5 diferenças entre gestão ágil de projetos e tradicional

11 de agosto de 2022

Este conteúdo foi produzido por Vitor Freitas


A partir da definição do Instituto de Gerenciamento e Projetos (PMI), um projeto pode ser definido como um esforço realizado temporalmente, de modo a criar um produto, serviço ou resultado único, tendo um início e um fim bem definido e recursos limitados. Quando falamos sobre os projetos realizados pelas organizações do terceiro setor, o objetivo dos projetos é o próprio impacto socioambiental.


Se temos objetivos definidos, tempo e recursos limitados, nasce a necessidade de mecanismos que assegurem os resultados desejados no espaço de tempo delimitado, de modo que o investimento de recursos não seja desperdiçado e assim surge a gestão de projetos.


O gerenciamento de projetos envolve a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades que compõem um projeto, permitindo que as organizações executem projetos de forma eficiente e eficaz para alcançar o objetivo pretendido. 


Esse gerenciamento pode ser feito por meio de diferentes modelos de gestão, que podem ser entendidos pela forma de funcionamento, administração de recursos, a flexibilidade frente às circunstâncias de mudanças, a articulação com o meio, a inovação, etc. Dentre os principais modelos destacam-se a gestão ágil e tradicional.


Gestão ágil 


A gestão ágil surge no contexto de grandes transformações da sociedade, novas tecnologias e aumento de incertezas sobre o cenário em que o projeto será desenvolvido, sendo uma alternativa ao gerenciamento tradicional já consolidado.


Nesse modelo de gestão nós quebramos um projeto em pequenas partes com ciclos rápidos de planejamento e execução. Ele se destaca pela flexibilidade, dinamismo e o uso de ferramentas colaborativas. A gestão ágil reúne diferentes valores e princípios que guiam um novo modo de olhar para o gerenciamento de projetos dentro da organização. 


Gestão Tradicional


Como o próprio nome já diz, a gestão tradicional é a mais conhecida, consolidada e aplicada metodologia de gestão. Ela tem grande foco no planejamento prévio, documentação e estruturação hierárquica nos projetos. 


Ao mesmo tempo, em que traz um modelo de gestão mais robusto com grandes fases sequenciais, ela também é mais rígida, trabalhando com escopo, cronograma e recursos bem definidos desde o início.


5 diferenças entre os modelos de gestão


1º Planejamento 


Do ponto de vista do planejamento, as duas formas divergem bastante em como encaram o projeto. De um lado, a abordagem tradicional parte de um escopo definido e realiza uma grande etapa de planejamento, definindo atividades, cronograma e recursos de todo o ciclo do projeto antes de iniciar a execução do mesmo. Geralmente a entrega do projeto é única e final. 

 

No ágil, a história é diferente, o projeto parte de um escopo em que muitas vezes pode sofrer alterações à medida que o projeto vai se desenvolvendo e são feitos ciclos curtos de planejamento e execução. Nesse modelo as entregas são constantes e incrementais, permitindo maior controle e melhorias constantes no processo. 


Outro grande ponto do ágil é que, por meio desses ciclos curtos, é possível testar novas ideias de forma fácil e rápida, possibilitando executar o projeto de diferentes formas para ver se estão no caminho certo. 


2º Relacionamento com partes interessadas


Uma grande mudança no modo de pensar sobre a gestão de projetos que surgiu a partir do modelo ágil é o contato constante com as partes interessadas. Quando se quebra um projeto em pequenos ciclos de execução, a cada novo ciclo as partes interessadas são acionadas para avaliar se o curso que o projeto está tomando faz sentido para o público-alvo e atende às suas necessidades. 


No modelo tradicional esse contato geralmente é mais restrito e acontece com maior intensidade apenas na fase inicial de planejamento, onde todas as etapas do projeto são definidas.


3º Adaptação e flexibilidade


O ágil nasceu a partir do contexto de grandes mudanças na sociedade, transformações tecnológicas e inovação, dessa forma esse tipo de gestão tem uma grande flexibilidade e adaptação para responder a mudanças de cenário e planejamento no projeto. 


Ao contrário da gestão tradicional, em que o planejamento é mais rígido e as mudanças geralmente têm um processo lento para acontecer, dependendo de diferentes aprovações de níveis hierárquicos. No ágil as mudanças são bem vistas, muitas vezes responder às mudanças de forma adaptável, rápida e bem pensada pode ser o grande fator de sucesso dentro de um projeto. 


