Reflexões para um Relatório de Atividades muito melhor em 2022

18 de novembro de 2021

Este conteúdo foi produzido por Carla Prates


Todo ano, alguns processos se repetem dentro de uma organização social. Para quem já está em contato com a produção do Relatório de Atividades Anual, sabe muito bem como é esse ciclo contínuo.

 

O interessante é que sempre podemos aprender a partir da reflexão e aprimorar processos. Assim, não é sobre fazer mais do mesmo, mas sobre tentar novas possibilidades, sobretudo em um mundo em constante movimento.

 

Eu, por exemplo, vivo com a cabeça cheia de perguntas e inquieta por respostas! Por isso, reuni algumas indagações, respondidas com a ajuda da equipe de Aceleração Social da Phomenta, que podem te ajudar a fazer um Relatório de Atividades muito mais caprichado em 2022!

 

1 - Por onde começar a melhorar meu Relatório?

 

Tudo parte da reflexão. Reunir a equipe para avaliar a última edição e contribuir com sugestões é o primeiro passo para o aprimoramento do processo. Neste momento, a pergunta primordial é: “qual é o objetivo do Relatório de Atividades da nossa OSC?”.

Se for apenas prestar contas para os parceiros já existentes ou mobilizar novos parceiros, um relatório resumido e com poucas páginas pode ser uma boa aposta. Algumas indicações de relatórios nesse estilo, para inspiração: Le Don en Confiance (em francês) e ASID Brasil.


Se a intenção for a gestão interna de conhecimento e informação, o relatório pode ter um número maior de páginas. Neste caso, a publicação pode inclusive ser referência para a produção de conteúdo para mídias sociais e site e de relatórios específicos para parceiros.


E se a OSC tiver os dois objetivos e optar por uma única publicação? Uma dica é fazer uma publicação mais extensa, com um roteiro de leitura rápida para empresas, que geralmente pode ser sugerido na Carta de Apresentação da publicação. Se for o caso, reserve as primeiras páginas para o resumo de resultados, atividades e orçamento, além dos depoimentos mais impactantes.

 

2 – Quais informações os parceiros mais esperam encontrar em um Relatório de Atividades?

Primeiro, é preciso especificar os variados perfis de parceiros. Podem ser doadores (pessoas físicas ou jurídicas), voluntários, beneficiários, sociedade civil como um todo, entre outros. Então, para cada um deles a resposta a essa pergunta é diferente. Para uma empresa, por exemplo, pode ser importante fornecer números e gráficos. Para beneficiários, voluntários e pessoas físicas, depoimentos com histórias comoventes e inspiradoras podem dizer muito mais. 

Conheça um pouco sobre a Vitrine de ONGs, uma plataforma de gestão e transparência que mostra os resultados de organizações socioambientais de todo o país. Essa plataforma pode servir de inspiração para que vocês selecionem as informações mais importantes a serem compartilhadas. 

Caso o Relatório seja planejado para uma diversidade de parceiros, melhor apostar no equilíbrio de informações: o que foi feito, as frentes de atuação da OSC, depoimentos, orçamento e resultados quantitativos.

 

3 - Como uma organização pode demonstrar seu impacto de forma simples?

O impacto social é a transformação a longo prazo. Para demonstrá-lo, há dois caminhos: compartilhar números e resultados ou histórias e depoimentos dos beneficiários. 


Histórias inspiram e são apontadas como um caminho certeiro para se mostrar o impacto. Neste caso, a escolha da história é muito importante, porque ela precisa expressar a totalidade do trabalho realizado pela organização, e não apenas um aspecto.


Depois dessa escolha, a próxima pergunta é: “como posso contar uma história que impacte?”.


Tem muito curso por aí sobre Storytelling. Indico os cursos da
Social Docs, alguns com valor social. Participei de uma de suas edições e aprendi sobre dois elementos muito importantes na construção da história: a empatia e a catarse. A empatia refere-se à necessidade de que o ouvinte se identifique com a história e estabeleça conexões, e a catarse é um passo adiante: se houver a identificação, é como se vivêssemos a mesma jornada do personagem. 


