Este conteúdo foi produzido por Vitor Freitas

A gestão ágil está cada vez mais presente no dia a dia dos gestores, seja para o gerenciamento de projetos específicos ou na própria dinâmica de trabalho da equipe.

No primeiro momento pode parecer que esse modelo de gestão é uma moda passageira, mas o fato é que o “ágil” existe há muitas décadas e merece todo o espaço que vem conquistando e consolidando dentro das discussões sobre gestão por transformar a forma como encaramos e gerenciamos projetos. 

Aqui no Portal você encontra conteúdos sobre como essa forma de gestão pode beneficiar as ONGs por meio de uma maior adaptação às mudanças, velocidade e integração da equipe e partes do projeto, além das principais diferenças entre a gestão ágil de projetos e a tradicional que você pode acessar para se familiarizar mais com o tema. 

Neste artigo vou apresentar duas metodologias que podem ser utilizadas na sua ONG para testar a gestão ágil. Lembrando que cada projeto tem um contexto e um objetivo e o ágil não é a solução para tudo, mas sim uma nova forma de pensar seu ciclo de vida.

Métodos ágeis para gerenciar projetos

Kanban

Essa metodologia já é bem conhecida por aqueles que amam usar quadros na parede e notas adesivas. Simples, adaptável e extremamente útil, esse método consiste na utilização de uma lista de tarefas ou “checklist” organizada em diferentes quadrantes para criar uma visão ampla do que está sendo desenvolvido. 

O principal objetivo do Kanban é organizar as atividades de forma transparente e bem visual para que a equipe consiga acompanhar a evolução do projeto e quais etapas estão em execução. 

Para utilizar essa ferramenta basta criar um quadro e dividi-lo em 3 quadrantes: 

• A fazer - atividades que precisam ser feitas;
• Em processo - atividades que estão sendo realizadas;
• Feito - atividades concluídas pela equipe. 

As atividades são inseridas dentro da ferramenta e movimentadas de acordo com seu status (a iniciar, em processo ou concluídas), permitindo maior acompanhamento, controle e transparência sobre o trabalho da equipe. 

Esse quadro pode ser feito de forma física utilizando uma lousa, por exemplo, ou de forma virtual por meio de plataformas de gerenciamento de atividades como o Trello e o Asana. É possível até mesmo utilizar o Jamboard do Google para criar essa visualização. 

É importante listar as atividades essenciais para o desenvolvimento do projeto e fica a cargo da equipe definir o quão detalhadas serão elas, podendo incluir na visualização desde informações básicas até o prazo limite e os responsáveis pela entrega. 

Scrum 

Talvez a mais famosa metodologia ágil, o Scrum divide um projeto em diferentes ciclos de execução de atividades com tempo de duração fixo (geralmente 2 a 3 semanas), etapas de revisão e validação ao final de cada ciclo. 

Com papéis e responsabilidades bem definidos, esse método de gestão de projetos permite a resolução de problemas complexos de forma gradativa, com maior acompanhamento, flexibilidade, adaptação, inovação e, consequentemente, maior eficiência nos resultados. 

Explicando de modo simplificado, é definido uma lista de atividades chave que devem ser executadas para a entrega do projeto, após essa definição a lista é priorizada de acordo com sua importância e relevância para que o objetivo seja alcançado. Todo esse processo é feito pelo responsável pelo projeto. 

Com a lista em mãos, a equipe se reúne para planejar quais atividades serão realizadas no primeiro do ciclo de execução, chamado de Sprint, em conjunto com o responsável pelo projeto e um facilitador para apoiar a equipe a entregar as atividades pretendidas. 

Dentro da metodologia, diariamente são realizadas reuniões rápidas de acompanhamento (até 15min) para que a equipe reflita o que está sendo feito e o que precisa ser realizado/melhorado para concluir os objetivos da Sprint.

Ao final do ciclo de execução é realizado um momento de revisão para avaliar o que deu certo, o que deu errado e quais são as ações ou mudanças que devem ser realizadas para a próxima Sprint. Assim, o método vai se desenvolvendo com planejamento-execução-revisão, ciclo após ciclo, até o encerramento do projeto com sua entrega final. 

É importante destacar que apresentei de modo muito simplificado a metologia, que possui diferentes rituais e papéis definidos para que a condução dos ciclos seja feito de forma assertiva. Caso queira aprofundar nesse método, você pode clicar aqui para acessar um artigo aprofundado de um dos parceiros do Portal do Impacto. 

Como implementar? 

Assim como toda nova ferramenta ou processo, é importante que a organização faça um diagnóstico sobre os projetos que desenvolve e tenha clareza sobre as etapas e conceitos do método que quer testar. 

Todas as metodologias têm pontos positivos e negativos, cada uma funciona melhor em determinado contexto e cabe ao gestor de projetos identificar esse contexto e qual mais se encaixa. Sendo possível inclusive combinar diferentes abordagens para aplicar uma que melhor se adapte às necessidades da organização, como o caso do  “Scrumban” que foi criado misturando o Kanban para organizar as atividades dentro de cada sprint do Scrum. 

Quando falamos de métodos ágeis estamos falando sobre teste e aprendizado, é importante testar diferentes ideias e formatos para que a organização encontre um meio de gerenciar seus projetos com maior eficiência. Não existe uma receita mágica ou metodologia perfeita, tudo depende do contexto e dos conhecimentos do gerente de projetos. 

Espero que esse texto tenha ampliado seu repertório sobre o gerenciamento de projetos e gerado mais curiosidade sobre os diferentes métodos que existem e que podem ser um ponto de virada dentro da sua organização.