Um dos grandes desafios enfrentados foi a rápida necessidade de mudança para a forma de trabalho remota e digital, impulsionada pelo distanciamento social. O obstáculo foi especialmente maior para aqueles que não possuíam familiaridade com ferramentas digitais ou um bom acesso à internet. Contudo, tal desafio apenas evidenciou e elevou a escala de processos que já vinham ocorrendo na sociedade, como a digitalização das organizações e a adesão ao trabalho remoto.
Boas práticas para engajamento e gestão da equipe à distância
16 de fevereiro de 2021
Por Patrícia Fernandes e Sarah Sampaio
Segundo o estudo “Impacto da Covid-19 nas OSCs Brasileiras”, 73% das organizações relataram que foram impactadas pela crise ocasionada pela pandemia.
Um dos grandes desafios enfrentados foi a rápida necessidade de mudança para a forma de trabalho remota e digital, impulsionada pelo distanciamento social. O obstáculo foi especialmente maior para aqueles que não possuíam familiaridade com ferramentas digitais ou um bom acesso à internet. Contudo, tal desafio apenas evidenciou e elevou a escala de processos que já vinham ocorrendo na sociedade, como a digitalização das organizações e a adesão ao trabalho remoto.
A mudança para o digital estabelece-se como uma tendência, podendo ser vista como uma mudança permanente nas rotinas de trabalho. Dessa forma, há um dilema que persiste e se torna cada dia mais atual:
como tornar mais eficiente a gestão à distância e manter o engajamento da sua equipe ? Pensando neste desafio, preparamos este artigo com os principais problemas que as OSCs enfrentaram desde o início da crise em relação à gestão da equipe e trouxemos algumas dicas e aprendizados para os empreendedores do terceiro setor.
Quais foram os principais desafios enfrentados?
A escassez de recursos pode limitar o acesso a computadores ou notebooks para a equipe, muitas organizações ainda trabalham com as documentações e arquivos dos atendidos em papel, guardados em gavetas.
A comunicação que costumava ser feita pessoalmente, nos corredores, ou mesmo em momentos de pausa para um cafezinho, precisou de uma nova formalização no meio digital, muitas vezes trazendo um excesso de reuniões ou o oposto, a falta de alinhamento e direcionamentos.
A própria atuação de muitas organizações se transformou e passou a ter muitas vezes até 100% de suas atividades voltadas à atividades assistenciais, gerando certa angústia na equipe e no voluntariado por não estar conseguindo desempenhar as funções para as quais se inscreveu ao começar seu trabalho na OSC.
Para aqueles que puderam trabalhar de casa, o equilíbrio entre trabalho e família, especialmente para quem cuida da casa e dos filhos, se tornou uma linha mais tênue do que já era antes da crise. Em geral, sendo as mulheres as principais afetadas por esta dupla carga de trabalho.
E isso tudo, sem falar nos casos de depressão e ansiedade, consideradas os males do século mundialmente, os quais aumentaram e foram agravados pela crise. Os efeitos desse cenário podem trazer impactos significativos tanto para vida pessoal quanto profissional de sua equipe.
Com tudo isso, quais são os aprendizados para gestão da equipe em trabalho remoto?
Cada vez mais precisamos nos preparar para a mudança, o mundo está cada vez mais volátil. Trabalhar com foco na pessoa, seja ela o atendido, funcionário, voluntário ou parceiro, tem sido um dos caminhos mais apontados para acompanhar as transformações.
Liderança humanizada
Um dos pontos que a autora Brené Brown mais traz para nossa atenção neste mundo volátil parece algo simples, porém muitas vezes esquecido: somos todos humanos. O líder não é um super-herói (apesar de muitas vezes agir como um, especialmente no 3º setor), ninguém consegue estar 100% bem o tempo todo, isso é uma ilusão. Mostrar seus erros, sua vulnerabilidade, abre espaço para uma cultura mais transparente e aberta a novas oportunidades e riscos. Se as pessoas podem errar, e isso é visto como um aprendizado, elas buscarão novas melhorias para a organização, com menos medo de serem repreendidas se errarem, já que o erro passa a ser visto como algo construtivo.
A escuta ativa e a preocupação holística com seus funcionários é essencial. Mais do que nunca, o pessoal e o profissional estão juntos, entender como seu funcionário ou voluntário está o fará se sentir cuidado e parte da família que é sua Organização. As pessoas estão com medo, a mudança gera ansiedade e é preciso levar em conta como cada um está antes de tomar seu próximo passo ou exigir demais de sua equipe.
Comunicação e transparência
A comunicação no meio digital, por meio de texto, pode ser um grande aliado e também um inimigo! Você nunca sabe em que tom de voz a pessoa do outro lado irá ler sua mensagem, por isso, o cuidado deve ser redobrado. Releia sempre suas comunicações de texto, especialmente se você não estiver em um bom momento, você não está ao lado da outra pessoa para se explicar caso ela entenda errado.