Nas histórias, há indicações também para o uso de arquétipos de Jung como estratégia para essa conexão. Dessa forma, uma possibilidade é estabelecer diálogo e conversa na escrita do texto — é a tal da escrita afetuosa. Nesse caso, indico o trabalho de Ana Holanda (instagram:
@anaholandaoficial).


Por fim, boas histórias seguem um ritmo bem marcado: começo (o que o personagem passou ou viveu), meio (como a organização contribuiu para superar isso) e fim (a superação do personagem ou sua curva de transformação).


4 - Relatório de Atividades pode abordar só os resultados?

O Relatório de Atividades precisa abordar diversos aspectos, para além dos resultados!

É importante informar sobre o diagnóstico atual do cenário ou o resgate do início do ano, resultados atuais e planos para o próximo ano/ciclo, além de demonstrar as atividades que levam aos resultados.


E, mais uma vez, resultados numéricos não são suficientes. É recomendável fornecer uma visão do todo e exemplificar o impacto com histórias concretas, que possam gerar mais compreensão e complementar os resultados.


5 -  Relatórios Sociais precisam se basear em alguma certificação?

Algumas organizações, como a Fundação Bradesco, utilizam o padrão GRI como referência em seus Relatórios Sociais. O GRI é usualmente adotado no ambiente corporativo e, inclusive, há cursos para redatores e jornalistas para a produção de relatórios com base neste padrão.


Outras referências podem ser encontradas no SASB (Sustainability Accounting Standards Board), com foco na sustentabilidade.


No entanto, de forma geral, não há um balizador específico e único para Relatórios de Atividades de OSCs, mas sim tendências que precisam ser levadas em conta para os próximos anos.


6 – Há tendências previstas para relatórios anuais de OSCs?


Agenda 2030, ODS e ESG estão entre as tendências para os próximos anos. Neste sentido, a interlocução com os ODS precisa ser visível e clara, assim como o posicionamento da organização frente aos critérios do ESG. É relevante mostrar que a organização também vem tentando atender a esses critérios, e não apenas tornar-se parceira de empresas que buscam atingi-los.


Nos Estados Unidos, já está em curso uma adequação das OSCs e de seus portfólios de investimento ao ESG, por exemplo.


Outro aspecto importante ligado à prática da organização tem a ver com a pegada de carbono. É preciso avaliar a necessidade de relatórios extensos impressos. Se o desejo da organização é apenas o de ser lembrada, o envio do Relatório pode ser substituído por algum kit ou brinde criativo com um QRCode. Essa é uma opção mais sustentável, do ponto de vista ambiental e econômico, e que ainda facilita o compartilhamento do relatório com mais pessoas!


Esse texto foi produzido por Carla Prates em colaboração com Agnes Santos, Clarissa Pires e Raissa Ogashawara, da Phomenta. 



Carla Prates

Carla Prates é jornalista e atua em organizações da sociedade civil há mais de 20 anos. Nas OSCs, já foi voluntária, educadora, coordenadora e assessora de comunicação. Muitas vezes esteve bem próxima da gestão, acompanhando seus desafios, resiliência e capacidade de se reinventar diante de pouco recurso, mas muita vocação para mudar o mundo.