4º Aprendizado 


Nas metodologias tradicionais é muito comum a existência de uma etapa ao final do projeto para a coleta de aprendizados e melhorias notadas, mas muitas vezes pequenos aprendizados acabam se perdendo durante esse processo. 


No modelo ágil o aprendizado é constante, por meio dos ciclos curtos de execução é possível coletar as informações sobre o que deu certo e o que deu errado e aplicar  diretamente esses aprendizados para ajudar e melhorar o projeto enquanto ele está se desenvolvendo. 


Esse processo de melhoria contínua e incremental é muito importante e está diretamente ligado com a forma de planejamento e a relação com mudanças dentro da metodologia ágil.


5º Estrutura de equipe


O trabalho em equipe é essencial quando falamos sobre o gerenciamento de projetos, mas cada metodologia tem uma forma diferente de construir uma estrutura para o trabalho. No modelo tradicional é comum ver um modelo de “comando e controle” onde há uma forte hierarquia e designação de tarefas.


No meio ágil o foco é a autogestão, nesse modelo há uma descentralização da liderança e maior autonomia da equipe em desenvolver suas atividades a partir do papel que irão desempenhar. 


O modelo ágil permite trabalhar com equipes mais enxutas e com alta performance, mas depende da confiança entre todos os envolvidos e clareza sobre o papel de cada um. 


Ponto de atenção


Independente do modelo de gestão selecionado, é importante que a organização tenha uma estrutura de governança transparente, ou seja, ter distribuído de forma clara os papéis, funções e responsabilidades na equipe que irá desenvolver o projeto. 


É muito importante que cada pessoa saiba suas responsabilidades e o nível de autonomia no projeto para não ocorrerem erros de planejamento, sobreposição de atividades e conflitos. A estrutura de governança ou a falta dela é um fator crítico em qualquer tipo de gestão ou metodologia de projetos.


Quando utilizar cada uma


A primeira coisa é ter clareza de que não existe uma receita de bolo ou fórmula mágica para o sucesso quando falamos sobre gerenciamento de projetos. O tradicional não é melhor que o ágil tampouco o ágil irá acabar com as metodologias tradicionais, ambas abordagens são importantes e devem ser selecionadas conforme o contexto do projeto. 


Certos projetos devem ser planejados de uma forma mais rígida desde o início para que o objetivo final seja alcançado, por exemplo, você já imaginou se no meio da construção de um prédio resolvessem fazer mudanças estruturais na obra? Em cenários com maior estabilidade e previsibilidade, às metodologias tradicionais têm uma excelente performance. 


Agora, quando falamos sobre projetos com maior nível de incertezas, onde o escopo não está bem definido, equipe pequena e se pretende trabalhar com inovação, nesses casos a gestão ágil conseguirá apoiar de forma muito mais assertiva. 


A escolha do modelo de gestão adequado é responsabilidade do gestor de projetos e tenha em mente que um bom gestor de projetos é aquele que aprende diferentes técnicas, conceitos e metodologias para adaptar o que for necessário a partir das necessidades e contexto que ele está inserido. 


Espero que esse texto tenha sido mais um passo na sua jornada sobre como gerenciar cada vez melhor os projetos de sua organização. Um bom gerenciamento de projetos garante a entrega de resultados e, no terceiro setor, esses resultados são a própria transformação social que precisamos.




Vitor Freitas é agente do Círculo de Fortalecimento de ONGs da Phomenta.


