Quando ouvimos falar de indicadores, é comum a gente se pegar pensando no impacto que nossa organização está tendo no mundo e querer medir isso, e isso não está errado. Mas neste texto, queremos dar um passo para trás nessa conversa e trazê-la para dentro da organização. Acreditamos que o impacto é uma consequência de uma boa organização e que indicadores são grandes aliados para sabermos como a organização está funcionando.

O que são indicadores?

Existe toda uma literatura, além de conceitos formais (e muitas vezes complicados) para falar de indicadores. Só que se a gente for parar pra pensar de forma bem simples, indicadores são informações que você pode comparar ao longo do tempo. E entendendo isso, vemos que a maior parte das longas explicações e preparações a respeito de indicadores é para lhe ajudar a criar informações nas quais você confia e garantir que elas possam mesmo ser comparadas e analisadas ao longo do tempo, sem problemas.

Criando informações em que você confia

Costumamos preferir o formato de número porque é mais fácil de comparar, mas isso não invalida o uso de palavras e textos como indicadores. O importante é sabermos se podemos confiar no indicador, e para isso precisamos (1) saber se ele está de fato medindo o que queremos medir e (2) se ele está medindo corretamente.

Para saber se o indicador está de fato medindo o que você quer medir, você precisa definir o que você quer medir primeiro. Parece óbvio, mas nem todas as organizações têm a conversa sobre “que informação queremos e por quê”. Se você quer saber quantas cestas básicas foram entregues aos beneficiários, talvez a melhor informação seja quantos deles as receberam e não quantas pessoas doaram cestas.

Outro ponto crítico é medir a mesma coisa sempre para poder comparar. Retomando o exemplo anterior, se em um mês você mediu quantas famílias receberam cestas, no mês seguinte você não pode medir quantas pessoas receberam e contar vários membros da mesma família. Se você fizer isso, você vai estar comparando coisas diferentes e não vai conseguir chegar a uma conclusão correta.

O que medir?

Agora que deu pra entender melhor o quanto precisa ser pensado antes de começar a colher informações, você deve estar imaginando o tanto de coisa que dá pra medir. Sim, dá pra medir quase tudo! Mas será que você precisa? Não adianta você criar mil indicadores que ninguém vai usar. Vale muito mais ter um bom indicador no qual você confia e que você usa para ver como as coisas estão. Então hoje vamos te pedir para escolher apenas 1 indicador para focar. Se sua organização tem áreas de atuação bem definidas, pode escolher 1 indicador por equipe.

No final desta seção do texto tem uma lista que pode te ajudar a começar, mas se nenhum deles couber bem na sua organização ou equipe, fique à vontade para criar o seu. Ou, talvez, depois de um tempo usando um da lista, você comece a modificar aos poucos para se adequar à sua realidade.

Como quero trazer a conversa sobre indicadores para dentro das organizações, nesta lista focamos nossos exemplos em indicadores de gestão interna. Outra preocupação que tivemos foi de trazer exemplos de indicadores que contam uma história mais completa do que apenas a quantidade de algo. 

Eu, particularmente, acredito que é mais interessante saber a proporção de voluntários que retornam para fazer outras atividades na organização do que o número bruto de quantos voluntários fizeram algo, por exemplo. Mas, novamente, cada organização tem uma realidade e, mais importante, tem um motivo para escolher o indicador.

Gestão de Pessoas

• Proporção de preenchimento de cargos: total de cargos existentes na organização/total de pessoas trabalhando na organização
• Diferença entre salário oferecido pela organização e salário médio do mercado
• Nível de satisfação com o trabalho
• Rotatividade de funcionários.

Gestão de Voluntariado

• Proporção de voluntários que retornam
• Proporção de voluntários que se tornam doadores
• Tempo médio de relacionamento com a organização
• Quantidade de novos stakeholders trazidos por voluntários (pode ser um parceiro novo, um outro voluntário, um funcionário, etc.)

Gestão de Comunicação

• Interação em redes sociais
• Proporção de pessoas da lista de e-mails que abriram as mensagens enviadas
• Número de artigos de imprensa publicados

Gestão de Doadores

• Frequência de doações
• Valor médio de doação

Gestão de Serviços

• Proporção de beneficiários que concluíram o programa da organização em relação aos que entraram
• Nível de satisfação com o programa
• Número médio de dias necessários para responder aos beneficiários

Como medir?

Cada indicador tem uma forma de ser medido, mas alguns princípios são básicos para todos:

1. Pesquisas costumam ter mais respostas quando as pessoas podem participar de forma anônima
2. Defina claramente quem vai responder, o que vai ser respondido, quando, em que formato, para onde vão as respostas depois de preenchidas e quem vai ser responsável por colocá-las nesse local. Por exemplo, se você for coletar as horas que cada voluntário fez, você pode definir:
3. Quem vai responder? Todos os voluntários
4. O que vai ser respondido? Quantidade total de horas de serviço 
5. Quando? Todo mês
6. Em que formato? Formulário enviado para o e-mail
7. Para onde vão as respostas depois de preenchidas? Para o e-mail do RH
8. Quem vai ser responsável por colocá-las nesse local? O RH vai compilar todas as respostas e colocar em uma planilha específica
9. Escolha o formato pensando em quem vai responder. Você pode inclusive perguntar diretamente aos participantes qual eles consideram ser a maneira mais fácil de responder à pesquisa. Pode ser no papel, e-mail, correio, entrevistas, etc. O seu papel é facilitar ao máximo para que a pessoa que precisa responder, seja beneficiário ou funcionário, não deixe de responder.
10. Se você quiser saber opiniões ou informações mais subjetivas, é possível transformá-las em números. Por exemplo, ao invés de perguntar apenas “o que você achou do curso?”, você pode perguntar “escolhendo um número de 1 a 5, com 1 sendo fraco e 5 sendo ótimo, o que você achou do curso?”.