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O Movimento Bem Maior (MBM) acaba de disponibilizar o Case Institucional do Futuro Bem Maior, publicação que reúne dados, aprendizados e histórias de impacto das três primeiras edições do programa, realizado desde 2019 em parceria com o Instituto Phi e o Instituto Phomenta. Criado para fortalecer iniciativas sociais em territórios com alto índice de vulnerabilidade social, o Futuro Bem Maior já apoiou 166 organizações de 72 municípios com recursos flexíveis, capacitação e acompanhamento técnico. O case traz uma análise dos efeitos do programa em três níveis: nas organizações apoiadas, público atendido e comunidades. Entre os principais achados, destaca-se que 77% das organizações relataram fortalecimento da autoestima institucional; 73,8% aprimoraram suas capacidades técnicas; 76,1% melhoraram o atendimento ao público; 83,5% conseguiram dar continuidade aos projetos após o ciclo de apoio; 80% ganharam visibilidade em suas comunidades. “Confiar em quem vive os desafios de perto muda tudo. Nosso compromisso é impulsionar quem já transforma a realidade nas pontas. Este case mostra que a confiança, aliada a investimento estratégico, gera resultados reais e duradouros”, afirma Carola Matarazzo, diretora executiva do MBM. A publicação reforça a abordagem do MBM ao apostar em uma filantropia baseada em confiança, que descentraliza recursos e fortalece organizações sociais como motor de transformação social. O documento está disponível gratuitamente. Clique no botão abaixo para ter acesso! 
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E como saber depois se o que fizemos conseguiu, de fato, chegar AONDE queríamos, ou seja, AVALIAR se as iniciativas conduzidas foram válidas, eficazes e eficientes? Medição compartilhada: uma prática que deveria ganhar força no Brasil No Reino Unido e EUA desde 2003 – No Reino Unido vêm sendo envidados esforços por organizações think-tanks (como a New Philanthropy Capital – NPC , ou a Triangle /Outcomes Star ) e nos Estados Unidos ( FSG) para construírem sistemas de indicadores “de prateleira” (do inglês, off-the-shelf tools ) que possam ser compartilhados por organizações do terceiro setor ( charities or NGOs – Non-Governmaental Organisations ). No Reino Unido, organizações sociais trabalhando em uma mesma área-fim (por exemplo, educação de adolescentes em situação de vulnerabilidade) foram se unindo, capitaneadas por alguma organização think-tank como a NPC, para desenvolverem um sistema comum de avaliação de resultados. Nesse sentido, os conceitos abstratos relacionados a objetivos de resultados (por exemplo: autoestima), adotados por organizações trabalhando com públicos semelhantes, foram sendo operacionalizados nos mesmos indicadores ou escalas. Feita a operacionalização dos conceitos, as demais ferramentas para medição também começaram a ser desenvolvidas em comum, através do apoio de uma equipe especializada, tais como a construção dos questionários, a estratégia para a sua aplicação, o sistema de base de dados (que pode ser online ) e o referencial para análise dos dados coletados. No Brasil, no período em que atuei (2011 – 2016) no Programa da POS (Parceria com Organizações Sociais) da Fundação Dom Cabral – FDC (hoje denominado Pilaris ), quis começar a difundir essa ideia das ferramentas de prateleira ( Avaliação de projetos sociais no terceiro setor: uma agenda em construção , seção IV), mas percebi que o terreno precisava antes ser melhor trabalhado. Por isso, no Manual que desenvolvi para apoiar o trabalho com as organizações participantes do Programa (Manual de Planejamento e Avaliação de Projetos Sociais para Organizações Sociais) , comecei a incluir alguns instrumentos que pudessem funcionar como “ferramentas de prateleira”. Esses instrumentos vinham de três fontes: conceitos abstratos que já tinham sido traduzidos para a prática e validados; experiências de monitoramento com algumas dessas organizações; ou ainda, foram criados durante as avaliações de projetos sociais que conduzi. Para ilustrar melhor a ideia, aqui estão alguns exemplos de instrumentos incluídos no Manual: Conceito: autoestima (escala de Rosenberg), pág. 40-42 do Manual Conceito: impulsividade de adolescentes (escala de Barrat), p.66 Conceito: ser cuidadoso com o meio-ambiente / Avaliação de projeto de apicultura (pág. 67-68) Conceito: bem-estar de crianças e adolescentes, entre 11-16 anos (NPC), Pág. 197-205 Marco lógico: projeto de qualificação digital, Instituto Ramacrisna (pág. 207-210) Questionário: Preparação de jovens (16-18 anos) para inserção no mercado de trabalho, Associação Projeto Providência (pág. 226 – 230) A intenção de compartilhar esses instrumentos no Manual foi oferecer inspiração e facilitar o trabalho de planejamento e avaliação em organizações que atuam com projetos sociais semelhantes, ajudando, assim, a “queimar etapas” e avançar com mais agilidade nesse processo. Medição compartilhada: o caso da ferramenta Outcomes Star Como surgiu? Outcomes Star (traduzido ao pé da letra: Estrela de Resultados) é uma ferramenta para medir e apoiar as mudanças / resultados, que foi criada e desenvolvida pela Triangle Consulting Social Enterprise do Reino Unido . A Triangle, fundada em 2003, se define como “ uma empresa inovadora, guiada por uma missão social que é a de apoiar os provedores de serviços sociais a transformarem vidas de pessoas vivendo em situação de vulnerabilidade social, traumas, deficiências ou doenças, por meio da criação e o uso correto de ferramentas que engajem e promovam abordagem facilitadoras ”. A primeira versão do Outcomes Star começou como uma demanda (em 2003) da St Mungo`s, uma organização social voltada para o atendimento de moradores de rua, que queria avaliar os resultados do seu trabalho. A ferramenta acabou ganhando tração a partir da constatação de sua aplicabilidade também junto a outras organizações do Reino Unido que atendiam moradores de rua. Foi quando a Triangle , então, avançou naquele protótipo inicial, por meio do desenvolvimento da chamada “jornada da mudança” (do inglês, the Journey of change ), das escalas de medição adequadas tanto para os usuários dos serviços (ou clientes) como para os provedores do serviço (ou colaboradores dessas organizações executoras), e do Guia com as orientações para a implementação do instrumento. Assim, em dezembro de 2016 surgia a primeira versão da Outcomes Star , com o foco em moradores de rua. O que é a ferramenta? Conforme explicado no site , cada versão da Outcomes Star compreende um conjunto de escalas apresentadas de modo amigável e acessível em formato de uma estrela (figura), em que cada escala (ou cada ponta da estrela) representa uma dimensão relevante do resultado pretendido. Cada escala é explicitada em estágios (que podem ser 5 ou 10), sendo cada estágio cuidadosamente definido, de modo a caracterizar cada uma das etapas necessárias para promover a mudança sustentável na vida das pessoas atendidas. A ideia é que a ferramenta seja aplicada pela equipe da organização com cada usuário do serviço, desse modo permitindo visualizar e analisar com clareza a “ jornada da mudança ”: onde se está no percurso, os resultados alcançados (e os não alcançados), e as evidências do que precisa ser trabalhado.
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Uma boa gestão de conflitos transforma positivamente o ambiente organizacional ao aplicar princípios de comunicação eficaz. Neste artigo, abordaremos o livro “Conversas Difíceis: Como Discutir o Que Mais Importa”, resultado de 15 anos de pesquisa do Projeto de Negociação de Harvard, que oferece ferramentas para gerenciar relacionamentos e solucionar conflitos em diversas situações. Queremos te ajudar a organizar seus pensamentos antes de começar uma conversa difícil assim como o livro sugere. O primeiro passo é entender os três tipos de conversa. Ao final, sugerimos práticas a serem seguidas. Boa leitura! As Três Conversas Centrais e a Ação da Boa Gestão O livro revela que toda conversa difícil é composta por três "conversas" subjacentes: a Conversa "O que aconteceu?", a Conversa das Emoções e a Conversa da Identidade. A boa gestão age diretamente sobre cada uma delas para transformar desafios em oportunidades: Na conversa do tipo “O que aconteceu?”, os participantes focam em quem está certo ou errado, partindo de suposições que levam ao ciclo de acusações e impedem a solução. Conforme o autor: “quando algo desagradável acontece, o foco da conversa gira em torno de quem está certo, quem está errado, quem disse o quê, quem deve assumir a responsabilidade e assim por diante. Passamos a discutir quase todos os detalhes.”