Gestão financeira para OSCs durante a pandemia

19 de maio de 2020

Queremos apresentar para vocês algumas ideias para rever o orçamento, que está sofrendo muitos impactos por conta do novo coronavírus. Este artigo foi escrito com base no Webinar - Revisão de Orçamento, apresentado no dia 15 de Abril de 2020, por Marcus Moura, Diretor Financeiro e de Operações da Phomenta.

O que é um orçamento e como eu lido com essa situação na crise?

O objetivo é trazer algumas ideias, pois não conhecemos a realidade do financeiro e do caixa de cada instituição, por isso gostaríamos de indicar algumas ferramentas que podem ajudar a trabalhar nesse ponto tão crucial, como a saúde financeira da sua ONG, e um momento tão delicado como o atual. 
Em um momento como esse é comum se sentir paralisado: 

O que eu faço agora? 
Como eu lido com toda essa situação?

A ideia é sair da inércia e começar a agir, uma ação rápida é imprescindível para o sucesso financeiro da sua instituição agora, tentar juntar a equipe, diretoria, trazer ideias e aqui temos o passo a passo para que você comece a reagir.
“O orçamento é uma projeção”

Não faz muito tempo que fizemos um orçamento em 2019 para 2020. Temos algumas premissas, prevemos um cenário econômico, do governo, inflação, analisamos o histórico e desenvolvemos um orçamento para os próximos meses e para o próximo ano. 

As estimativas do futuro, como exemplo: ano passado conseguimos arrecadar X, gastamos Y, prevemos que ano que vem teremos mais atendimentos que este ano, por isso minha despesa deve aumentar. Olhamos como foi o ano, o quanto gastamos e estimamos o que vai acontecer no futuro, projetamos quais serão os gastos fixos, se minha equipe vai aumentar ou não, o que temos previsto para entrada e etc.

Começando essa projeção em janeiro, quando chegamos em março, o cenário mudou e bastante. As premissas mudaram, algumas foram e são: trabalhar em casa, suspender os atendimentos, mudar o foco para atender talvez a alimentação e higiene das pessoas. As estimativas de futuro estão incertas, imaginávamos algo mais estável, e isso não aconteceu.

Temos que rever o que já foi feito, mas o histórico não vai ajudar 100%, ao menos não neste momento, onde tantas coisas mudaram, até a forma de atendimento. Por isso, a importância de revisar o orçamento. 

O que aconteceu com as receitas?
As ONGs têm relatado que houve um decréscimo na maioria das doações concedidas para as organizações nesse momento. Se ainda não caiu, vai cair, pois o desemprego está subindo, jornadas de trabalho caindo pela metade e os salários também, o que impacta nas doações físicas. As empresas também estão diminuindo a parcela que contribuem. 

Em São Paulo, onde existe a nota fiscal paulista, em que se pode doar o crédito da Nota Fiscal para ONGs, se o consumo cai, isso gera um impacto importante. Além disso, alguns recursos de parcerias públicas podem ser afetados. Conversamos com algumas e felizmente nem todos os setores públicos estão interrompendo os repasses, mas alguns podem cancelar repasses, e isso também seria um grande impacto de renda.

Caso você tenha dúvidas sobre os Incentivos Fiscais, recomendamos a conversa que fizemos com o Thiago Alvim, da Nexo investimento Social. Você pode pode assistir este papo abaixo, ou pelo link: https://youtu.be/fWkitMXh3YM. 

As ONGs que geram receita por meio de vendas de produtos e serviços foram seriamente impactadas. Afinal, os eventos estão suspensos, os bazares fechados, não tem como fazer ações para aumentar a receita e nem captar alguns recursos. Aquelas instituições que geram renda com as locações de espaços para eventos de terceiros, auditório ou espaço para cursos também teve uma queda nessa demanda. Vimos uma previsão de que antes de Dezembro o mercado de eventos não terá retornado, e como ficará essa renda?

