, pode-se fazer uso do compartilhamento da planilha pelo Google Drive.

Mais para frente, é claro, à medida em que se detectar que as planilhas Excel se tornaram insuficientes e já não atendem mais às necessidades de tratamento dos dados da organização, aí sim, cada organização deverá buscar no mercado a ferramenta que lhe for mais adequada.

No caso da grande maioria das OSCs executoras no Brasil, investir nesse momento na aquisição de novos sistemas de tecnologia de informação me parece prematuro. Mais fundamental é investir, por ora, no conteúdo das informações que precisam ser geradas para orientar o trabalho da organização, seja para o monitoramento como para a avaliação de resultados. Quando se investe na forma de tratar os dados antes de se investir sobre que dados tratar, é grande o risco de haver “garbage in, garbage out” (lixo para dentro, lixo para fora).

Considerações finais

Já no caso das organizações financiadoras do país, constituídas em sua maioria por institutos e fundações, a situação atual me parece diferente. Pois elas tendem a ser mais estruturadas, com mais recursos e também com demandas (de processamento) mais complexas. Assim essas organizações podem já estar amadurecidas e devidamente preparadas para conseguirem incorporar e fazer bom uso de sistemas de informação mais sofisticados e mais caros, como o Amp Impact.

Sugestão de leitura:

Essencialismo: A disciplinada busca por menos, por Greg Mckeown (tradução Beatriz Medina). RJ, editora Sextante, 2015.

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