. Exemplo de conflito – Projeto atrasado e disputa de culpa: ao desenhar a festa junina da organização, ficou faltando definir quem compraria e arrecadaria as prendas das barracas, gerando muito estresse no dia da festa. Logo, membros começaram a atribuir culpa uns aos outros: “Foi o time das coordenadoras”; “Não, foram vocês que não passaram direitos”; “Não me envolvam, eu fiz minha parte”. 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Ao promover a compreensão mútua, o compartilhamento de responsabilidades e a resolução construtiva de conflitos, a gestão não apenas soluciona problemas de forma mais eficaz, mas também fortalece mais as equipes, aumenta a produtividade e cultiva uma cultura de confiança e resiliência. Dessa forma, as conversas difíceis se tornam oportunidades para aprendizado e crescimento, em vez de fontes de conflito e estagnação. Gostou do conteúdo? A Phomenta está realizando um mapeamento e quer saber como o terceiro setor está gerindo pessoas e conflitos em suas organizações. Compartilhe sua experiência e contribua com este estudo acessando: [link] Artigo realizado com apoio da ferramenta de IA Notebooklm e do livro Conversas difíceis - Douglas Stone, Bruce Patton e Sheila Heen 
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Guia prático que ensina como estruturar uma página de captação de doações para ONGs: mensagem clara, métricas de impacto, transparência financeira e CTA que converte. Saiba mais!
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Inicialmente, vamos entender melhor o que são métricas? Métricas são números e dados que as redes sociais fornecem para mostrar o desempenho das publicações feitas por você ou pela sua ONG. Quando você publica algo no Facebook ou Instagram, essas redes sociais mostram quantas pessoas visualizaram, curtiram, comentaram ou compartilharam seu conteúdo. Saber interpretar essas informações é muito importante porque ajuda a sua OSC a entender o que está dando certo e o que pode melhorar na comunicação com o público. Ao entender melhor essas informações, você pode criar conteúdos que alcançam mais pessoas e ajudam sua organização a ter um impacto maior. Quais são as métricas mais importantes? Entender as principais métricas pode parecer difícil no começo, mas conhecendo cada uma delas fica muito mais fácil saber se sua comunicação está indo bem. Cada uma dessas métricas traz informações cruciais que ajudam a entender o comportamento do seu público e como melhorar as publicações da sua organização. Desvendando as siglas e abreviações das métricas CTR (Click Through Rate): porcentagem de pessoas que clicaram em um link após visualizá-lo. CPM (Custo por Mil Impressões): quanto custa mostrar seu conteúdo para mil pessoas. CPC (Custo por Clique): quanto você paga por cada clique no seu conteúdo. CPA (Custo por Aquisição): custo médio para que uma pessoa realize uma ação específica, como fazer uma doação. ROI (Return on Investment): retorno financeiro obtido em relação ao dinheiro investido em publicidade ou campanhas. KPI (Indicador-Chave de Desempenho): métricas específicas escolhidas para medir o sucesso das suas ações. Alcance e Impressões O alcance é o número de pessoas diferentes que viram sua publicação pelo menos uma vez. Quanto maior o alcance, mais pessoas diferentes foram alcançadas pelo seu conteúdo. Já as impressões mostram quantas vezes sua publicação apareceu nas telas das pessoas, contando inclusive aquelas que viram mais de uma vez (FERREIRA; OLIVEIRA, 2015). Engajamento Engajamento é uma das métricas mais importantes porque mostra como as pessoas estão interagindo com seu conteúdo. Essas interações incluem curtidas, comentários, compartilhamentos e salvamentos. Um alto engajamento significa que as pessoas realmente gostaram do seu conteúdo e tiveram vontade de interagir com