Para entender alguns aspectos legais que podem interferir na captação de recursos e de gestão de renda, recomendamos o Webinar com advogados, em questões jurídicas e contratuais, abaixo você pode ver na íntegra, ou acessar pelo link: https://www.youtube.com/watch?v=sG5viorc-oU.

Os 3 maiores Impactos no orçamento - Receita, Caixa e Despesas.

Abaixo, temos uma análise de alguns cenários de impacto no orçamento durante a quarentena, feita com base e uma ONG fictícia, apenas para ilustrar algumas hipóteses.

O que acontece se eu demoro pra reagir com queda acentuada de receitas?

O cenário que analisamos hipoteticamente, em janeiro, tinha previsto e aí chegou o início da quarentena, as receitas caíram significamente, perdendo-se um terço da sua receita. 

Muitas receitas que estavam planejadas para o momento terão que ser repensadas e adaptadas. Temos que lembrar que a receita está fora da organização, é um elemento que como gestor podemos influenciar mas não temos controle, o doador pode parar de doar a qualquer momento, não é uma decisão nossa. Até o poder público pode ter algum problema e não conseguir cumprir com os prazos. Não é uma decisão do gestor, devemos sempre lembrar disso.

O que podemos controlar são as despesas, nesse caso hipotético, essa ONG tentou ao máximo não cortar nenhuma despesa, manter o mesmo padrão, e o que acontece nesse caso é que, em maio, o caixa cai drasticamente, e algumas despesas não tem como ser pagas, independentemente das receitas. Se precisar de empréstimo você acaba criando uma dívida importante.

E se eu reagir rápido, ainda que com um pouco de atraso?
Em um cenário que a receita cai rápido e, apesar de um atraso, a reação também é rápida, em julho já é possível equalizar. Mesmo a receita voltando para um patamar menor, eu já aprendi a viver com menos dinheiro. Por isso, a ideia aqui é mostrar o quão importante é reagir de forma rápida, para não deixar a receita cair cada vez mais. 
Em um cenário em que as receitas caem mais lentamente, pode ser prejudicial, já que pode gerar uma falsa sensação de alívio. Se mantiver as mesmas despesas, em maio, e não rever o seu orçamento, como mostra este outro cenário, em julho, o caixa pode cair abaixo de zero, pode significar não conseguir dar continuidade com o trabalho da sua ONG.

A intenção aqui não é criar pânico, e sim entender que é preciso reagir rápido, rever o orçamento e nos prepararmos para manter o caixa acima de 0, o maior período de tempo que conseguirmos. Ainda que no futuro exista um retorno à “normalidade”, recomendamos que não tenha uma previsão de que as receitas voltem ao mesmo patamar que era antes, por conta de tudo isso que conversamos até aqui.

 

Agora alguns pontos de atenção: 


As 03 possíveis fases que teremos nessa crise:



  1. Responder: No cenário de curto prazo, é importante focar em ações rápidas para responder à crise, pensando em como otimizar o caixa. Esse momento poderá ter diferentes durações dependendo da realidade de cada instituição.
  2. Recuperar: Após a resposta, será importante ser eficiente nas ações tomadas e ser o mais produtivo possível com os mesmos ou até menos recursos.
  3. Retomar e Sustentar: Por último, será importante ver como foi o movimento da sua organização e pensar em como inovar com o novo cenário da economia nacional e global.



03 atitudes necessárias para entender a vida financeira da sua ONG:



  1. Tempo de caixa: Importante fazer o cálculo do tempo de caixa, um cálculo simples para ver o pior cenário: se não entrar mais nenhum dinheiro, quantos meses a organização consegue se sustentar. Tempo de caixa = (caixa atual + recebíveis) / gastos por mês.
  2. Análise do número: Para diminuir os danos, será necessário aumentar o caixa atual ou cortar alguns gastos por mês.
  3. Cenários de caixa: Importante criar uma planilha com pelo menos 3 cenários - otimista, normal e pessimista - para analisar uma possível previsão do futuro da organização.



