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Gestão financeira para OSCs durante a pandemia

mai. 19, 2020

Queremos apresentar para vocês algumas ideias para rever o orçamento, que está sofrendo muitos impactos por conta do novo coronavírus. Este artigo foi escrito com base no Webinar - Revisão de Orçamento, apresentado no dia 15 de Abril de 2020, por Marcus Moura, Diretor Financeiro e de Operações da Phomenta.

O que é um orçamento e como eu lido com essa situação na crise?

O objetivo é trazer algumas ideias, pois não conhecemos a realidade do financeiro e do caixa de cada instituição, por isso gostaríamos de indicar algumas ferramentas que podem ajudar a trabalhar nesse ponto tão crucial, como a saúde financeira da sua ONG, e um momento tão delicado como o atual. 
Em um momento como esse é comum se sentir paralisado: 

O que eu faço agora? 
Como eu lido com toda essa situação?

A ideia é sair da inércia e começar a agir, uma ação rápida é imprescindível para o sucesso financeiro da sua instituição agora, tentar juntar a equipe, diretoria, trazer ideias e aqui temos o passo a passo para que você comece a reagir.
“O orçamento é uma projeção”

Não faz muito tempo que fizemos um orçamento em 2019 para 2020. Temos algumas premissas, prevemos um cenário econômico, do governo, inflação, analisamos o histórico e desenvolvemos um orçamento para os próximos meses e para o próximo ano. 

As estimativas do futuro, como exemplo: ano passado conseguimos arrecadar X, gastamos Y, prevemos que ano que vem teremos mais atendimentos que este ano, por isso minha despesa deve aumentar. Olhamos como foi o ano, o quanto gastamos e estimamos o que vai acontecer no futuro, projetamos quais serão os gastos fixos, se minha equipe vai aumentar ou não, o que temos previsto para entrada e etc.

Começando essa projeção em janeiro, quando chegamos em março, o cenário mudou e bastante. As premissas mudaram, algumas foram e são: trabalhar em casa, suspender os atendimentos, mudar o foco para atender talvez a alimentação e higiene das pessoas. As estimativas de futuro estão incertas, imaginávamos algo mais estável, e isso não aconteceu.

Temos que rever o que já foi feito, mas o histórico não vai ajudar 100%, ao menos não neste momento, onde tantas coisas mudaram, até a forma de atendimento. Por isso, a importância de revisar o orçamento. 

O que aconteceu com as receitas?
As ONGs têm relatado que houve um decréscimo na maioria das doações concedidas para as organizações nesse momento. Se ainda não caiu, vai cair, pois o desemprego está subindo, jornadas de trabalho caindo pela metade e os salários também, o que impacta nas doações físicas. As empresas também estão diminuindo a parcela que contribuem. 

Em São Paulo, onde existe a nota fiscal paulista, em que se pode doar o crédito da Nota Fiscal para ONGs, se o consumo cai, isso gera um impacto importante. Além disso, alguns recursos de parcerias públicas podem ser afetados. Conversamos com algumas e felizmente nem todos os setores públicos estão interrompendo os repasses, mas alguns podem cancelar repasses, e isso também seria um grande impacto de renda.

Caso você tenha dúvidas sobre os Incentivos Fiscais, recomendamos a conversa que fizemos com o Thiago Alvim, da Nexo investimento Social. Você pode pode assistir este papo abaixo, ou pelo link: https://youtu.be/fWkitMXh3YM. 

As ONGs que geram receita por meio de vendas de produtos e serviços foram seriamente impactadas. Afinal, os eventos estão suspensos, os bazares fechados, não tem como fazer ações para aumentar a receita e nem captar alguns recursos. Aquelas instituições que geram renda com as locações de espaços para eventos de terceiros, auditório ou espaço para cursos também teve uma queda nessa demanda. Vimos uma previsão de que antes de Dezembro o mercado de eventos não terá retornado, e como ficará essa renda?

