Este conteúdo foi produzido por Carla Prates

Organizar e editar um Relatório de Atividades Anual (ou bienal) é um grande desafio para qualquer OSC. E, como tudo na vida, é ainda mais complicado para quem está dando os primeiros passos. 

Cinco perguntas devem compor o check-list de quem está começando:

1 – Quais dados quero incluir no Relatório? Esses dados têm sido mensurados?

Pode acontecer de você iniciar o Relatório de Atividades mesmo antes de um tão necessário planejamento. Resultado: saímos pela organização colhendo dados, juntando papéis e sistematizando planilhas, só que todas essas informações podem ser referentes ao ano anterior. Árdua tarefa! O ideal, obviamente, é iniciar a sistematização de dados durante o ano que o Relatório de Atividades vai retratar (por exemplo, iniciar em janeiro de 2021 a mensuração de dados do Relatório de 2021).

Um Relatório de Atividades busca informar sobre as ações da organização como um todo. Essa é a diferença do relatório final de projetos, que retrata um projeto específico. Então, é aconselhável reunir a equipe para que todos pensem juntos quais são os dados mais significativos e possíveis de constarem na publicação. E, a partir daí, vale criar uma base para preenchimento, que deve conter o objetivo de cada programa/projeto; as principais atividades realizadas no ano; o número de beneficiários; os principais resultados; entre outros pontos. 

No caso de dados financeiros, o Balanço Patrimonial é item essencial. Uma sugestão para arquivar os dados é o Google Drive (plataforma gratuita), com pastinhas específicas divididas por programas ou áreas da organização.

2 – Com quem posso contar para fazer a redação e a diagramação da publicação? 

A equipe responsável por fazer o Relatório de Atividades é mais um ponto de planejamento prévio. Tenho equipe interna que possa ajudar nisso, algum talento dentro de casa? Vou precisar de voluntários? Se for buscar voluntários, o recomendável é procurar por redatores, revisores, diagramadores ou designers. Se tiver algum talento interno para diagramar a publicação, uma boa dica é usar o Canva. Neste caso, procure por dicas para acertar na diagramação (no design, menos é mais), porque o projeto gráfico é um ponto tão relevante quanto o conteúdo.

3 – Vou imprimir ou vou fazer uma versão PDF online?

Essa decisão é bem importante! Se tiver recursos para imprimir, é necessário pensar a partir disso em uma outra “listona” de pendências: tiragem (quantos exemplares vou precisar, informação que depende do número de pessoas para quem é preciso enviar a publicação; então bora fazer uma listinha para ter isso certo!), características (formato – A4 ou outro – , número de páginas, tipo de papel) etc. Tudo isso impacta no orçamento. No caso de ser impresso, busque uma gráfica de confiança ou por recomendação e solicite uma prova de cor antes da impressão final.

Para quem não tem recurso e está iniciando, uma versão online pode ser suficiente. Pode ser enviada para parceiros e beneficiários por e-mail ou pelo Whatsapp por meio de um link (só gerar o link colocando o PDF no Google Drive). 

Em qualquer um desses casos, o Relatório precisa ser inserido em seu site ou blog, pois é o que demonstra a transparência da OSC.

4 – Como posso mostrar impacto?

Fotos, depoimentos, dados financeiros são fundamentais para demonstrar o impacto social da OSC. Podem ser usados dados quantitativos, como o número de beneficiários e o número de atividades desenvolvidas; sobretudo acompanhados de elementos gráficos que ajudem no entendimento e valorizem a sua causa. 

Não deixe de lado os depoimentos de pessoas beneficiárias, que são muito impactantes para demonstrar a força e a potência do seu projeto. Busque depoimentos que mostrem o trabalho em sua totalidade, em sua essência. 

5 – Qual a dica de um sumário básico?

- Apresentação da publicação, assinada pelo responsável legal;

- Dados institucionais: missão, visão e valores;

- Números gerais: comunidade atendida, beneficiários, atividades;

- Atividades mais detalhadas por programa ou projeto;

- Depoimentos;

- Dados financeiros (Balanço Patrimonial);

- Parceiros e Premiações;

- Informações de contato.