03 Prioridades:


  1. Priorização: Importante mapear as despesas da sua organização, colocar importâncias numéricas para decidir o que priorizar.
  2. Planilha de priorização: No webinar mostramos uma planilha que pode ser tomada como exemplo para o entendimento dessa priorização.
  3. Cuidados: Cuidado com os cortes que podem trazer impactos a curto prazo, por exemplo: demitir boa parte do time agora terá gastos trabalhistas? O que impactaria no caixa atual?



03 Ideias finais:



  1. Produtividade: Aumentar a produtividade com os recursos disponíveis. Será que não vale à pena 2 pessoas se esforçarem para fazerem o trabalho de 4 pessoas ao invés de cortá-las?
  2. Comitê de crise: Criação de um comitê de crise, com pessoas de diferentes áreas, para analisarem corriqueiramente os impactos da crise em tempo real.
  3. Revisão orçamentária:

Como o cenário é muito incerto, é importante criar a prática de revisar o orçamento da organização de 30 em 30 dias.




Além de todas as dicas, também disponibilizamos os materiais utilizados durante o webinar, clique nos botões abaixo:


Apresentação do Webinar Planilha de Revisão de Orçamento

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A boa gestão age diretamente sobre cada uma delas para transformar desafios em oportunidades: Na conversa do tipo “O que aconteceu?”, os participantes focam em quem está certo ou errado, partindo de suposições que levam ao ciclo de acusações e impedem a solução. Conforme o autor: “quando algo desagradável acontece, o foco da conversa gira em torno de quem está certo, quem está errado, quem disse o quê, quem deve assumir a responsabilidade e assim por diante. Passamos a discutir quase todos os detalhes.”. Exemplo de conflito – Projeto atrasado e disputa de culpa: ao desenhar a festa junina da organização, ficou faltando definir quem compraria e arrecadaria as prendas das barracas, gerando muito estresse no dia da festa. Logo, membros começaram a atribuir culpa uns aos outros: “Foi o time das coordenadoras”; “Não, foram vocês que não passaram direitos”; “Não me envolvam, eu fiz minha parte”. 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Inicialmente, vamos entender melhor o que são métricas? Métricas são números e dados que as redes sociais fornecem para mostrar o desempenho das publicações feitas por você ou pela sua ONG. Quando você publica algo no Facebook ou Instagram, essas redes sociais mostram quantas pessoas visualizaram, curtiram, comentaram ou compartilharam seu conteúdo. Saber interpretar essas informações é muito importante porque ajuda a sua OSC a entender o que está dando certo e o que pode melhorar na comunicação com o público. Ao entender melhor essas informações, você pode criar conteúdos que alcançam mais pessoas e ajudam sua organização a ter um impacto maior. Quais são as métricas mais importantes? Entender as principais métricas pode parecer difícil no começo, mas conhecendo cada uma delas fica muito mais fácil saber se sua comunicação está indo bem. Cada uma dessas métricas traz informações cruciais que ajudam a entender o comportamento do seu público e como melhorar as publicações da sua organização. Desvendando as siglas e abreviações das métricas CTR (Click Through Rate): porcentagem de pessoas que clicaram em um link após visualizá-lo. CPM (Custo por Mil Impressões): quanto custa mostrar seu conteúdo para mil pessoas. CPC (Custo por Clique): quanto você paga por cada clique no seu conteúdo. CPA (Custo por Aquisição): custo médio para que uma pessoa realize uma ação específica, como fazer uma doação. ROI (Return on Investment): retorno financeiro obtido em relação ao dinheiro investido em publicidade ou campanhas. KPI (Indicador-Chave de Desempenho): métricas específicas escolhidas para medir o sucesso das suas ações. Alcance e Impressões O alcance é o número de pessoas diferentes que viram sua publicação pelo menos uma vez. Quanto maior o alcance, mais pessoas diferentes foram alcançadas pelo seu conteúdo. Já as