Para entender alguns aspectos legais que podem interferir na captação de recursos e de gestão de renda, recomendamos o Webinar com advogados, em questões jurídicas e contratuais, abaixo você pode ver na íntegra, ou acessar pelo link: https://www.youtube.com/watch?v=sG5viorc-oU.

Os 3 maiores Impactos no orçamento - Receita, Caixa e Despesas.

Abaixo, temos uma análise de alguns cenários de impacto no orçamento durante a quarentena, feita com base e uma ONG fictícia, apenas para ilustrar algumas hipóteses.

O que acontece se eu demoro pra reagir com queda acentuada de receitas?

O cenário que analisamos hipoteticamente, em janeiro, tinha previsto e aí chegou o início da quarentena, as receitas caíram significamente, perdendo-se um terço da sua receita. 

Muitas receitas que estavam planejadas para o momento terão que ser repensadas e adaptadas. Temos que lembrar que a receita está fora da organização, é um elemento que como gestor podemos influenciar mas não temos controle, o doador pode parar de doar a qualquer momento, não é uma decisão nossa. Até o poder público pode ter algum problema e não conseguir cumprir com os prazos. Não é uma decisão do gestor, devemos sempre lembrar disso.

O que podemos controlar são as despesas, nesse caso hipotético, essa ONG tentou ao máximo não cortar nenhuma despesa, manter o mesmo padrão, e o que acontece nesse caso é que, em maio, o caixa cai drasticamente, e algumas despesas não tem como ser pagas, independentemente das receitas. Se precisar de empréstimo você acaba criando uma dívida importante.

E se eu reagir rápido, ainda que com um pouco de atraso?
Em um cenário que a receita cai rápido e, apesar de um atraso, a reação também é rápida, em julho já é possível equalizar. Mesmo a receita voltando para um patamar menor, eu já aprendi a viver com menos dinheiro. Por isso, a ideia aqui é mostrar o quão importante é reagir de forma rápida, para não deixar a receita cair cada vez mais. 
Em um cenário em que as receitas caem mais lentamente, pode ser prejudicial, já que pode gerar uma falsa sensação de alívio. Se mantiver as mesmas despesas, em maio, e não rever o seu orçamento, como mostra este outro cenário, em julho, o caixa pode cair abaixo de zero, pode significar não conseguir dar continuidade com o trabalho da sua ONG.

A intenção aqui não é criar pânico, e sim entender que é preciso reagir rápido, rever o orçamento e nos prepararmos para manter o caixa acima de 0, o maior período de tempo que conseguirmos. Ainda que no futuro exista um retorno à “normalidade”, recomendamos que não tenha uma previsão de que as receitas voltem ao mesmo patamar que era antes, por conta de tudo isso que conversamos até aqui.

 

Agora alguns pontos de atenção: 


As 03 possíveis fases que teremos nessa crise:



  1. Responder: No cenário de curto prazo, é importante focar em ações rápidas para responder à crise, pensando em como otimizar o caixa. Esse momento poderá ter diferentes durações dependendo da realidade de cada instituição.
  2. Recuperar: Após a resposta, será importante ser eficiente nas ações tomadas e ser o mais produtivo possível com os mesmos ou até menos recursos.
  3. Retomar e Sustentar: Por último, será importante ver como foi o movimento da sua organização e pensar em como inovar com o novo cenário da economia nacional e global.



03 atitudes necessárias para entender a vida financeira da sua ONG:



  1. Tempo de caixa: Importante fazer o cálculo do tempo de caixa, um cálculo simples para ver o pior cenário: se não entrar mais nenhum dinheiro, quantos meses a organização consegue se sustentar. Tempo de caixa = (caixa atual + recebíveis) / gastos por mês.
  2. Análise do número: Para diminuir os danos, será necessário aumentar o caixa atual ou cortar alguns gastos por mês.
  3. Cenários de caixa: Importante criar uma planilha com pelo menos 3 cenários - otimista, normal e pessimista - para analisar uma possível previsão do futuro da organização.



