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5 pontos importantes para quem está iniciando um Relatório de Atividades

out. 21, 2021

Este conteúdo foi produzido por Carla Prates


Organizar e editar um Relatório de Atividades Anual (ou bienal) é um grande desafio para qualquer OSC. E, como tudo na vida, é ainda mais complicado para quem está dando os primeiros passos. 


Cinco perguntas devem compor o check-list de quem está começando:


1 – Quais dados quero incluir no Relatório? Esses dados têm sido mensurados?


Pode acontecer de você iniciar o Relatório de Atividades mesmo antes de um tão necessário planejamento. Resultado: saímos pela organização colhendo dados, juntando papéis e sistematizando planilhas, só que todas essas informações podem ser referentes ao ano anterior. Árdua tarefa! O ideal, obviamente, é iniciar a sistematização de dados durante o ano que o Relatório de Atividades vai retratar (por exemplo, iniciar em janeiro de 2021 a mensuração de dados do Relatório de 2021).


Um Relatório de Atividades busca informar sobre as ações da organização como um todo. Essa é a diferença do relatório final de projetos, que retrata um projeto específico. Então, é aconselhável reunir a equipe para que todos pensem juntos quais são os dados mais significativos e possíveis de constarem na publicação. E, a partir daí, vale criar uma base para preenchimento, que deve conter o objetivo de cada programa/projeto; as principais atividades realizadas no ano; o número de beneficiários; os principais resultados; entre outros pontos. 


No caso de dados financeiros, o Balanço Patrimonial é item essencial. Uma sugestão para arquivar os dados é o Google Drive (plataforma gratuita), com pastinhas específicas divididas por programas ou áreas da organização.


2 – Com quem posso contar para fazer a redação e a diagramação da publicação? 


A equipe responsável por fazer o Relatório de Atividades é mais um ponto de planejamento prévio. Tenho equipe interna que possa ajudar nisso, algum talento dentro de casa? Vou precisar de voluntários? Se for buscar voluntários, o recomendável é procurar por redatores, revisores, diagramadores ou designers. Se tiver algum talento interno para diagramar a publicação, uma boa dica é usar o Canva. Neste caso, procure por dicas para acertar na diagramação (no design, menos é mais), porque o projeto gráfico é um ponto tão relevante quanto o conteúdo.


3 – Vou imprimir ou vou fazer uma versão PDF online?


Essa decisão é bem importante! Se tiver recursos para imprimir, é necessário pensar a partir disso em uma outra “listona” de pendências: tiragem (quantos exemplares vou precisar, informação que depende do número de pessoas para quem é preciso enviar a publicação; então bora fazer uma listinha para ter isso certo!), características (formato – A4 ou outro – , número de páginas, tipo de papel) etc. Tudo isso impacta no orçamento. No caso de ser impresso, busque uma gráfica de confiança ou por recomendação e solicite uma prova de cor antes da impressão final.


Para quem não tem recurso e está iniciando, uma versão online pode ser suficiente. Pode ser enviada para parceiros e beneficiários por e-mail ou pelo Whatsapp por meio de um link (só gerar o link colocando o PDF no Google Drive). 


Em qualquer um desses casos, o Relatório precisa ser inserido em seu site ou blog, pois é o que demonstra a transparência da OSC.


4 – Como posso mostrar impacto?


Fotos, depoimentos, dados financeiros são fundamentais para demonstrar o impacto social da OSC. Podem ser usados dados quantitativos, como o número de beneficiários e o número de atividades desenvolvidas; sobretudo acompanhados de elementos gráficos que ajudem no entendimento e valorizem a sua causa. 


Não deixe de lado os depoimentos de pessoas beneficiárias, que são muito impactantes para demonstrar a força e a potência do seu projeto. Busque depoimentos que mostrem o trabalho em sua totalidade, em sua essência. 


5 – Qual a dica de um sumário básico?


- Apresentação da publicação, assinada pelo responsável legal;

- Dados institucionais: missão, visão e valores;

- Números gerais: comunidade atendida, beneficiários, atividades;

- Atividades mais detalhadas por programa ou projeto;

- Depoimentos;

- Dados financeiros (Balanço Patrimonial);

- Parceiros e Premiações;

- Informações de contato.