impressões mostram quantas vezes sua publicação apareceu nas telas das pessoas, contando inclusive aquelas que viram mais de uma vez (FERREIRA; OLIVEIRA, 2015). Engajamento Engajamento é uma das métricas mais importantes porque mostra como as pessoas estão interagindo com seu conteúdo. Essas interações incluem curtidas, comentários, compartilhamentos e salvamentos. Um alto engajamento significa que as pessoas realmente gostaram do seu conteúdo e tiveram vontade de interagir com ele. Quanto mais engajamento, melhor você está se comunicando com o seu público (FERREIRA; OLIVEIRA, 2015). Cliques Cliques mostram quantas pessoas clicaram no seu conteúdo ou nos links que você compartilhou. Essa métrica é especialmente importante quando você quer direcionar as pessoas para seu site ou para alguma ação específica, como um evento ou uma campanha de doação (COSTA, 2020). Crescimento de seguidores Essa métrica mostra quantas pessoas novas começaram a seguir sua ONG depois de ver suas publicações. Um crescimento constante de seguidores significa que você está conseguindo chamar a atenção e conquistar novas pessoas para sua causa (COSTA, 2020). Mas afinal, como essas métricas se relacionam? É muito importante não olhar apenas para uma métrica isoladamente. Por exemplo, se muitas pessoas veem sua publicação (alto alcance), mas poucas interagem com ela (baixo engajamento), pode ser que o conteúdo não esteja interessante o suficiente. Para entender se sua estratégia está funcionando, você precisa analisar diferentes métricas juntas, como alcance, engajamento e cliques. Isso ajuda a ter uma visão mais completa do desempenho das publicações (GOMES, 2018). Tipos de análises que você pode fazer Para usar bem as métricas, você pode fazer vários tipos diferentes de análises. Cada tipo serve para algo específico e ajuda você a entender melhor o desempenho das suas redes sociais, mostrando caminhos para melhorar sua comunicação. Análise simples A análise simples é a mais básica e mostra diretamente quantas pessoas viram ou interagiram com seu conteúdo (RECUERO, 2014). Comparação A análise comparativa é quando você compara resultados de diferentes publicações ou períodos. Por exemplo, você pode comparar o desempenho das publicações deste mês com as do mês passado para entender o que funcionou melhor e planejar conteúdos futuros (RECUERO, 2014). Previsão A análise preditiva usa dados antigos para tentar prever resultados futuros (RECUERO, 2014). Um exemplo é que se sabemos que entre novembro e dezembro há um aumento nas curtidas em posts relacionados a doações, construir conteúdo que fale sobre isso antecipadamente é uma forma de “prever” a procura e antecipar-se ao aumento de demanda. Redes sociais Analisar as redes sociais significa entender como as pessoas interagem umas com as outras no seu perfil ou página. Você pode descobrir quem são os principais seguidores, quais conteúdos são mais compartilhados e como essas conexões ajudam a espalhar sua mensagem para mais pessoas (GOMES, 2018). O que ter cuidado ao analisar os números? Ao analisar as métricas, você precisa levar em conta fatores externos que podem influenciar os resultados. Datas especiais, feriados ou eventos importantes podem aumentar ou diminuir a interação com suas publicações (as chamadas datas sazonais). Por isso, sempre olhe com cuidado e verifique se os dados são realmente representativos do desempenho geral (KAHNEMAN, 2012), todo o contexto deve ser levado em conta. Cuidado com erros ao analisar Existem alguns erros comuns ao analisar as métricas. Um deles é o viés de confirmação, que acontece quando você só presta atenção nos números que reforçam o que você já acredita. Outro erro é o viés de recência, que acontece quando você só leva em conta os resultados mais recentes, esquecendo resultados passados (KAHNEMAN, 2012). Como já dito. Recomendações O conteúdo do artigo foi baseado no conhecimento da autora e com referências de base científica. Caso você deseje ampliar o conhecimento acerca da temática, recomenda-se a leitura das fontes a seguir: COSTA, Felipe. Aplicação estratégica de métricas digitais. Panorama, Goiânia, v. 9, n. 2, p. 45-60, 2020. FERREIRA, Mariana; OLIVEIRA, Ana. Produção textual e interações sociais em plataformas digitais. Revista Comunicando, Lisboa, v. 5, n. 1, p. 10-23, 2015. GOMES, André. Dinâmicas de interações nas redes sociais digitais. Salvador: UFBA, 2018. KAHNEMAN, Daniel. Rápido e devagar: duas formas de pensar. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012. RECUERO, Raquel. Redes sociais na internet. Porto Alegre: Sulina, 2014. 