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Inicialmente, vamos entender melhor o que são métricas? Métricas são números e dados que as redes sociais fornecem para mostrar o desempenho das publicações feitas por você ou pela sua ONG. Quando você publica algo no Facebook ou Instagram, essas redes sociais mostram quantas pessoas visualizaram, curtiram, comentaram ou compartilharam seu conteúdo. Saber interpretar essas informações é muito importante porque ajuda a sua OSC a entender o que está dando certo e o que pode melhorar na comunicação com o público. Ao entender melhor essas informações, você pode criar conteúdos que alcançam mais pessoas e ajudam sua organização a ter um impacto maior. Quais são as métricas mais importantes? Entender as principais métricas pode parecer difícil no começo, mas conhecendo cada uma delas fica muito mais fácil saber se sua comunicação está indo bem. Cada uma dessas métricas traz informações cruciais que ajudam a entender o comportamento do seu público e como melhorar as publicações da sua organização. Desvendando as siglas e abreviações das métricas CTR (Click Through Rate): porcentagem de pessoas que clicaram em um link após visualizá-lo. CPM (Custo por Mil Impressões): quanto custa mostrar seu conteúdo para mil pessoas. CPC (Custo por Clique): quanto você paga por cada clique no seu conteúdo. CPA (Custo por Aquisição): custo médio para que uma pessoa realize uma ação específica, como fazer uma doação. ROI (Return on Investment): retorno financeiro obtido em relação ao dinheiro investido em publicidade ou campanhas. KPI (Indicador-Chave de Desempenho): métricas específicas escolhidas para medir o sucesso das suas ações. Alcance e Impressões O alcance é o número de pessoas diferentes que viram sua publicação pelo menos uma vez. Quanto maior o alcance, mais pessoas diferentes foram alcançadas pelo seu conteúdo. Já as impressões mostram quantas vezes sua publicação apareceu nas telas das pessoas, contando inclusive aquelas que viram mais de uma vez (FERREIRA; OLIVEIRA, 2015). Engajamento Engajamento é uma das métricas mais importantes porque mostra como as pessoas estão interagindo com seu conteúdo. Essas interações incluem curtidas, comentários, compartilhamentos e salvamentos. Um alto engajamento significa que as pessoas realmente gostaram do seu conteúdo e tiveram vontade de interagir com ele. Quanto mais engajamento, melhor você está se comunicando com o seu público (FERREIRA; OLIVEIRA, 2015). Cliques Cliques mostram quantas pessoas clicaram no seu conteúdo ou nos links que você compartilhou. Essa métrica é especialmente importante quando você quer direcionar as pessoas para seu site ou para alguma ação específica, como um evento ou uma campanha de doação (COSTA, 2020). Crescimento de seguidores Essa métrica mostra quantas pessoas novas começaram a seguir sua ONG depois de ver suas publicações. Um crescimento constante de seguidores significa que você está conseguindo chamar a atenção e conquistar novas pessoas para sua causa (COSTA, 2020). Mas afinal, como essas métricas se relacionam? É muito importante não olhar apenas para uma métrica isoladamente. Por exemplo, se muitas pessoas veem sua publicação (alto alcance), mas poucas interagem com ela (baixo engajamento), pode ser que o conteúdo não esteja interessante o suficiente. Para entender se sua estratégia está funcionando, você precisa analisar diferentes métricas juntas, como alcance, engajamento e cliques. Isso ajuda a ter uma visão mais completa do desempenho das publicações (GOMES, 2018). Tipos de análises que você pode fazer Para usar bem as métricas, você pode fazer vários tipos diferentes de análises. Cada tipo serve para algo específico e ajuda você a entender melhor o desempenho das suas redes sociais, mostrando caminhos para melhorar sua comunicação. Análise simples A análise simples é a mais básica e mostra diretamente quantas pessoas viram ou interagiram com seu conteúdo (RECUERO, 2014). Comparação A análise comparativa é quando você compara resultados de diferentes publicações ou períodos. Por exemplo, você pode comparar o desempenho das publicações deste mês com as do mês passado para entender o que funcionou melhor e planejar conteúdos futuros (RECUERO, 2014). Previsão A análise preditiva usa dados antigos para tentar prever resultados futuros (RECUERO, 2014). Um exemplo é que se sabemos que entre novembro e dezembro há um aumento nas curtidas em posts relacionados a doações, construir conteúdo que fale sobre isso antecipadamente é uma forma de “prever” a procura e antecipar-se ao aumento de demanda. Redes sociais Analisar as redes sociais