Este conteúdo foi produzido por Carla Prates

Carla Prates

Carla Prates é jornalista e atua em organizações da sociedade civil há mais de 20 anos. Nas OSCs, já foi voluntária, educadora, coordenadora e assessora de comunicação. Muitas vezes esteve bem próxima da gestão, acompanhando seus desafios, resiliência e capacidade de se reinventar diante de pouco recurso, mas muita vocação para mudar o mundo.


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Praticar atividades físicas, investir em hobbies, conversar com amigos ou buscar ajuda terapêutica. Esses são apenas alguns dos exemplos que se enquadram no que podemos chamar de “estratégias para se atravessar um período de estresse ou momento difícil”, mais conhecido como Coping . O termo inglês Coping , traduzido para o português como Estratégias de Enfrentamento em saúde mental, é uma teoria que estuda o estresse psicológico e as diversas formas com que uma pessoa pode avaliar e agir frente a uma situação estressora, a fim de minimizar, controlar ou tolerar seus efeitos a curto e médio prazo. Criado e desenvolvido pelos psicólogos americanos Richard Lazarus e Suzan Folkman, na década de 1980, o coping tem como características a tomada de decisão consciente e intencional, orientada para o futuro, que leva em consideração aspectos individuais como traços de personalidade, e aspectos temporais como seus objetivos, resultados almejados, e preocupações, durante o período estressante. De acordo com o pesquisador brasileiro Ewerton Naves Dias, Ph.D em Psicologia pela Universidade do Porto, no Coping , consideramos o estresse como algo contextual, “o que significa que se trata de um processo de relação entre a pessoa e o ambiente e que se transforma ao longo do tempo. Desse modo, ele é definido como uma situação avaliada pelo indivíduo como significativa e com demandas que excedem seus recursos para lidar com o respectivo evento”. Diferente dos mecanismos de defesa, que acontecem de forma inconsciente, as estratégias de enfrentamento utilizam-se da percepção da pessoa frente ao evento estressor, desencadeando pensamentos avaliativos sobre suas ferramentas internas e externas e o controle ou não da situação, a fim de escolher sua forma de lidar com a situação. Categorias ou possibilidades de enfrentamento Apesar de Lazarus e Folkman definirem as duas principais categorias de enfrentamento, podemos encontrar na literatura algumas variações dessas estratégias, sendo as mais comuns: 1) Enfrentamento com foco no problema: Quando acredita-se que é possível alterar aspectos do ambiente, diminuindo ou eliminando os fatores de estresse e atuando de forma ativa. Alguns exemplos de ações, baseadas no contexto organizacional do Terceiro Setor, são: Análise crítica e detalhada do problema gerador de estresse Conversas individuais com pessoas que estão diretamente envolvidas na situação Conversas em grupo ou equipe, caso seja uma questão que influencie o bem-estar de várias pessoas Planejamento e criação de resoluções coletivas de enfrentamento ao problema Busca de apoio externo de especialistas 2) Enfrentamento com foco na emoção: Baseado na crença de que o ambiente é pouco alterável ou imutável, o indivíduo busca recursos para lidar com os sentimentos derivados do estresse, de forma a prolongar sua permanência na situação até que as circunstâncias mudem. Este é um tipo de enfrentamento moderado e pode ser realizado com: Fortalecimento de técnicas de autocontrole emocional Busca de apoio social (inclusive de colegas de equipe) ou psicológico para a descoberta de novas possibilidades de enfrentamento Investimento em hobbies ou atividades de lazer que minimizem os sentimentos negativos e promovam distração Desenvolvimento de práticas espirituais ou religiosas 3) Enfrentamento evitativo: Esta estratégia considerada passiva, também fundamentada na crença de que não há controle sobre as circunstâncias, engloba o afastamento, fuga, esquiva ou desligamento mental do problema. Aqui a pessoa escolhe evitar