Por Maria Cecília Prates 4 de abril de 2025
Uma boa pergunta é sempre um motivo para reflexão. Como a pergunta que me foi feita uma certa vez pela diretora de uma ONG: “ na sua opinião, o que caracteriza um bom processo de Monitoramento & Avaliação (M&A) de projetos sociais? ” Ela me pediu para responder em poucas palavras.  Tomando por base o referencial da Teoria da Mudança ou do Marco Lógico , somos tentados a dar a resposta tradicional: um bom M & A é aquele que nos permite verificar se o que foi planejado, tanto em termos de processo e resultado, está ocorrendo e/ou ocorreu de fato. E, com isto, nos permite fazer as correções de rota necessárias, tanto “durante” quanto “depois” da iniciativa social. Mas, um bom M & A deve ir além, de modo a evitar o sério risco de cair na armadilha do planejamento . A ´ armadilha do planejamento ` é quando o plano inicial é visto como a situação ideal a ser atingida. Decorrem, daí, as definições para sucesso e fracasso. Sucesso é quando são alcançadas boa parte das metas previamente traçadas; já o fracasso é quando boa parte delas não são alcançadas. E se o plano inicial não se mostrar correto, mesmo tendo sido construído de forma participativa, com objetivos claros, bons indicadores e análise consistente do contexto social? Ou ainda, se com o desenrolar da intervenção, aquele plano for se tornando inadequado frente às novas circunstâncias que forem surgindo? Aliás, situação bem plausível, tendo em vista a realidade tão dinâmica em que vivemos atualmente. O plano não pode acabar funcionando como uma camisa de força para o projeto. Me fez lembrar a frase dita pelo ex-presidente americano Dwight Eisenhower, quando comandou o ´Dia D` da Segunda Guerra Mundial, “ Antes da batalha, o planejamento é tudo. Assim que começa o tiroteio, planos são inúteis ”. O ponto central é que planejar é fundamental, mas não podemos ficar prisioneiros do plano. Então, voltando aqui à pergunta inicial: O que caracteriza um bom processo de Monitoramento & Avaliação? Em poucas palavras: Um bom processo de M&A é aquele que serve como uma bússola para guiar os gestores do projeto. Sem dúvida, o pressuposto é o de que o planejamento tenha sido bem-feito, e há clareza de onde se quer chegar. E por que a comparação com a bússola? O processo de monitoramento e avaliação deve funcionar como uma bússola (para guiar o avião) no sentido de ser útil para orientar os gestores de uma dada intervenção se eles estão indo na direção correta. Então, o M & A vai indicar se estamos fazendo / fizemos a coisa certa, da maneira certa, de modo a potencializar os resultados pretendidos, tendo em vista os recursos disponíveis (financeiros, humanos, experiências, aprendizados e parcerias). O interessante da bússola é justamente a sua capacidade em ir se adaptando ao percurso, até chegarmos ao destino final. Tal como a bússola, também um bom Monitoramento & Avaliação deve ser percebido como um processo dinâmico, e não como um sistema estático de indicadores, não raras vezes com a exigência de métodos complexos para a sua estimativa.
Por Pollyana Bonvecchi 27 de março de 2025