03 Prioridades:


  1. Priorização: Importante mapear as despesas da sua organização, colocar importâncias numéricas para decidir o que priorizar.
  2. Planilha de priorização: No webinar mostramos uma planilha que pode ser tomada como exemplo para o entendimento dessa priorização.
  3. Cuidados: Cuidado com os cortes que podem trazer impactos a curto prazo, por exemplo: demitir boa parte do time agora terá gastos trabalhistas? O que impactaria no caixa atual?



03 Ideias finais:



  1. Produtividade: Aumentar a produtividade com os recursos disponíveis. Será que não vale à pena 2 pessoas se esforçarem para fazerem o trabalho de 4 pessoas ao invés de cortá-las?
  2. Comitê de crise: Criação de um comitê de crise, com pessoas de diferentes áreas, para analisarem corriqueiramente os impactos da crise em tempo real.
  3. Revisão orçamentária:

Como o cenário é muito incerto, é importante criar a prática de revisar o orçamento da organização de 30 em 30 dias.




Além de todas as dicas, também disponibilizamos os materiais utilizados durante o webinar, clique nos botões abaixo:


Apresentação do Webinar Planilha de Revisão de Orçamento

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De acordo com o pesquisador brasileiro Ewerton Naves Dias, Ph.D em Psicologia pela Universidade do Porto, no Coping , consideramos o estresse como algo contextual, “o que significa que se trata de um processo de relação entre a pessoa e o ambiente e que se transforma ao longo do tempo. Desse modo, ele é definido como uma situação avaliada pelo indivíduo como significativa e com demandas que excedem seus recursos para lidar com o respectivo evento”. Diferente dos mecanismos de defesa, que acontecem de forma inconsciente, as estratégias de enfrentamento utilizam-se da percepção da pessoa frente ao evento estressor, desencadeando pensamentos avaliativos sobre suas ferramentas internas e externas e o controle ou não da situação, a fim de escolher sua forma de lidar com a situação. Categorias ou possibilidades de enfrentamento Apesar de Lazarus e Folkman definirem as duas principais categorias de enfrentamento, podemos encontrar na literatura algumas variações dessas estratégias, sendo as mais comuns: 1) Enfrentamento com foco no problema: Quando acredita-se que é possível alterar aspectos do ambiente, diminuindo ou eliminando os fatores de estresse e atuando de forma ativa. Alguns exemplos de ações, baseadas no contexto organizacional do Terceiro Setor, são: Análise crítica e detalhada do problema gerador de estresse Conversas individuais com pessoas que estão diretamente envolvidas na situação Conversas em grupo ou equipe, caso seja uma questão que influencie o bem-estar de várias pessoas Planejamento e criação de resoluções coletivas de enfrentamento ao problema Busca de apoio externo de especialistas 2) Enfrentamento com foco na emoção: Baseado na crença de que o ambiente é pouco alterável ou imutável, o indivíduo busca recursos para lidar com os sentimentos derivados do estresse, de forma a prolongar sua permanência na situação até que as circunstâncias mudem. Este é um tipo de enfrentamento moderado e pode ser realizado com: Fortalecimento de técnicas de autocontrole emocional Busca de apoio social (inclusive de colegas de equipe) ou psicológico para a descoberta de novas possibilidades de enfrentamento Investimento em hobbies ou atividades de lazer que minimizem os sentimentos negativos e promovam distração Desenvolvimento de práticas espirituais ou religiosas 3) Enfrentamento evitativo: Esta estratégia considerada passiva, também fundamentada na crença de que não há controle sobre as circunstâncias, engloba o afastamento, fuga, esquiva ou desligamento mental do problema. Aqui a pessoa escolhe evitar o conflito, lidar com os sintomas do estresse e economizar energia emocional. Qual estratégia usar? Os estudos que avaliam a predominância e a eficácia da utilização