Abigail Souza, do time de Aceleração Social da Phomenta.
8 dicas para o seu evento online
5 de agosto de 2021
Uma pesquisa da Video Viewers, encomendada pelo Google e realizada pela Provokers, mostrou que 95% dos brasileiros costumam ver vídeos online. Nesse cenário, encontram-se os eventos online, que unem pessoas espalhadas pelo mundo para aprender, se divertir ou formar uma comunidade.
Na internet, você encontra todo tipo de evento: workshops, lives, shows, palestras, jogos esportivos, webinários e muito mais. Se você tem interesse em organizar um evento online, é preciso estar atento a algumas dicas e ferramentas. Vem comigo, que vou contar tudo para que o evento da sua organização seja um sucesso!
Os benefícios dos eventos online são muitos: você pode salvá-lo para posterior exibição, abrir para convidados participarem, economizar custos, utilizar ferramentas digitais para manter o engajamento dos participantes, alcançar um público maior e com uma grande diversidade geográfica apenas com um computador e internet ー já que em um evento online podemos ter pessoas do mundo inteiro participando ー e, ainda, garantir a manutenção da saúde e do distanciamento social durante a pandemia.
Entretanto, antes de colocar seu evento em prática, é preciso planejá-lo e avaliar se ele pode ser realizado virtualmente, pois nem tudo o que funciona no mundo presencial pode ser exibido online.
Um show é perfeito para uma transmissão virtual, pois amplia o escopo do seu evento além dos limites físicos e faz com que os visitantes sintam-se parte da ação ao vivo. Por outro lado, uma oficina de construção ou aula de laboratório, que exige que os participantes usem materiais físicos que eles não possuem, não funcionam da mesma forma.
Defina o objetivo do evento
Entenda o motivo pelo qual sua organização deseja realizar o evento e qual a sua finalidade!
Por exemplo, um evento online pode ter objetivo de captar mais recursos, gerar mais visibilidade, promover um produto/serviço da organização, entre outros. Com essa definição você conseguirá obter melhores resultados e planejar os próximos passos.
Defina uma temática
É importantíssimo definir uma temática relevante e atual para que as pessoas sintam vontade de participar e estejam alinhadas com os objetivos escolhidos para o evento. Uma dica: antes da organização do evento, pergunte a pessoas que representam seu público por quais temáticas e estilos de evento elas se interessam.
Defina o público com o qual você vai trabalhar
Quantas pessoas você espera que participem do evento? Qual o público que se interessaria? Quem você busca atingir?
A partir dessa definição, fica mais fácil entender as necessidades do evento.
Defina e valide uma data
Defina data e horário, mas não esqueça de validar de acordo com a maior disponibilidade do seu público.
Uma dica: verifique se há outros eventos programados para a mesma data para que não haja riscos de seu evento não ter participantes. Também é importante ficar atento aos horários que costumam ter mais pessoas disponíveis para participarem de eventos, aqueles chamados picos de acesso na internet.
Defina uma plataforma de transmissão
Você precisa decidir sobre qual plataforma transmitirá o conteúdo, e se o evento será ao vivo ou gravado. Se você deseja transmitir o ambiente ou apresentar um artista, o Facebook live é o ideal. Só que, às vezes, você precisa de uma plataforma que ofereça interação com os participantes. Para este formato, recomendamos o Zoom, que permite até 100 participantes e oferece vários recursos, como bate-papos, integrar-se às plataformas do Facebook e Youtube e a função virtual de “levantar a mão e reações”.
Outra plataforma interessante e pouco conhecida é a INACLIVE, empresa brasileira de transmissão de eventos que também permite interação com os participantes e ainda realiza sorteios. O Instagram não pode ficar de fora dessa lista, já que as lives são gratuitas e podem oferecer um engajamento segmentado para o seu público seguidor, além da possibilidade de interação com quatro pessoas simultaneamente na live. Uma outra ferramenta muito utilizada inclusive pela Phomenta é o StreamYard, que funciona como um estúdio virtual e permite transmitir o evento nas redes sociais de forma simultânea.
Organize a programação
É a partir da programação que a experiência do participante será construída e que o sucesso do evento será garantido. Comece listando os tipos de atividades que podem ser realizadas, e depois liste quanto tempo cada ação vai durar. Dica: avalie seu público e garanta que as ações estejam alinhadas com os objetivos, a temática, o tempo e a plataforma do evento.
Planeje a divulgação do evento
A divulgação do evento é essencial para alcançar um público expressivo. Ela deve ser feita de forma eficiente e massiva, compartilhada em todas as redes sociais e difundida pelos usuários e pessoas que sua organização tem contato. Entenda qual canal o público da sua organização mais utiliza e defina um fluxo de interação, seja pelo WhatsApp, redes sociais, sites de eventos ou até mesmo e-mail.
Por exemplo, ao utilizar o Youtube para fazer a transmissão do seu evento online, os participantes podem compartilhar a sua live em outros canais e, consequentemente, atrair mais pessoas para o seu evento.
Você também pode usar o Sympla para realizar as inscrições e saber quantas pessoas vão marcar presença no seu evento, ou mesmo lançar a divulgação e inscrição por meio de um formulário compartilhado nas redes sociais. É possível cobrar pelo ingresso online ou oferecer gratuidade para todos, sem ter custos com a ferramenta. Já no site da Eventbrite, outra plataforma de gestão de eventos, você consegue emitir ingressos e localizar grande parte dos eventos online, principalmente os eventos internacionais (muitos deles gratuitos).
Pontos de atenção para o momento do evento
O quesito mais difícil em um evento virtual é manter o participante entusiasmado. Por isso, é fundamental oferecer uma boa experiência para ele. Aqui estão alguns pontos de atenção:
*Uma câmera e um microfone de qualidade podem garantir nitidez na imagem e um áudio claro;
*Teste seu vídeo e áudio antes do evento. Nunca deixe para testar no momento da apresentação;
*Verifique sua internet. Ela precisa ser segura e sólida para não travar e oferecer uma péssima experiência ao público. Atente-se à internet com fio e, caso não seja possível, opte por um Wi-fi estável.
Organizar um evento não é tarefa fácil, principalmente para quem nunca realizou antes. Porém, com essas dicas e sua capacidade de adaptação, você pode oferecer aos participantes uma experiência única.
Teste as possibilidades e realize ajustes nas próximas ações. Um passo importante é colher feedbacks com os participantes para que sua organização tenha ainda mais sucesso. Um evento sempre vai ser melhor que o anterior!
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