o conflito, lidar com os sintomas do estresse e economizar energia emocional. Qual estratégia usar? Os estudos que avaliam a predominância e a eficácia da utilização de cada tipo de coping divergem de acordo com o público pesquisado, considerando, no entanto, a variabilidade dos diferentes tipos de personalidade. Por exemplo: Uma análise feita com trabalhadores de CAPS (Centro de Atenção Psicossocial) em Campinas (ZANATTA, 2019), verificou que a estratégia mais utilizada pelos profissionais destes espaços foi a de resolução de problemas, onde há a elaboração de planos de ação e alternativas com o objetivo de resolução da situação. Pesquisas realizadas com profissionais da saúde que trabalham em hospitais e analisadas pela Profª Drª Liliana Antoniolli (2022), afirmam que o coping mais utilizado pelas entrevistadas eram os baseados no enfrentamento com foco na emoção, onde empregavam um esforço cognitivo para ressignificar as experiências laborais “controlando emoções, como tristeza, medo e estresse, que emergem devido a situação conflitante”. Observa-se que a tendência de utilização de cada estratégia está positivamente ligada à experiência e idade dos profissionais, sendo que, quanto maiores mais o profissional tenderia a utilizar o enfrentamento com o foco no problema, enquanto os mais jovens tendem a escolher com mais frequência o afastamento (ou evitação) do estressor, por meio de um isolamento autoimposto. Outra proposta de estratégias de coping defendida pelo pesquisador Caryl Rubust (1988), da Vrije Universiteit em Amsterdã , Holanda , destacou outras quatro alternativas de enfrentamento, relacionadas ao ambiente de trabalho, que ele chamou de EVLN (Exit/Voice/Loyalty/Neglect), traduzido para o português como: saída, voz, lealdade e negligência. Nelas, o indivíduo escolheria: Saída: Sair do trabalho e encontrar um emprego melhor Voz: Tentar melhorar a situação conflitante com a sua voz Lealdade: Ser motivadas a apoiar ativamente a organização, ignorando seus incômodos Negligência: Concentrar-se em seus interesses não relacionados ao trabalho e "negligenciar" sua situação de trabalho insatisfatória De acordo com Lazarus e Folkman, as Estratégias de Enfrentamento ainda podem ser Adaptativas ou Desadaptativas, ou seja, quando as estratégias utilizadas são saudáveis e conseguem minimizar os sentimentos desagradáveis e desmotivadores são consideradas positivas/adaptativas. Em contraponto, quando não são saudáveis (recorrer a um vício como o cigarro, drogas ou bebidas alcoólicas, por exemplo) a estratégia é considerada negativa/desadaptativa. Como o Terceiro Setor tem lidado com os sintomas de estresse? Na “Pesquisa - A Saúde Mental e o Bem-Estar dos profissionais do Terceiro Setor ”, publicada pela Phomenta, em 2023, foram utilizados alguns questionamentos quanto às estratégias que as pessoas entrevistadas usavam para lidar com os sintomas de estresse oriundos do trabalho nas organizações sociais brasileiras, e encontramos nos resultados que: 69% relataram realizar atividades físicas 66% procuraram ajuda profissional de psicólogos, psiquiatras ou outros tipos de terapias alternativas 20% fazem uso regular de medicamentos calmantes e/ou ansiolíticos Percebemos com esses dados, que a maior parte das estratégias utilizadas pelos respondentes da pesquisa são do enfrentamento com foco na emoção, o que pode amenizar temporariamente a angústia e a desmotivação de quem passa por estresse de forma recorrente, mas que a médio prazo acaba gerando a saída deste colaborador, o que podemos observar nas altas taxas de rotatividade do setor. As Profª Drª Mary Sandra Carlotto e Sheila Gonçalves Câmara da Universidade Luterana do Brasil - ULBRA/Canoas, em suas pesquisas na área da educação, concordam com a constatação de que as estratégias de coping focadas no problema são estratégias adaptativas (positivas) que auxiliam os profissionais a enfrentar os problemas que surgem em seu ambiente organizacional. Elas também acrescentam que esse estilo