de cada tipo de coping divergem de acordo com o público pesquisado, considerando, no entanto, a variabilidade dos diferentes tipos de personalidade. Por exemplo: Uma análise feita com trabalhadores de CAPS (Centro de Atenção Psicossocial) em Campinas (ZANATTA, 2019), verificou que a estratégia mais utilizada pelos profissionais destes espaços foi a de resolução de problemas, onde há a elaboração de planos de ação e alternativas com o objetivo de resolução da situação. Pesquisas realizadas com profissionais da saúde que trabalham em hospitais e analisadas pela Profª Drª Liliana Antoniolli (2022), afirmam que o coping mais utilizado pelas entrevistadas eram os baseados no enfrentamento com foco na emoção, onde empregavam um esforço cognitivo para ressignificar as experiências laborais “controlando emoções, como tristeza, medo e estresse, que emergem devido a situação conflitante”. Observa-se que a tendência de utilização de cada estratégia está positivamente ligada à experiência e idade dos profissionais, sendo que, quanto maiores mais o profissional tenderia a utilizar o enfrentamento com o foco no problema, enquanto os mais jovens tendem a escolher com mais frequência o afastamento (ou evitação) do estressor, por meio de um isolamento autoimposto. Outra proposta de estratégias de coping defendida pelo pesquisador Caryl Rubust (1988), da Vrije Universiteit em Amsterdã , Holanda , destacou outras quatro alternativas de enfrentamento, relacionadas ao ambiente de trabalho, que ele chamou de EVLN (Exit/Voice/Loyalty/Neglect), traduzido para o português como: saída, voz, lealdade e negligência. Nelas, o indivíduo escolheria: Saída: Sair do trabalho e encontrar um emprego melhor Voz: Tentar melhorar a situação conflitante com a sua voz Lealdade: Ser motivadas a apoiar ativamente a organização, ignorando seus incômodos Negligência: Concentrar-se em seus interesses não relacionados ao trabalho e "negligenciar" sua situação de trabalho insatisfatória De acordo com Lazarus e Folkman, as Estratégias de Enfrentamento ainda podem ser Adaptativas ou Desadaptativas, ou seja, quando as estratégias utilizadas são saudáveis e conseguem minimizar os sentimentos desagradáveis e desmotivadores são consideradas positivas/adaptativas. Em contraponto, quando não são saudáveis (recorrer a um vício como o cigarro, drogas ou bebidas alcoólicas, por exemplo) a estratégia é considerada negativa/desadaptativa. Como o Terceiro Setor tem lidado com os sintomas de estresse? Na “Pesquisa - A Saúde Mental e o Bem-Estar dos profissionais do Terceiro Setor ”, publicada pela Phomenta, em 2023, foram utilizados alguns questionamentos quanto às estratégias que as pessoas entrevistadas usavam para lidar com os sintomas de estresse oriundos do trabalho nas organizações sociais brasileiras, e encontramos nos resultados que: 69% relataram realizar atividades físicas 66% procuraram ajuda profissional de psicólogos, psiquiatras ou outros tipos de terapias alternativas 20% fazem uso regular de medicamentos calmantes e/ou ansiolíticos Percebemos com esses dados, que a maior parte das estratégias utilizadas pelos respondentes da pesquisa são do enfrentamento com foco na emoção, o que pode amenizar temporariamente a angústia e a desmotivação de quem passa por estresse de forma recorrente, mas que a médio prazo acaba gerando a saída deste colaborador, o que podemos observar nas altas taxas de rotatividade do setor. As Profª Drª Mary Sandra Carlotto e Sheila Gonçalves Câmara da Universidade Luterana do Brasil - ULBRA/Canoas, em suas pesquisas na área da educação, concordam com a constatação de que as estratégias de coping focadas no problema são estratégias adaptativas (positivas) que auxiliam os profissionais a enfrentar os problemas que surgem em seu ambiente organizacional. Elas também acrescentam que esse estilo de enfrentamento pode levar a um aumento dos níveis de realização profissional. Apesar