significa entender como as pessoas interagem umas com as outras no seu perfil ou página. Você pode descobrir quem são os principais seguidores, quais conteúdos são mais compartilhados e como essas conexões ajudam a espalhar sua mensagem para mais pessoas (GOMES, 2018). O que ter cuidado ao analisar os números? Ao analisar as métricas, você precisa levar em conta fatores externos que podem influenciar os resultados. Datas especiais, feriados ou eventos importantes podem aumentar ou diminuir a interação com suas publicações (as chamadas datas sazonais). Por isso, sempre olhe com cuidado e verifique se os dados são realmente representativos do desempenho geral (KAHNEMAN, 2012), todo o contexto deve ser levado em conta. Cuidado com erros ao analisar Existem alguns erros comuns ao analisar as métricas. Um deles é o viés de confirmação, que acontece quando você só presta atenção nos números que reforçam o que você já acredita. Outro erro é o viés de recência, que acontece quando você só leva em conta os resultados mais recentes, esquecendo resultados passados (KAHNEMAN, 2012). Como já dito. Recomendações O conteúdo do artigo foi baseado no conhecimento da autora e com referências de base científica. Caso você deseje ampliar o conhecimento acerca da temática, recomenda-se a leitura das fontes a seguir: COSTA, Felipe. Aplicação estratégica de métricas digitais. Panorama, Goiânia, v. 9, n. 2, p. 45-60, 2020. FERREIRA, Mariana; OLIVEIRA, Ana. Produção textual e interações sociais em plataformas digitais. Revista Comunicando, Lisboa, v. 5, n. 1, p. 10-23, 2015. GOMES, André. Dinâmicas de interações nas redes sociais digitais. Salvador: UFBA, 2018. KAHNEMAN, Daniel. Rápido e devagar: duas formas de pensar. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012. RECUERO, Raquel. Redes sociais na internet. Porto Alegre: Sulina, 2014. 
Por Maria Cecília Prates 4 de abril de 2025
Uma boa pergunta é sempre um motivo para reflexão. Como a pergunta que me foi feita uma certa vez pela diretora de uma ONG: “ na sua opinião, o que caracteriza um bom processo de Monitoramento & Avaliação (M&A) de projetos sociais? ” Ela me pediu para responder em poucas palavras.  Tomando por base o referencial da Teoria da Mudança ou do Marco Lógico , somos tentados a dar a resposta tradicional: um bom M & A é aquele que nos permite verificar se o que foi planejado, tanto em termos de processo e resultado, está ocorrendo e/ou ocorreu de fato. E, com isto, nos permite fazer as correções de rota necessárias, tanto “durante” quanto “depois” da iniciativa social. Mas, um bom M & A deve ir além, de modo a evitar o sério risco de cair na armadilha do planejamento . A ´ armadilha do planejamento ` é quando o plano inicial é visto como a situação ideal a ser atingida. Decorrem, daí, as definições para sucesso e fracasso. Sucesso é quando são alcançadas boa parte das metas previamente traçadas; já o fracasso é quando boa parte delas não são alcançadas. E se o plano inicial não se mostrar correto, mesmo tendo sido construído de forma participativa, com objetivos claros, bons indicadores e análise consistente do contexto social? Ou ainda, se com o desenrolar da intervenção, aquele plano for se tornando inadequado frente às novas circunstâncias que forem surgindo? Aliás, situação bem plausível, tendo em vista a realidade tão dinâmica em que vivemos atualmente. O plano não pode acabar funcionando como uma camisa de força para o projeto. Me fez lembrar a frase dita pelo ex-presidente americano Dwight Eisenhower, quando comandou o ´Dia D` da Segunda Guerra Mundial, “ Antes da batalha, o planejamento é tudo. Assim que começa o tiroteio, planos são inúteis ”. O ponto central é que planejar é fundamental, mas não podemos ficar prisioneiros do plano. Então, voltando aqui à pergunta inicial: O que caracteriza um bom processo de Monitoramento & Avaliação? Em poucas palavras: Um bom processo de M&A é aquele que serve como uma bússola para guiar os gestores do projeto. Sem dúvida, o pressuposto é o de que o planejamento tenha sido bem-feito, e há clareza de onde se quer chegar. E por que a comparação com a bússola? O processo de monitoramento e avaliação deve funcionar como uma bússola (para guiar o avião) no sentido de ser útil para orientar os gestores de uma dada intervenção se eles estão indo na direção correta. Então, o M & A vai indicar se estamos fazendo / fizemos a coisa certa, da maneira certa, de modo a potencializar os resultados pretendidos, tendo em vista os recursos disponíveis (financeiros, humanos, experiências, aprendizados e parcerias). O interessante da bússola é justamente a sua capacidade em ir se adaptando ao percurso, até chegarmos ao destino final. Tal como a bússola, também um bom Monitoramento & Avaliação deve ser percebido como um processo dinâmico, e não como um sistema estático de indicadores, não raras vezes com a exigência de métodos complexos para a sua estimativa.