de enfrentamento pode levar a um aumento dos níveis de realização profissional. Apesar de várias organizações sociais no Brasil relatarem, na Pesquisa da Phomenta (2023), que já estão implementando ações para amenizar os sintomas de estresse de seus colaboradores, como apoio psicológico, momentos de confraternização e lazer, formações e palestras, dentre outras, e estarem discutindo temáticas relacionadas à saúde mental e ao bem-estar, as mesmas ações precisam de coerência prática para realmente efetivar uma melhora da saúde coletiva. A publicação ressalta: “[...] é crucial que a organização não apenas introduza tais medidas, mas também promova mudanças que abordem os causadores de estresse, como o excesso de demanda e prazos apertados. A saúde mental não é apenas sobre discutir ou promover a conscientização, é também sobre criar um ambiente de trabalho sustentável onde os trabalhadores se sintam apoiados em suas rotinas diárias. Quando a liderança trabalha horas excessivas e perpetua um senso de urgência, por exemplo, isso pode enviar uma mensagem contraditória à equipe, sugerindo que, apesar das iniciativas de bem-estar, a cultura de trabalho exaustivo ainda prevalece”. Autoavaliação Como enfatizado no início do texto, o coping tem como característica principal a escolha consciente de sua reação frente ao estresse, o que nos leva a crer que para ser feita da forma mais eficaz, deve ser percebida, avaliada e monitorada com o passar do tempo. Dessa forma, faça agora uma autoavaliação de quais têm sido suas escolhas frente aos desafios do dia-a-dia, principalmente relacionados ao trabalho no Terceiro Setor. Avalie também quais têm sido as formas de enfrentamento utilizadas pelas pessoas em sua equipe ou em sua organização, para que se certifiquem de que por meio do apoio mútuo possam criar formas de lidar com o estresse enfrentando o problema. Referências Antoniolli, Liliana; Vega, Edwing Alberto Urrea Vega; Haack, Pâmela; Duarte, Andrey Godoy; Macedo, Andréia Barcellos Teixeira; Souza, Sônia Beatriz Cócaro de; Coping dos profissionais da enfermagem: revisão integrativa de literatura. Open Science Research - ISBN 978-65-5360-055-3 - Editora Científica Digital - www.editoracientifica.org - Vol. 1 - Ano 2022 CARLOTTO, Mary Sandra; CÂMARA, Sheila Gonçalves. Síndrome de Burnout e estratégias de enfrentamento em professores de escolas públicas e privadas. Psicologia da Educação, vol. 26, n. 1, p. 29-46, 2008. Disponível em: http://pepsic.bvsalud.org/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1414-69752008000100003 . Acesso em: 08 mar. 2023. DIAS, Ewerton Naves; PAIS-RIBEIRO, José Luís. O modelo de coping de Folkman e Lazarus: aspectos históricos e conceituais. Rev. Psicol. Saúde, Campo Grande , v. 11, n. 2, p. 55-66, ago. 2019 . Disponível em < http://pepsic.bvsalud.org/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2177-093X2019000200005&lng=pt&nrm=iso >. acessos em 10 mar. 2024. http://dx.doi.org/10.20435/pssa.v11i2.642. Lazarus, R., & Folkman, S. (1984). Stress appraisal and coping. New York: Springer. PHOMENTA. Pesquisa: A saúde mental e o bem-estar dos trabalhadores do terceiro setor. Campinas: SP. 2023. Disponível em: https://www.phomenta.com.br/pesquisa-saude-mental-e-bem-estar RUSBULT, C. E.; FARREL, D.; ROGERS, G. e MAINOUS III, A. G. (1988), «Impact of exchange variables on exit, voice, loyalty and neglect: an integrative model of responses to declining satisfaction». Academy of Management Journal, vol. 31(3), pp. 599-627. Zanatta AB, Lucca SR, Sobral RC, Stephan C, Bandini M. Estresse e coping entre trabalhadores de centros de atenção psicossocial do interior do estado de São Paulo. Rev Bras Med Trab.2019;17(1) DOI:10.5327/Z1679443520190300:83-89 Coping: estratégias para enfrentar períodos estressantes ou Coping: mais saúde mental em períodos estressantes ou Coping, estratégias de saúde mental em períodos estressantes
Por Maria Cecília Prates   14 mar., 2024
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