Esse questionamento é recorrente tanto para quem está iniciando novos processos de gestão, como para quem precisa elaborar um plano de comunicação dentro de um projeto para determinado edital. Pode aparecer, até mesmo, para quem já realiza algumas ações, mas ainda sem estratégias definidas. O ponto é: todas essas pessoas podem se beneficiar (e muito) de levar para a realidade da organização a importância de planejar (e executar, é claro) sua comunicação.

O perfil multitarefa de diversas pessoas que atuam nas organizações, aliado a uma rotina intensa de busca incessante por recursos, contribui para que os devidos cuidados para garantir uma comunicação eficaz não existam da forma mais adequada.

Antes do plano, a estratégia da organização é sua direção

É extremamente difícil pensar em um plano de comunicação se a organização não tem um plano estratégico em geral. Sem essa informação, não haverá clareza sobre o que a comunicação deve auxiliar. Por isso, reserve um tempo para organizar a estratégia, com todo o seu time, e tenha um direcionamento melhor de onde concentrar seus esforços. Assista aqui uma aula que pode te ajudar a ter essa primeira definição. 

Por que planejar é importante?

Planejar a comunicação vai te auxiliar a aterrissar suas ideias, de forma organizada e distribuída, ao longo de um cronograma. Você passa a ter uma visão macro das ações, de modo que seja possível fazer conexões entre elas, visualizar como elas se dialogam entre si e quais são as possíveis lacunas a se aperfeiçoar.

Além disso, é no planejamento que você vai definir como medir os resultados de seus esforços  e terá informações suficientes para possíveis mudanças de rotas. 

Quais etapas não podem faltar?

Com seus objetivos institucionais em mãos, vamos a algumas etapas essenciais para a definição do seu plano. Lembrando que você pode organizar essas informações da forma que preferir, seja em uma planilha no Excel ou em alguma ferramenta de gestão de tarefas/projetos como Trello, Monday, Asana etc.

1. Diagnóstico

Essa etapa precede o plano em si, pois ela existe em toda tarefa estratégica que você pretende realizar. Ou seja, para iniciar qualquer desenho de um plano, é preciso  buscar informações, entender o histórico e realizar pesquisas que vão te orientar diante desse desafio.

2. Objetivos

É importante que você defina qual objetivo principal e quais objetivos secundários você busca atingir com essa estratégia. O que você pretende alcançar utilizando a comunicação?

3. Públicos

Para que você consiga atingir tais objetivos, você deve se relacionar com determinados públicos, pois eles vão te auxiliar para que as mensagens cheguem a mais pessoas. Por isso, nessa etapa é fundamental mapear com quais públicos você vai interagir.

4. Mensagens

Quais mensagens-chave vão nortear a construção das suas narrativas e ações com cada um dos públicos? Elas precisam se conectar entre si, mas também se adequar para cada público específico, de modo que possam gerar identificação.

5. Canais

Quais canais serão utilizados para dialogar com essas pessoas? Serão realizadas somente iniciativas digitais ou também haverá espaços presenciais para se conectar com alguns desses públicos?

6. Recursos

Para que todas essas ações ocorram, o que é preciso em termos de recursos humanos, materiais e financeiros?

7. Indicadores

Como você vai medir se as ações do plano estão atingindo seus resultados? Essa informação precisa dialogar com o objetivo e também com o canal escolhido. Além disso, ela será muito importante para você definir quais ações tiveram mais êxito e priorizá-las em próximas oportunidades.

Esse tempo dedicado ao planejamento é essencial para que você possa evoluir na profissionalização dos seus processos e, principalmente, impulsionar seus resultados. Considerar a comunicação como estratégia e ir além de somente informar dados e fatos contribuem para que você tenha potencial, cada vez mais, de mobilizar pessoas. 

Qual principal desafio você encara quando o tema é realizar o planejamento de comunicação?