Raíssa Ogashawara é do time de Dados & Impacto da Phomenta.
Matriz GUT: Como priorizar tarefas quando tudo é importante?
12 de maio de 2022
Este conteúdo foi produzido por Raíssa Ogashawara
Toda ONG tem diversas questões a serem resolvidas e, geralmente, várias delas parecem disputar pela atenção dos empreendedores sociais, tornando difícil saber por qual delas começar. Aprovar o plano de ação da ONG, treinar voluntários, enviar projeto para participar de um edital e representar a organização em eventos externos são apenas alguns exemplos. Entre tantas demandas, e todas importantes para o andamento das atividades da organização, como priorizar?
Para ajudar nessa tomada de decisão, vamos apresentar, de modo prático, uma ferramenta que pode ser muito útil nessa priorização: a Matriz GUT. Ela é usada para classificar cada demanda que você, gestor, julga pertinente por meio de 3 critérios: gravidade, urgência e tendência, sendo que cada critério possui 5 níveis de classificação. Mas, primeiro, do que se trata cada um dos critérios?
Gravidade (G)
A gravidade é o critério que avalia a consequência que a demanda pode gerar se não for solucionada ou executada. Nessa análise, é preciso considerar todos os pontos que poderão ser afetados, como os atendidos, os resultados dos programas e projetos, os voluntários, os processos internos, etc. Uma demanda pode ser considerada extremamente grave quando coloca em risco a vida de algum dos beneficiários, por exemplo. Outros efeitos graves podem incluir a não renovação de um convênio com a prefeitura ou, até mesmo, danos à imagem da ONG.
Urgência (U)
A urgência está relacionada ao tempo que a demanda tem para ser resolvida. Quanto menor o prazo que determinada situação precise ser resolvida, mais urgente ela é. Demandas urgentes costumam ser as que têm prazos definidos por lei, como a entrega de documentos contábeis. Lembre-se de considerar que algumas demandas são conjuntas, com entregas que dependem de outras, então é importante considerar o tempo de todas as etapas, não apenas o prazo final.
Tendência (T)
A tendência classifica a evolução da demanda, ela funciona como a analogia com a bola de neve, que, em alguns casos, pode ficar cada vez maior. Ou seja, é importante analisar o quanto a demanda tende a piorar rapidamente ou se deve permanecer estável caso não seja resolvida. Diante disso, uma situação com alta pontuação de tendência é aquela que deve piorar rapidamente se nenhuma ação for tomada.
Agora que você já conhece os critérios, chegou o momento de entender como a matriz funciona e, para ajudar nessa etapa, nós preparamos um
modelo editável da Matriz GUT para ser usado em Planilhas Google (é preciso estar conectado em uma conta Google para ter acesso) e montamos o passo a passo a seguir.
Atenção: antes de fazer a sua cópia, é importante estar ciente de que para ela funcionar, você
não pode alterar as fórmulas presentes na planilha! Porém, se, sem querer acabar apagando ou mudando alguma coisa, é possível voltar aqui e fazer uma nova cópia.
PASSO 1
Faça a sua cópia do modelo. Para isso, basta apertar o botão “Quero meu modelo!” e, em seguida, Fazer uma cópia.
PASSO 2
Na aba 0) Instruções você encontra uma versão resumida deste artigo. Assim, caso tenha alguma dúvida, é possível encontrar algumas informações importantes sobre o uso do Modelo, sem precisar sair dele.
PASSO 3
Faça uma lista com as principais demandas que possui e que precisa priorizar. Pode fazer da forma em que se sinta mais confortável, seja com papel e caneta, em um bloco de notas, ou até mesmo em planilhas como a do modelo.
Dica: é possível usar a Matriz para demandas coletivas também, como de uma área ou departamento. Nesse caso, é importante que todas as pessoas envolvidas participem desse passo, contribuindo com as demandas pelas quais são responsáveis.
PASSO 4
Na aba 1) Demandas da sua cópia do Modelo, coloque na coluna “Demandas” as demandas que foram listadas. Para exemplificar, colocamos 4 demandas, mas é possível inserir até 26 demandas diferentes.
PASSO 5
Agora chegou o momento de classificar as demandas. Para cada uma delas, selecione em qual nível ela está em cada um dos critérios. Para esse passo, pode ser legal contar com a ajuda de outras pessoas envolvidas, para que tenham diferentes perspectivas da gravidade, urgência e tendência das demandas. Se a matriz estiver sendo usada para um grupo, então é importante todas as pessoas participarem dessa classificação.
A cada demanda que for feita a classificação, na coluna GUT vai aparecer um número que representa qual a pontuação da demanda. Quanto maior o número, maior a prioridade.
PASSO 6
Aqui no exemplo, estamos trabalhando com apenas 4 demandas, então é fácil a visualização de qual tem o maior valor. Porém, geralmente essa quantidade é maior e, para facilitar a identificação de quais são as demandas que deveriam ser priorizadas, você encontra na aba 2) Priorização a ordem das demandas, de acordo com a pontuação GUT.
Vale ressaltar que a Matriz GUT existe para auxiliar nesse processo de priorização e tomada de decisão de por onde começar, mas ela sozinha, não tem esse poder. Cabe a você, empreendedor social, realmente decidir o que precisa ser feito e a ordem das ações. Pode ser, por exemplo, que o item com maior pontuação possa ser delegado para uma outra pessoa, então não precisaria ser o seu foco. Ou então, que o item que ficou na segunda posição exija um esforço de 1h, enquanto o primeiro, de 1 mês. Nesse caso, pode compensar começar pelo segundo.
Gostou da ferramenta? Acha que pode ajudar outros empreendedores sociais na árdua missão de priorizar demandas? Então compartilhe esse conteúdo com outras pessoas que podem se beneficiar dele!
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