Indicadores são sementes

Saiba que o mais importante na hora de trabalhar com indicadores é ter paciência. Indicadores são como sementes: vamos plantando e, depois, esperamos brotar para começarmos a colher. Isso quer dizer que para poder usar os indicadores como informações que você pode comparar ao longo do tempo, você precisa medir ao longo do tempo (sim, tempo e paciência são as palavras-chaves aqui).

Num primeiro momento, você vai só coletar as informações. Vai coletando e guardando, como se estivesse plantando sementes. E você só vai começar a olhar pra elas depois de um tempo. Esse tempo vai depender do que você está medindo e com que frequência, mas vamos te dar uma ajudinha pra defini-lo.

Vamos voltar para a lista de indicadores, mas lembre-se sempre que mais importante do que seguir à risca o que está neste texto é adaptar isso à sua realidade e ao seu objetivo.

Gestão de Pessoas

• Proporção de preenchimento de cargos: total de cargos existentes na organização/total de pessoas trabalhando na organização - Essa coleta pode ser feita trimestralmente, e você vai começar a ter bons dados para comparar em no mínimo 12 meses
• Diferença entre salário oferecido pela organização e salário médio do mercado - Essa coleta pode ser feita uma ou duas vezes por ano, e você vai começar a ter bons dados para comparar em, no mínimo, 18 meses
• Nível de satisfação com o trabalho - Essa coleta pode ser feita uma ou duas vezes por ano, e você vai começar a ter bons dados para comparar em, no mínimo, 18 meses
• Rotatividade de funcionários - Essa coleta pode ser feita trimestralmente, e você vai começar a ter bons dados para comparar em no mínimo 12 meses

Gestão de Voluntariado

• Proporção de voluntários que retornam - Essa coleta pode ser feita trimestralmente, e você vai começar a ter bons dados para comparar em, no mínimo, 12 meses
• Proporção de voluntários que se tornam doadores - Pode ser feita uma ou duas vezes por ano, e você vai começar a ter bons dados para comparar em, no mínimo, 18 meses
• Tempo médio de relacionamento com a organização - Essa coleta pode ser feita trimestralmente, e você vai começar a ter bons dados para comparar em, no mínimo, 12 meses
• Quantidade de novos stakeholders trazidos por voluntários (pode ser uma parceria novo, um outro voluntário, um funcionário, etc) - Essa coleta pode ser feita uma ou duas vezes por ano, e você vai começar a ter bons dados para comparar em, no mínimo, 18 meses

Gestão de Comunicação

• Interação em redes sociais - Essa coleta pode ser feita semanalmente ou mensalmente, e você vai começar a ter bons dados para comparar em no mínimo 3 meses
• Proporção de pessoas da lista de e-mails que abriram a mensagem enviada - Essa coleta pode ser feita semanalmente ou mensalmente, e você vai começar a ter bons dados para comparar em, no mínimo, 3 meses
• Número de artigos de imprensa publicados - Essa coleta pode ser feita uma ou duas vezes por ano, e você vai começar a ter bons dados para comparar em, no mínimo, 18 meses

Gestão de Doadores

• Frequência de doações - Essa coleta pode ser feita trimestralmente, e você vai começar a ter bons dados para comparar em, no mínimo, 12 meses
• Valor médio de doação - Essa coleta pode ser feita trimestralmente, e você vai começar a ter bons dados para comparar em, no mínimo, 12 meses

Gestão de Serviços

• Proporção de beneficiários que concluíram o programa em relação aos que entraram  - Essa coleta deve ser feita sempre que um programa concluir (se a organização oferece cursos, sempre que um módulo terminar, por exemplo). Se você faz um módulo por trimestre, você vai começar a ter bons dados para comparar em, no mínimo, 12 meses
• Nível de satisfação com programa - Essa coleta deve ser feita sempre que um programa concluir (se a organização oferece cursos, sempre que um módulo terminar, por exemplo). Se você faz um módulo por trimestre, você vai começar a ter bons dados para comparar em, no mínimo, 12 meses
• Número médio de dias necessários para responder aos beneficiários - Essa coleta pode ser feita semanalmente ou mensalmente, e você vai começar a ter bons dados para comparar em, no mínimo, 3 meses

Os indicadores são uma maneira de monitorar não só como nossa organização atua no mundo, mas também como ela está por dentro. E o melhor é que nosso jeito de usá-los só depende (além dos nossos recursos) da nossa criatividade e curiosidade! 

Então conta pra gente: você achou algum indicador da nossa lista interessante pra começar a trabalhar? Ou, tem algum que você já use? Tem algum no qual você pensou quando viu nossa lista? Deixa nos comentários!