Vitor Freitas é agente de projetos do Círculo de Fortalecimento de ONGs da Phomenta.
6 dicas para monitorar e controlar projetos ágeis
20 de outubro de 2022
Este conteúdo foi produzido por
Vitor Freitas
Aqui no Portal do Impacto, você encontra
conteúdos sobre o que é a gestão ágil, como ela pode beneficiar as ONGs, as principais diferenças para a gestão tradicional e quais são os métodos mais utilizados. Hoje o papo será sobre algumas dicas importantes para pensar (ou repensar) o acompanhamento de projetos.
O monitoramento e o controle são etapas essenciais no gerenciamento de projetos, independente de seu tamanho ou complexidade, e quando falamos sobre a gestão ágil, essa necessidade se torna ainda mais nítida.
As metodologias ágeis são conhecidas por apresentarem ciclos curtos de desenvolvimento, se adaptando às necessidades dos beneficiários/clientes e sofrendo melhorias incrementais controladas pela equipe envolvida.
Dessa forma, é importante ter uma perspectiva clara sobre como está o projeto e acompanhar de perto seu desenvolvimento para que não “saia dos trilhos” e se perca pelo caminho. Ou, no caso dos projetos de impacto, não causem a transformação socioambiental pretendida.
Dicas para pensar o monitoramento e o controle dos projetos
Dica 1 - Tenha claro o que irá monitorar
Pode parecer um passo muito básico, mas é um dos mais importantes e um dos que mais são deixados de lado. É importante que ao desenhar um projeto a equipe tenha clareza sobre como pretende acompanhar o desenvolvimento do mesmo e o que irá indicar se o projeto está caminhando para o objetivo pretendido.
Por exemplo, se estamos falando de um projeto educacional com diferentes capacitações para um público, pode ser interessante acompanhar as aulas que estão sendo realizadas em comparação com o número planejado inicialmente, além de medir a satisfação dos alunos sobre o conteúdo e o formato dos encontros.
Uma pergunta norteadora que pode apoiar nessa questão é: “o que vai me dizer que estou no caminho certo?”.
Leia também:
Como fazer projetos sociais de educação verdadeiramente potentes e transformadores?
Dica 2 - O propósito sempre deve estar claro
Mesmo com um planejamento cuidadoso, as mudanças acontecem e um dos grandes pontos fortes da gestão ágil é sua adaptabilidade e resposta rápida frente a mudanças, permitindo melhorar e otimizar os processos para conseguir entregar os resultados pretendidos.
Mas, e se houver mudanças demais e o projeto começar a tomar proporções fora de controle?
É muito comum expandir ou alterar o escopo de um projeto a partir de novos aprendizados durante sua execução, mas quando o projeto aumenta muito seu tamanho e complexidade pode trazer grandes impactos para a organização e até mesmo perder de vista o propósito inicial. Esse processo é conhecido como corrompimento de escopo (“scope creep”).
Um exemplo é um projeto voltado para empregabilidade de pessoas em um contexto de vulnerabilidade social que começou a desenvolver novas atividades para tentar apoiar as necessidades da comunidade. O projeto acabou perdendo o foco da empregabilidade e começou a atuar com a infraestrutura da comunidade, acesso a alimentos e saúde básica. Uma ação incrível, mas foge do objetivo pretendido e pode ter impactos negativos na alocação de recursos e cronograma.
Dessa forma, é importante que toda a equipe envolvida no projeto tenha claro o propósito do projeto e acompanhe as mudanças que podem surgir, avaliando se elas fazem sentido para a entrega de valor pretendida.
Está tudo bem mudar e transformar o projeto, desde que isso seja uma escolha pensada, estruturada e planejada.
Dica 3 - Monitoramento deve ser constante
Um dos principais pontos que definem a eficiência da etapa de monitoramento e controle de um projeto é sua constância. O acompanhamento de um projeto deve permitir que a equipe envolvida e o gestor tenha uma visão clara sobre o que foi concluído no ciclo anterior, o que está pendente e o que ainda será realizado.
A melhor forma de se acompanhar um projeto é por meio de rituais constantes, pois, além facilitar o processo, se torna mais eficiente e permite uma resposta mais rápida para eventuais problemas.
Quando se realiza um monitoramento de forma pontual, em períodos muito distantes de tempo, é muito comum que diversas informações se percam e deixe o processo mais trabalhoso e, consequentemente, mais suscetível a erros.
Um exemplo clássico é a elaboração de um reporte para os financiadores. É muito mais fácil preparar esse material semanalmente enquanto as informações ainda estão “frescas” na mente do que 1x ao mês quando pode ser difícil lembrar de detalhes de semanas anteriores.
Dica 4 - Tenha clareza sobre suas restrições
Um projeto é caracterizado por ser um esforço pretendido para atingir uma entrega específica, por um tempo determinado e recursos limitados. Assim, as limitações de um projeto devem sempre estar na mente de seus gestores.
Quando falamos no controle do projeto, é importante que o gestor tenha clareza sobre quais são seus recursos e os limites que possui para desenvolver o projeto com segurança. Esses recursos são variados e podem ser financeiros, tempo/cronograma, humanos, materiais e até jurídicos (aprovações, certificações, etc.).
Ter clareza sobre as restrições enquanto se executa o monitoramento permite maior controle e previsões mais assertivas sobre as necessidades do projeto e como responder a elas.
Dica 5 - Menos é mais
Muitas vezes a famosa frase “menos é mais” é aplicada no contexto da gestão de projetos e, no universo do monitoramento, isso não é exceção.
Cada projeto tem um contexto, portanto, terá necessidades específicas de controle, isso é um fato. Mas é importante ter em mente que não é necessário utilizar técnicas e metodologias extremamente complexas e robustas, o principal é ter um sistema que permita acompanhar se as entregas do projeto estão sendo feitas dentro dos recursos previstos.
Isso pode ser feito de inúmeras formas como: reuniões diárias, quadros visuais, planilhas, painel de indicadores ou alguma outra ferramenta específica. O importante é que seja feito de forma acessível para todos da equipe conseguirem alimentar com as informações necessárias para garantir um bom monitoramento do desenvolvimento do projeto.
Dica 6 - Monitorar e controlar também significa colocar a mão na massa
Além de acompanhar os resultados e entregas do projeto, é importante lembrar que seus indicadores podem mostrar ser necessário realizar ações para recalcular a rota do projeto ou ajustar seu percurso.
A adaptação é uma das grandes habilidades essenciais para gerenciar projetos e um bom gestor é aquele que, além de controlar, também sabe o melhor momento de realizar uma intervenção, avaliando os riscos e os ganhos que pode ter.
Essas foram algumas dicas para refletir sobre o contexto de monitoramento e controle de projetos que podem servir para desenhar novos processos ou caminhos dentro da organização.
O monitoramento é uma peça fundamental da gestão e um ingrediente importante para alcançar o impacto desejado. Todo projeto deve ser acompanhado, independente do seu tamanho ou complexidade, pois apenas o que é monitorado e controlado pode ser avaliado e melhorado.
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