ele. Quanto mais engajamento, melhor você está se comunicando com o seu público (FERREIRA; OLIVEIRA, 2015). Cliques Cliques mostram quantas pessoas clicaram no seu conteúdo ou nos links que você compartilhou. Essa métrica é especialmente importante quando você quer direcionar as pessoas para seu site ou para alguma ação específica, como um evento ou uma campanha de doação (COSTA, 2020). Crescimento de seguidores Essa métrica mostra quantas pessoas novas começaram a seguir sua ONG depois de ver suas publicações. Um crescimento constante de seguidores significa que você está conseguindo chamar a atenção e conquistar novas pessoas para sua causa (COSTA, 2020). Mas afinal, como essas métricas se relacionam? É muito importante não olhar apenas para uma métrica isoladamente. Por exemplo, se muitas pessoas veem sua publicação (alto alcance), mas poucas interagem com ela (baixo engajamento), pode ser que o conteúdo não esteja interessante o suficiente. Para entender se sua estratégia está funcionando, você precisa analisar diferentes métricas juntas, como alcance, engajamento e cliques. Isso ajuda a ter uma visão mais completa do desempenho das publicações (GOMES, 2018). Tipos de análises que você pode fazer Para usar bem as métricas, você pode fazer vários tipos diferentes de análises. Cada tipo serve para algo específico e ajuda você a entender melhor o desempenho das suas redes sociais, mostrando caminhos para melhorar sua comunicação. Análise simples A análise simples é a mais básica e mostra diretamente quantas pessoas viram ou interagiram com seu conteúdo (RECUERO, 2014). Comparação A análise comparativa é quando você compara resultados de diferentes publicações ou períodos. Por exemplo, você pode comparar o desempenho das publicações deste mês com as do mês passado para entender o que funcionou melhor e planejar conteúdos futuros (RECUERO, 2014). Previsão A análise preditiva usa dados antigos para tentar prever resultados futuros (RECUERO, 2014). Um exemplo é que se sabemos que entre novembro e dezembro há um aumento nas curtidas em posts relacionados a doações, construir conteúdo que fale sobre isso antecipadamente é uma forma de “prever” a procura e antecipar-se ao aumento de demanda. Redes sociais Analisar as redes sociais significa entender como as pessoas interagem umas com as outras no seu perfil ou página. Você pode descobrir quem são os principais seguidores, quais conteúdos são mais compartilhados e como essas conexões ajudam a espalhar sua mensagem para mais pessoas (GOMES, 2018). O que ter cuidado ao analisar os números? Ao analisar as métricas, você precisa levar em conta fatores externos que podem influenciar os resultados. Datas especiais, feriados ou eventos importantes podem aumentar ou diminuir a interação com suas publicações (as chamadas datas sazonais). Por isso, sempre olhe com cuidado e verifique se os dados são realmente representativos do desempenho geral (KAHNEMAN, 2012), todo o contexto deve ser levado em conta. Cuidado com erros ao analisar Existem alguns erros comuns ao analisar as métricas. Um deles é o viés de confirmação, que acontece quando você só presta atenção nos números que reforçam o que você já acredita. Outro erro é o viés de recência, que acontece quando você só leva em conta os resultados mais recentes, esquecendo resultados passados (KAHNEMAN, 2012). Como já dito. Recomendações O conteúdo do artigo foi baseado no conhecimento da autora e com referências de base científica. Caso você deseje ampliar o conhecimento acerca da temática, recomenda-se a leitura das fontes a seguir: COSTA, Felipe. Aplicação estratégica de métricas digitais. Panorama, Goiânia, v. 9, n. 2, p. 45-60, 2020. FERREIRA, Mariana; OLIVEIRA, Ana. Produção textual e interações sociais em plataformas digitais. Revista Comunicando, Lisboa, v. 5, n. 1, p. 10-23, 2015. GOMES, André. Dinâmicas de interações nas redes sociais digitais. Salvador: UFBA, 2018. KAHNEMAN, Daniel. Rápido e devagar: duas formas de pensar. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012. RECUERO, Raquel. Redes sociais na internet. Porto Alegre: Sulina, 2014. 
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