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Recentemente, montei uma estrutura para conduzir um processo seletivo de voluntárias aqui na Phomenta. Algumas pessoas me perguntaram por que eu estava desenvolvendo etapas que deixariam o processo mais complexo e se eu não tinha receio de que as pessoas desistissem devido à complexidade. Vou compartilhar o que respondi, explicar a importância dessa estrutura e como conseguimos atrair e manter perto de nós as pessoas que realmente querem contribuir. Por que desenhar um processo seletivo estruturado para voluntárias? Desenhar um processo seletivo com etapas claras e bem definidas é essencial para assegurar que as candidatas se comprometam verdadeiramente com cada fase e reflitam se o voluntariado faz sentido para elas. Esse tipo de processo não é apenas uma forma de selecionar os melhores talentos, mas também de verificar se aquelas que se juntam a nós compartilham dos nossos valores e estão alinhadas com o nosso propósito. Um processo seletivo mais detalhado permite identificar quem está realmente disposta a se envolver e quem está apenas explorando uma oportunidade. Divulgação da vaga Para começar, definimos claramente os papéis e responsabilidades, além do tempo de dedicação esperado para as voluntárias. Tudo isso foi explicitado na divulgação da vaga, para que, desde o início, as expectativas estivessem claras para as interessadas. Primeira etapa - triagem de candidatas Após receber as inscrições, realizamos uma triagem criteriosa, avaliando as competências e habilidades das candidatas. Selecionamos aquelas que mais se alinhavam com o perfil que buscávamos e enviamos um e-mail informando sobre as próximas etapas do processo. Segunda etapa - entrega e dinâmica de grupo Nesta etapa, solicitamos uma tarefa prática e informamos que haveria uma dinâmica em grupo. Esse momento foi crucial para observar o comprometimento das candidatas e, como esperado, algumas pessoas desistiram. Isso, no entanto, deixou apenas aquelas que estavam realmente interessadas em seguir adiante e que tinham um verdadeiro desejo de contribuir. Terceira etapa - Seleção final Com base nas etapas anteriores, escolhemos as candidatas que melhor atenderam aos critérios e que demonstraram maior afinidade com a cultura da Phomenta. Em seguida, comunicamos as selecionadas e agendamos da integração para integrar aquelas que iriam começar conosco. Integração A integração na Phomenta é muito mais do que uma simples introdução. É o momento propositivo para apresentarmos o propósito da nossa organização e garantir que todas estejam na mesma sintonia, super motivadas a alcançar os nossos objetivos. Quando nossas voluntárias entendem o impacto social que o seu trabalho pode gerar, o engajamento cresce e o compromisso fica mais forte. Assim como toda nova integrante de um time, as voluntárias precisam mergulhar na nossa cultura organizacional. A integração é uma oportunidade para elas se familiarizarem com características fundamentais da nossa cultura dentro da Phomenta: como nos comunicamos, como trabalhamos, e quais comportamentos valorizamos. Isso facilita a adaptação e ajuda as voluntárias a se sentirem parte do nosso grupo desde o primeiro dia! Durante a integração, é essencial esclarecer o que esperamos de cada uma, desde funções e responsabilidades específicas até o impacto que seu trabalho terá. Essa clareza evita confusões e permite que as voluntárias saibam exatamente como podem brilhar e fazer a diferença. Uma integração bem-planejada faz toda a diferença! Ela aumenta o comprometimento das voluntárias e ajuda a reduzir a rotatividade. Quando elas se sentem acolhidas, bem-informadas e preparadas, é muito provável que continuem engajadas e contribuam com a gente por um bom tempo. Além disso, a integração é a chance perfeita para construir conexões genuínas entre voluntárias e phomenters. Ela cria aquele sentimento gostoso de comunidade e pertencimento, que é essencial para manter a motivação em alta. E tem mais: durante a integração, incentivamos as voluntárias a darem seu feedback sobre a experiência. Isso nos ajuda a fazer ajustes e melhorias, garantindo que todas se sintam apoiadas e que nossa abordagem esteja sempre alinhada com as expectativas. A seguir alguns comentários sobre o processo:
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