Cuidado também com a falta de comunicação, reuniões constantes de alinhamento entre a equipe ajudam a substituir aquela conversa no corredor ou aquele pedido de ajuda que acontecia espontaneamente. Alinhamentos ajudam a ser mais transparente, e os feedbacks são seus grandes aliados. Não deixe as coisas irem se acumulando, marque conversas individuais, peça feedbacks e mostre-se aberto para ouvi-los.
Para ajudar na transparência vocês podem utilizar ferramentas como o Google Agenda (ou outras similares), em que cada um pode ver no que o outro está trabalhando e se programar para não pedir demais para quem já está sobrecarregado. Como gestor, você tem uma visualização geral das atividades da equipe e pode também disponibilizar horários em sua agenda para tirar dúvidas e conversar com quem precisa.
Confiança e Compromisso
Confie na sua equipe! Você não precisa controlar cada passo de cada liderado seu, designe tarefas de forma clara, pergunte se a outra pessoa entendeu, mostre o que você espera que seja o resultado e confie que ela fará o trabalho.
A falta de confiança com quem está trabalhando fora de casa só gera estresse e ansiedade para os dois lados. Se você é funcionário ou voluntário, fique atento a seus compromissos, aproveite da sua autonomia para organizar seu tempo de acordo com suas responsabilidades e priorize as atividades de acordo com urgência e impacto.
E lembre-se: se não estiver dando conta, seja transparente, converse com seu time e peça apoio.
Reconhecimento
Reconhecimento é um grande potencializador da motivação e engajamento de sua equipe! Ele pode vir em forma de pequenas comemorações em relação ao trabalho do grupo ou alguma atitude assertiva, isso encoraja mais condutas positivas, mantendo a cultura organizacional viva.
Você pode também aproveitar os momentos de reuniões para que os membros da equipe apresentem o que fizeram nos últimos 15 dias, gerando um compromisso com o grupo. O importante é não deixar os bons resultados e bons momentos passarem!
Aliado ao reconhecimento estão os impactos e resultados de sua organização. Mostre como as ações realizadas naquela semana ou dia impactaram a vida das pessoas e da OSC. Não hesite em mostrar os resultados do mês e pensar junto com a equipe quais as próximas estratégias e metas do time. Toda atividade de cada pessoa da organização precisa fazer sentido para o todo e estar contribuindo para os resultados, mostre isso para as pessoas, elas precisam saber que seu trabalho importa.
Ambiente de trabalho
Será que seu voluntário não está participando muito pois não tem acesso à internet? Você já parou para perguntar se seu funcionário tem as ferramentas que possibilitam a ele realizar um trabalho adequado? Ele está confortável com o trabalho digital? Pergunte às pessoas o que elas precisam, qual a realidade de cada uma e veja como pode ajudar.
Momentos de descontração
Aclamados por todos, os momentos de descontração precisam continuar no modelo online, especialmente se você está trabalhando com jovens, o sentimento de grupo precisa ser revivido de vez em quando. A conexão entre pessoas é o elo mais forte a ser construído e é seu grande aliado na motivação da equipe em épocas difíceis. Com laços fortalecidos, cada um entende melhor a realidade do outro, aumenta a empatia entre o time e previne possíveis nichos criados entre diferentes grupos.
Descubra as potencialidades
Busque com seus voluntários e funcionários entender quais são os pontos fortes e fracos de cada um, descubra o potencial que você tem em sua organização e não deixe de utilizá-lo! Alguém que está fazendo um trabalho muito aquém de suas capacidades poderá facilmente se desengajar e deixar a organização. Mostre desafios para a equipe e deixe-os escolher em quais gostariam de se envolver.
Saúde Mental
Mais do que nunca, a saúde mental deve estar sempre na mente das pessoas. Entenda seus limites, estabeleça momentos para si mesmo de descanso, e fale quando precisar de ajuda, isso incentivará sua equipe a fazer o mesmo! Se tiver recursos, busque oferecer ações para saúde mental de sua equipe na Organização. Não se esqueça, uma conversa franca e acolhedora pode mudar o dia de uma pessoa.
Qual é a síntese de tudo isso ?
Se você leu até aqui deve ter percebido o tema central presente em toda dica: o foco na pessoa. Como sempre falamos na Phomenta, é essencial o foco no usuário; estar próximo do atendido, funcionário, parceiro ou voluntário, te auxilia a enxergar as novas tendências de forma rápida.
Nossa sociedade está mudando cada vez mais rápido e a inovação passa a ser item necessário para sobreviver e crescer neste mundo, por isso, esteja sempre aberto a ouvir sua equipe e a promover uma cultura aberta aos erros. Os resultados irão te surpreender.
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