de várias organizações sociais no Brasil relatarem, na Pesquisa da Phomenta (2023), que já estão implementando ações para amenizar os sintomas de estresse de seus colaboradores, como apoio psicológico, momentos de confraternização e lazer, formações e palestras, dentre outras, e estarem discutindo temáticas relacionadas à saúde mental e ao bem-estar, as mesmas ações precisam de coerência prática para realmente efetivar uma melhora da saúde coletiva. A publicação ressalta: “[...] é crucial que a organização não apenas introduza tais medidas, mas também promova mudanças que abordem os causadores de estresse, como o excesso de demanda e prazos apertados. A saúde mental não é apenas sobre discutir ou promover a conscientização, é também sobre criar um ambiente de trabalho sustentável onde os trabalhadores se sintam apoiados em suas rotinas diárias. Quando a liderança trabalha horas excessivas e perpetua um senso de urgência, por exemplo, isso pode enviar uma mensagem contraditória à equipe, sugerindo que, apesar das iniciativas de bem-estar, a cultura de trabalho exaustivo ainda prevalece”. Autoavaliação Como enfatizado no início do texto, o coping tem como característica principal a escolha consciente de sua reação frente ao estresse, o que nos leva a crer que para ser feita da forma mais eficaz, deve ser percebida, avaliada e monitorada com o passar do tempo. Dessa forma, faça agora uma autoavaliação de quais têm sido suas escolhas frente aos desafios do dia-a-dia, principalmente relacionados ao trabalho no Terceiro Setor. Avalie também quais têm sido as formas de enfrentamento utilizadas pelas pessoas em sua equipe ou em sua organização, para que se certifiquem de que por meio do apoio mútuo possam criar formas de lidar com o estresse enfrentando o problema. Referências Antoniolli, Liliana; Vega, Edwing Alberto Urrea Vega; Haack, Pâmela; Duarte, Andrey Godoy; Macedo, Andréia Barcellos Teixeira; Souza, Sônia Beatriz Cócaro de; Coping dos profissionais da enfermagem: revisão integrativa de literatura. Open Science Research - ISBN 978-65-5360-055-3 - Editora Científica Digital - www.editoracientifica.org - Vol. 1 - Ano 2022 CARLOTTO, Mary Sandra; CÂMARA, Sheila Gonçalves. Síndrome de Burnout e estratégias de enfrentamento em professores de escolas públicas e privadas. Psicologia da Educação, vol. 26, n. 1, p. 29-46, 2008. Disponível em: http://pepsic.bvsalud.org/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1414-69752008000100003 . Acesso em: 08 mar. 2023. DIAS, Ewerton Naves; PAIS-RIBEIRO, José Luís. O modelo de coping de Folkman e Lazarus: aspectos históricos e conceituais. Rev. Psicol. Saúde, Campo Grande , v. 11, n. 2, p. 55-66, ago. 2019 . Disponível em < http://pepsic.bvsalud.org/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2177-093X2019000200005&lng=pt&nrm=iso >. acessos em 10 mar. 2024. http://dx.doi.org/10.20435/pssa.v11i2.642. Lazarus, R., & Folkman, S. (1984). Stress appraisal and coping. New York: Springer. PHOMENTA. Pesquisa: A saúde mental e o bem-estar dos trabalhadores do terceiro setor. Campinas: SP. 2023. Disponível em: https://www.phomenta.com.br/pesquisa-saude-mental-e-bem-estar RUSBULT, C. E.; FARREL, D.; ROGERS, G. e MAINOUS III, A. G. (1988), «Impact of exchange variables on exit, voice, loyalty and neglect: an integrative model of responses to declining satisfaction». Academy of Management Journal, vol. 31(3), pp. 599-627. Zanatta AB, Lucca SR, Sobral RC, Stephan C, Bandini M. Estresse e coping entre trabalhadores de centros de atenção psicossocial do interior do estado de São Paulo. Rev Bras Med Trab.2019;17(1) DOI:10.5327/Z1679443520190300:83-89 Coping: estratégias para enfrentar períodos estressantes ou Coping: mais saúde mental em períodos estressantes ou Coping, estratégias de saúde mental em períodos estressantes
Por Maria Cecília Prates   14 mar., 2024
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