Recentemente, montei uma estrutura para conduzir um processo seletivo de voluntárias aqui na Phomenta. Algumas pessoas me perguntaram por que eu estava desenvolvendo etapas que deixariam o processo mais complexo e se eu não tinha receio de que as pessoas desistissem devido à complexidade. Vou compartilhar o que respondi, explicar a importância dessa estrutura e como conseguimos atrair e manter perto de nós as pessoas que realmente querem contribuir. Por que desenhar um processo seletivo estruturado para voluntárias? Desenhar um processo seletivo com etapas claras e bem definidas é essencial para assegurar que as candidatas se comprometam verdadeiramente com cada fase e reflitam se o voluntariado faz sentido para elas. Esse tipo de processo não é apenas uma forma de selecionar os melhores talentos, mas também de verificar se aquelas que se juntam a nós compartilham dos nossos valores e estão alinhadas com o nosso propósito. Um processo seletivo mais detalhado permite identificar quem está realmente disposta a se envolver e quem está apenas explorando uma oportunidade. Divulgação da vaga Para começar, definimos claramente os papéis e responsabilidades, além do tempo de dedicação esperado para as voluntárias. Tudo isso foi explicitado na divulgação da vaga, para que, desde o início, as expectativas estivessem claras para as interessadas. Primeira etapa - triagem de candidatas Após receber as inscrições, realizamos uma triagem criteriosa, avaliando as competências e habilidades das candidatas. Selecionamos aquelas que mais se alinhavam com o perfil que buscávamos e enviamos um e-mail informando sobre as próximas etapas do processo. Segunda etapa - entrega e dinâmica de grupo Nesta etapa, solicitamos uma tarefa prática e informamos que haveria uma dinâmica em grupo. Esse momento foi crucial para observar o comprometimento das candidatas e, como esperado, algumas pessoas desistiram. Isso, no entanto, deixou apenas aquelas que estavam realmente interessadas em seguir adiante e que tinham um verdadeiro desejo de contribuir. Terceira etapa - Seleção final Com base nas etapas anteriores, escolhemos as candidatas que melhor atenderam aos critérios e que demonstraram maior afinidade com a cultura da Phomenta. Em seguida, comunicamos as selecionadas e agendamos da integração para integrar aquelas que iriam começar conosco. Integração A integração na Phomenta é muito mais do que uma simples introdução. É o momento propositivo para apresentarmos o propósito da nossa organização e garantir que todas estejam na mesma sintonia, super motivadas a alcançar os nossos objetivos. Quando nossas voluntárias entendem o impacto social que o seu trabalho pode gerar, o engajamento cresce e o compromisso fica mais forte. Assim como toda nova integrante de um time, as voluntárias precisam mergulhar na nossa cultura organizacional. A integração é uma oportunidade para elas se familiarizarem com características fundamentais da nossa cultura dentro da Phomenta: como nos comunicamos, como trabalhamos, e quais comportamentos valorizamos. Isso facilita a adaptação e ajuda as voluntárias a se sentirem parte do nosso grupo desde o primeiro dia! Durante a integração, é essencial esclarecer o que esperamos de cada uma, desde funções e responsabilidades específicas até o impacto que seu trabalho terá. Essa clareza evita confusões e permite que as voluntárias saibam exatamente como podem brilhar e fazer a diferença. Uma integração bem-planejada faz toda a diferença! Ela aumenta o comprometimento das voluntárias e ajuda a reduzir a rotatividade. Quando elas se sentem acolhidas, bem-informadas e preparadas, é muito provável que continuem engajadas e contribuam com a gente por um bom tempo. Além disso, a integração é a chance perfeita para construir conexões genuínas entre voluntárias e phomenters. Ela cria aquele sentimento gostoso de comunidade e pertencimento, que é essencial para manter a motivação em alta. E tem mais: durante a integração, incentivamos as voluntárias a darem seu feedback sobre a experiência. Isso nos ajuda a fazer ajustes e melhorias, garantindo que todas se sintam apoiadas e que nossa abordagem esteja sempre alinhada com as expectativas. A seguir alguns comentários sobre o processo:
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